· Термины:
ü ТМЦ – товарно материальные ценности
ü МОЛ – материально ответственное лицо
· Правила хранения и оформления документов по основным средствам.
ü Журнал движения ТМЦ – в журнале отражается в хронологическом порядке все движение ТМЦ (приход, расход, возврат и.т.д.).
| Дата | Наименование ТМЦ | От куда | Инвентарный номер или заводской | Подпись Ф.И.О. сдал | Подпись Ф.И.О. принял |
ü Папка «Приходные накладные по основным средствам» - подшиваются копии документов (приходных накладных и перемещение из других подразделений), оригиналы накладных отправляем бухгалтеру по учету основных средств.
ü Папка «Расходные накладные по основным средствам» - подшиваются копии документов (расходные накладные, перемещение в другие подразделения, акты на списание), оригиналы накладных отправляем бухгалтеру по учету основных средств.
ü Папка «Сторонние поставщики» - подшиваются оригиналы накладных (приходных и расходных) от сторонних поставщиков (трейсы, холодильники и.т.д.), копии документов отправляем бухгалтеру по учету основных средств.
· Принятие к учету ТМЦ:
ü При получении МЦ, МОЛ подразделения подписывается (разборчиво) и ставит печать подразделения на 2-х экземплярах накладной поставщика.
ü В случае, если МЦ поступают без накладной, через сотрудника отдела эксплуатации или сотрудника отдела информационного обеспечения, то руководитель обособленного подразделения обязан выписать накладную самостоятельно с указанием следующих реквизитов:
o дата получения
o наименование МЦ
o количество МЦ
o ФИО кто сдал МЦ
o поставить печать подразделения и разборчивую подпись.
ü Накладная оформляется в 2-х экземплярах.
ü Один экземпляр накладной передается в офис - бухгалтеру по учету основных средств, в течение 5 рабочих дней с момента получения ТМЦ.
- Получение МЦ от поставщиков по договору аренды:
ü Сотруднику отдела закупки необходимо заключить договор на установку оборудования.
ü В договоре должна содержаться информация о ТМЦ (наименование, заводской номер, количество, адрес установки, срок установки и т.п.).
ü Договор визируется руководителем Отдела Закупок и передается в бухгалтерию.
ü Залоговая стоимость оборудования указывается в договоре.
ü Запрещено принимать арендованные ТМЦ без договора.
Установка арендованных ТМЦ в магазине разрешается при наличии у поставщика следующих документов:
ü копия договора на установку оборудования с печатью головного офиса (ООО «Нордик-Нева»
ü 2-х экземпляров оригинала накладной или акта приема-передачи оборудования (указанные документы должны быть пропечатаны поставщиком).
ü МОЛ подразделения делает отметку в накладной (акте) о приемке оборудования (ставит печать подразделения и разборчивую подпись).
ü В течение 5 рабочих дней накладная (акт) передается в головной офис руководителемподразделения лично, либо с региональным менеджером.
- Получение ТМЦ от других подразделений ООО «Нордик-Нева»
ü Прием МЦ от других подразделений осуществляется только при наличии накладной на внутреннее перемещение ТМЦ, с печатью и разборчивой подписью передающей стороны и перевозчика.
ü На накладной ставится отметка о принятии.
ü В течение 5 дней накладная передается в головной офис сотрудником, отвечающим за перемещение конкретного объекта МЦ.
- Перемещение и продажа ТМЦ.
ü Отгрузка Т МЦ из магазина осуществляется только при наличии накладной, на которой имеется штамп «бухгалтер по учету МЦ», в случае продажи оборудования.
ü Накладной на внутреннее перемещение, в которой указывается наименование ТМЦ, количество, инвентарный № объекта, стоимость.
ü Документы оформляются по заявке, подписанной генеральным директором ООО «Нордик-Нева».
- - Возврат арендованного оборудования.
ü Возврат арендованных ТМЦ, осуществляется только при наличии у поставщика накладной или акта с печатью головного офиса.
- Списание ТМЦ.
ü ТМЦ могут списываться с баланса подразделения в связи с поломкой.
