Особливості роботи державної податкової служби з електронними документами

У наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань.

Діючою Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України визначений порядок роботи з документами, що формуються на магнітних носіях.

Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною поштою.

Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити: ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця.

Ім’я файла при підготовці вихідних документів для надсилання електронною поштою формується залежно від адресата. Наприклад, при відправці кореспонденції із ДПС України на адресу державної податкової служби обласного рівня (ОДПС), до складу імені файла повинні бути включені такі позначки: Е ОО ДД ММ І. УУ, де:

Е – знак “Е” означає, що службова інформація призначена для відправлення із ДПС України до державної податкової служби обласного рівня. У випадку відправлення інформації термінового призначення замість знака “Е” вводиться знак “А”;

ОО – індекс державної податкової служби обласного рівня (двозначний). Якщо документ надсилається всім ОДПС, то проставляються два нулі;

ДД – число місяця надсилання інформації;

ММ – місяць надсилання інформації (двома арабськими цифрами);

І – літерний ідентифікатор (А – Z);

УУ – перші два знаки індексу самостійного структурного підрозділу ДПС України, що відправляє документ.

За аналогічним принципом формуються імена файлів при надсиланні кореспонденції електронною поштою за напрямами:

– ОДПС – ДПС України;

– ОДПС – ОДПС;

– ОДПС – державні податкові інспекції (ДПІ);

– ДПІ – ОДПС;

– ДПІ – ДПС України;

– ДПС ВПП – ДПС України;

– ДПІ – ДПІ (внутрішньообласна);

– ДПС ВПП – ДПС України.

Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця.

Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання.

Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою.

Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах.

При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі.

Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів з основних питань діяльності органів державної податкової служби України.

До реєстру вносяться такі види документів:

– закони України, постанови Верховної Ради України;

– укази і розпорядження Президента України;

– постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

– документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів;

– статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру;

– документи нормативного характеру органів державної податкової служби;

– листи з питань роз’яснення податкового законодавства;

– накази і розпорядження органів державної податкової служби;

– протоколи виробничих нарад;

– положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби.

До зазначеного реєстру не вносяться документи, що містять несекретні відомості обмеженого характеру (конфіденційні) та документи з грифом “таємно”, “не для друку”.

У 2000 році прийнята Концепція системи діловодства та автоматизації документообігу в органах державної податкової служби України.

Нею передбачені основні програмно-технічні вимоги до створення системи електронного документообігу, схеми реєстрації, опрацювання та контролю документів, склад функціональних комплексів, вимоги щодо захисту інформації в системі документообігу, до програмного і технічного забезпечення тощо.

Концепцією передбачено створити таку систему електронного обігу документів, яка б змогла охопити всі діловодні процеси, починаючи з надходження або створення документів і закінчуючи передачею їх на архівне зберігання. Система повинна поширюватись вверх – до рівня керівництва і вниз – до рівня рядових виконавців, забезпечуючи при цьому контроль встановлених прав доступу до інформації.

Система автоматизації документообігу повинна враховувати організаційну структуру ДПС України, отже, складатися з двох рівнів – центрального та локального.

Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів, пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів. Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПС України за минулі роки та ефективний архів цих документів.

Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів.

При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.

Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь.

Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді.

За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа.

Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм користувача).

Вирішення завдань щодо впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних технологій із метою вдосконалення діловодних процесів в органах державної податкової служби дасть можливість підвищити оперативність роботи з документами, скоротити документообіг, посилити контроль за виконанням документів, запровадити безпаперову технологію роботи з документами, формувати архів електронних копій документів, що в свою чергу повинне позитивно позначитися на якості системи управління в податковій службі України.