Лабораторная работа 8. Списки и базы данных в Excel. Сортировка и фильтрация.

Цель работы:

1. Работа со структурой электронной таблицы.

2. Ознакомление с методами сортировки и фильтрации данных.

3. Использование функций просмотра для поиска информации.

Возможности Excel позволяют не просто обрабатывать колонки и строки цифр, а различным образом сортировать и систематизировать данные, получать промежуточные итоги, делать выборку нужных данных из одной таблицы и формировать новые таблицы на основе исходной. Для этой цели необходима система управления данными (база данных). Как база данных в Excel используется список.

Список – это специальный вид таблицы, содержащей связанные данные). Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Представление данных в виде списка обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п. С другой стороны, в этом случае затруднено построение диаграмм, снижается наглядность представления данных на листе (рис.7.1.).

В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям. При создании списков следует придерживаться следующих правил:

на одном рабочем листе следует располагать один список;

· список отделяется от других данных, по крайней мере, одной пустой

строкой и одним пустым столбцом;

· заголовки должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка;

· необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка;

· каждый столбец списка должен содержать однотипные данные;

· первая строка таблицы должна содержать имена полей списка, описывающих назначение соответствующего столбца;

· заголовки должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Рисунок 7.1. - Организация данных в виде списка

Сортировка и фильтрация осуществляются выделением заголовка таблицы и нажатием кнопки, которая находится в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные", или кнопки "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная".

После этого рядом с названиями столбцов появятся стрелочки. Чтобы задать условие сортировки или фильтрации, следует щелкнуть на стрелочке рядом с названием нужного столбца и выбрать нужный вариант. Если требуемого варианта среди имеющихся не окажется, выберите пользовательскую настройку фильтра (вариант "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры"). Чтобы увидеть всю таблицу (отменить действие фильтра), на вкладке "Данные" в группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Очистить".

Кнопки, предназначенные для создания групп и структур, в Excel 2010 располагаются в группе "Структура" на вкладке "Данные".