ü Для списания ТМЦ руководитель подразделения составляет акт списания, в котором содержится следующая информация:
- наименование МЦ
- причина списания
- инвентарный номер
ü Акт подписывается МОЛ, региональным директором, представителем службы эксплуатации, в случае списаний такого оборудования, как весы – должна стоять резолюция технического специалиста внешней организации, которая ведет обслуживание данного оборудования.
ü Оформленный надлежащим образом акт передается бухгалтеру по учету ТМЦ.
ü В течение 5 рабочих дней с момента получения акта, бухгалтер возвращает акт списания в подразделение со своей резолюцией.
ü До получения подразделением акта, ТМЦ не утилизируются.
- Учет движения ТМЦ в подразделениях.
ü Любое движение ТМЦ (поступление, выбытие, списание) делается только на основании документа (накладная, акт списании).
ü Накладные передаются в головной офис бухгалтеру по учету ТМЦ в течение 5 рабочих дней со дня оформления.
ü Любое движение ТМЦ отражается в журнале движения ТМЦ.
ü Инвентаризация по Основным средствам проводится 1 раз в 6 месяцев. В магазин по электронной почте приходит опись и ведомость ТМЦ числящихся на балансе подразделения. МОЛ проводит инвентаризацию – самостоятельно. После проверки наличия оборудования ставит подпись на каждом листе описи и ведомости. Скан документов в тот же день отправляет бухгалтеру по учету ТМЦ. Оригинал документа передает в течение 3 –х дней бухгалтеру по учету ТМЦ.
ü Результат инвентаризации оформляется актом. В случае несогласия с актом, МОЛ пишет разногласия. Ответ по разногласиям дает бухгалтер по учету ТМЦ в течение 5 рабочих дней с момента проведения инвентаризации.
- Смена Материально Ответственного Лица.
ü Отдел кадров заблаговременно (за 5 рабочих дней до увольнения МОЛ) должен подавать бухгалтеру по учету МЦ информацию о смене МОЛ.
ü МОЛ принимающее Основные Средства обязан провести проверку по описи и ведомости всех числящихся на подразделении ТМЦ.
ü Поставит на всех листах подпись – в случае отсутствия расхождений.
ü В случае расхождений по документальному и фактическому остатку ТМЦ – в описи и ведомости, необходимо указать по какой позиции идут разногласия.
ü Проверить документы по движению ТМЦ.
ü Поставить в известность бухгалтера по учету ТМЦ.
ü Получить новую ведомость и опись без учета недостающих позиций.
ü Материальную ответственность за недостачу по Основным Средствам несет лицо сдающее ТМЦ.
ü МОЛ не может быть уволено с предприятия без акта инвентаризации ТМЦ.
19.1. Ответственность Администрации магазина за сохранность и работоспособность Основных Средств.
ü МОЛ несет ответственность за сохранность и работоспособность основных средств магазина и может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности в случае недостачи оборудования, находящегося на балансе.
ü МОЛ обязан при приёме магазина принимать лично все оборудование магазина согласно инвентаризационной описи.
ü При приёме оборудования из Ц.О. - вести сверку документов, вовремя информировать специалистов бухгалтерии о недовозе оборудования.
ü Руководитель подразделения обязан вести контроль, за правильной эксплуатацией оборудования магазина.
ü Своевременно предоставлять информацию на списание инвентаря и оборудования.
ü Передача ТМЦ без накладных, оформленных бухгалтером по учету ТМЦ запрещена.
ü В случае нарушения, МОЛ несет финансовую ответственность в размере стоимости недостающего объекта.
установка арендованного оборудования без копии договора и сопроводительных накладных запрещена. Штрафные санкции на МОЛ до 20 % оклада
несвоевременная передача первичных документов в головной офис:
- свыше 10 рабочих дней штраф до 1000 руб.
- свыше 20 рабочих дней штраф до 2000 руб. (но не более 20 % от оклада)
отсутствие журнала движения МЦ штраф на МОЛ до 20 % от оклада
установка арендованного оборудования без согласования:
- на сотрудника отдела закупки по этой группе до 20 % от оклада
- МОЛ подразделения до 20 % от оклада
