Некоторые ячейки таблицы могут содержать данные, являющиеся результатом вычисления над данными, расположенными в других ячейках этой же таблице. В этом случае рекомендуется воспользоваться средством, позволяющим проводить вычисления в таблице. Это средство реализуется путем вставки так называемого поля, внутри которого размещается формула.
Вставка поля и размещение в ней формулы осуществляется в результате выполнения команды Формула… (меню Таблица). Соответствующее диалоговое окно показано на Рис. 1.11.
Построение формулы проводится в окне Формула: (см. Рис. 1.11). Вначале в этом окне располагается некоторая формула — ее подставляет Word, анализируя окружение результатной ячейки (контекст). Если формула является той, которая необходима (Word правильно рассчитал), то никаких действий по формированию формулы проводить не требуется — следует лишь закрыть диалоговое окно. В противном случае, в окне Формула: следует сформировать формулу.
Рис. 1.11 Диалоговое окно Формула….
Формула — есть выражение, начинающее со знака "=" и построенное на определенном языке, в алфавит которого входят:
§ функции, расположенные в списке Вставить функцию: (см. Рис. 1.11);
§ арифметические операторы: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножение), "/" (деление), "^" (возведение в степень);
§ ссылки на ячейки: например, А1, В2 и т.п. Эти ссылки указывают на соответствующие ячейки: первая указывает на ячейку, расположенную в столбце А (столбцы в таблице обозначаются буквами английского алфавита) и строке 1 (строки в таблице нумеруются), вторая на — ячейку, расположенную в столбце В и строке 2;
§ адресные операторы: оператор ":" (двоеточие) задает интервал смежных ячеек;
§ числа;
§ закладки, указывающие на числа (закладка — есть, по существу, поименованное число).
Поле Формат числа используется для указания способа отображения полученного результата: число знаков в дробной части, способ отображения отрицательных чисел и т. п.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1. Пусть требуется определить наименьшее из значений, расположенных в таблице:
Введем в результатную ячейку (E1) посредством команды Формула… формулу вида =MIN(A1:D3), в результате выполнения этой команды в ячейке отобразится результат — число 3.
Пример 2. Рассмотрим следующий табличный фрагмент деловой документации.
| Наименование товара | Ед. изм. | Цена | Кол-во | Сумма |
| Чай | кг | 100-00 | ||
| Кофе | кг | 60-00 | ||
| Итого |
Требуется автоматизировать процесс получения результата в ячейках столбца Сумма.
Решение. Введем в первую результатную ячейку (E1) посредством команды Формула… формулу вида = PRODUCT(Left) (функция PRODUCT () ищется в списке Функция:, слова Left набираются вручную). Эта формула означает "перемножать все то, что находится слева". Причем в процессе участвуют только числовые данные (Word умеет различать текст и число).
В следующую результатную ячейку (Е2) — приведенная выше формула копируется. В результате в ячейке Е2 формула будет иметь тот же вид (в редакторе Word при копировании ячеек, содержащих формулы, последние не настраиваются на соответствующий контекст — они не изменяются). Однако эта формула, естественно, не изменяет своего смысла — "перемножать все то, что находится слева", который подходит и для рассматриваемой результатной ячейки. Следовательно, эта формула с аргументом Left носит универсальный характер.
В ячейку Е3 посредством команды Формула… введем формулу вида =SUM(ABOVE), носящую такой же универсальный характер, как и рассмотренная выше формула и имеющую смысл "суммировать все то, что находится сверху".
Решение окончено — процесс получения результатных данных в зависимости от исходных значений автоматизирован.
Следует, однако, заметить, что в редакторе Word результат при изменении исходных данных не изменяется автоматически — требуется провести обновление данных.
Для обновление одного поля можно использовать команду Обновить поле, доступ к которой осуществляется через контекстное меню. Для обновления нескольких полей используется функциональная клавиша F9 —требующие обновления поля выделяются, затем нажимается клавиша F9.
Задания
Вариант 1
1. Подготовить таблицу.
ОТЧЕТ О РАБОТЕ ТЕПЛОВОЙ ЭЛЕКТРОСТАНЦИИ
за___________20___ г.
I. Эксплутационные данные
| Показатели | Код строки | Выработано электроэнергии, тыс. кВт×ч | Отпущено электроэнергии, тыс. кВт×ч | Отпущено теплоэнергии внешним потребителям, Гкал. | |||
| всего | электростанцией | Районной котельной | |||||
| Всего | в том числе отработанным паром | ||||||
| За отчетный месяц: | ´ | ||||||
| план………… | |||||||
| Фактически… | |||||||
| С начала года: | ´ | ||||||
| план………… | |||||||
| Фактически… |
2. Автоматизировать вычисления в таблице.
ВЕДОМОСТЬ
учета оплаты труда
за20 г.
| Дата операции | Остаток, руб | Вклад | Сальдо по операции | ||||
| Приход, руб. | Расход, руб. | ||||||
| 22.03.00 | 2.60 | ||||||
| 26.03.00 | |||||||
| Исходящий остаток | |||||||
Вариант 2
1. Подготовить таблицу.
ОТЧЕТ О РАБОТЕ ТЕПЛОВОЙ ЭЛЕКТРОСТАНЦИИ
за___________20___ г.
II. Баланс топлива
| Вид топлива | Код топлива | Израсходовано топлива за месяц | Остаток топлива за месяц | ||
| Всего | В том числе на отпуск электрической и тепловой энергии | ||||
| Натурального | Условного | ||||
| Нефтетопливо______________ | |||||
| Газ_______________________ |
«___» ____________20___ г. Директор (руководитель)______________
2. Автоматизировать вычисления в таблице.
Карточка №
учета материала
| Наименование | Номенклатурный номер | Масса, г. | Цена 1 г., руб. | Сумма руб. |
| Золото | ||||
| Серебро | ||||
| Всего |
Вариант 3
1. Подготовить таблицу.
ОТЧЕТ ЗАВОДА О РАБОТЕ ЛИТЕЙНЫХ ЦЕХОВ
за____________20___ г.
