Документирование запись информации на различных носителях по установленным правилам. ГОСТ Р 51141-98
В частности документирование предусматривает общие нормы и правила оформления документов
Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов[4]: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.Это движение документов в организации начиная с момента их создания или получения вплоть до завершения исполнения и отправления. Это ситуация, когда документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому (или от одного отдела к другому), образуя при этом постоянные маршруты. Документ, который свой маршрут завершил, остается в архиве с правом доступа для некоторых из пользователей.
Архивное дело. Согласно ГОСТу архивное дело отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов ГОСТ Р 51141-98.
Дело в делопроизводстве: Происхождение термина делопроизводство очевидно связано с понятием дело.
Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом может быть один документ.
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Основные виды документов.
Основные виды документов.
Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Виды документов и их классификация Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.Таблица. Классификация документов.
| Критерий | Разновидности документов. |
| способ фиксации информации | письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. |
| место составления | используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию. |
| степени сложности документы | простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько |
| степени гласности | открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально». |
| юридическая сила | подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. |
| сроки исполнения | срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». |
| стадия подготовки | черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал* — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. |
| происхождение | служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. |
| срок хранения | постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. |
| степень обязательности | информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. |
| степень унификации | индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. |
| характер содержания | первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. |
Все документы по их роли в управлении можно разделить на следующие группы: организационные, распорядительные, информационно-справочные и по личному составу. Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные дляисполнения.(Устав,положение,инструкция,штатноерасписание,регалмент,должностная инструкция и т.д.)
Распорядительные документы — документы, содержащие распоряжение о совершениихозяйственнойоперации.(постановление,решение,приказ,распоряжение,указание)
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. (протокол,акт,докладная записка,объяснительная записка,телеграмма,телекс и т.д.) Важную роль среди информационно-справочной документации играют деловые письма
Документы по личному составу. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации(резюме,контракт,трудовойдоговор,автобиография,командировочное удостоверение)
