В процесі господарської діяльності підприємства відбуваються процеси, які не фіксують у документах та призводять до втрат майна. За таких умов виникають розбіжності між показниками поточного обліку і фактичним станом активів підприємства. Причинами розбіжностей можуть бути:
1) природних втрат (вплив біологічних, фізичних і хімічних чинників – виток, псування комахами, усихання тощо);
2) помилкове відображення в обліку (арифметичні помилки, описки тощо);
3) зловживання матеріально-відповідальних осіб тощо.
Для перевірки відповідності даних обліку фактичним залишкам здійснюється інвентаризація. Інвентаризація є одним із основних методичних прийомів бухгалтерського обліку. Інвентаризація - це складання опису майна підприємства на підставі періодичної перевірки наявності цінностей, що перебувають на балансі підприємства на певну дату, стану їх зберігання, правильності ведення обліку. Об’єктами інвентаризації є активи і фінансові зобов’язання підприємства.
Порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджне Наказом Мінфінувід 02.09.2014 № 879.
Метою інвентаризації є порівняння фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.
Інвентаризації класифікують за певними ознаками – рис. 6.2:
Планова – проводиться у чітко визначений термін.
Позапланова – на вимогу перевіряючих, при зміні матеріально-відповідальної особи, у випадках стихійного лиха тощо.
Повна – охоплює перевірку всіх без винятку об’єктів інвентаризації (переважно один раз на рік).
Часткова – охоплює окремі види активів та фінансових зобов’язань.
Періодична – відбувається з ініціативи керівника (щомісяця, щокварталу).
Разова – перед складанням річної фінансової звітності (листопад-грудень).
Суцільна – перевірка всіх цінностей.
Вибіркова – охоплює окремі види матеріальних цінностей або окремих матеріально-відповідальних осіб.
| За призначенням і характером |
| І Н В Е Н Т А Р И З А Ц І Я |
| За повнотою охоплення |
| За частотою проведення |
| За способом проведення |
| Вибіркові |
| Суцільні |
| Разові (річні) |
| Періодичні |
| Часткові |
| Повні |
| Позапланові (раптові) |
| Планові |
Рисунок 6.2 Класифікація інвентаризацій
Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов'язковим – рис. 6.3.
| Випадки обов’язкового проведення інвентаризації |
| При переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство |
| перед складанням річної бухгалтерської звітності |
| при зміні матеріально відповідальних осіб |
| при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей |
| за приписом судово-слідчих органів |
| у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха |
| при переданні підприємств та їх структурних підрозділів |
| у разі ліквідації підприємства |
Рис. 6.3 Випадки обов’язкового проведення інвентаризації
Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник підприємства. Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу інвентаризаційної комісії входить голова комісії (представник адміністрації), головний бухгалтер, інші фахівці та матеріально-відповідальна особа. Місцями проведення інвентаризації є каса підприємства, склади запасів, виробничі цехи, де використовуються запаси тощо. Одержані під час інвентаризації дані записують у інвентаризаційні описи, які підписуються усіма членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у порівняльних відомостях, куди заносять тільки виявлені розбіжності – інвентаризаційні різниці, в наслідок чого встановлюють:
а) фактичний і бухгалтерський записи збігаються;
б) фактичний залишок менше облікового – нестача;
в) фактичний залишок більше облікового — надлишок.
Розбіжності даних регулюють за таким порядком;
- основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;
- нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва. Норми природного зменшення можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;
- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;
- понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки.
Інвентаризаційна комісія з даних описів і порівняльних відомостей оформлює протокол, в якому представляють пропозиції про врегулювання інвентаризаційних різниць. Протокол затверджує керівник підприємства та передає до бухгалтерії.
