Порядок и оформление утверждения документа

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

* Проставлением на документе грифа утверждения;

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом

2 вида:

* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

* Отчеты;

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

* Положения;

* Программы (командировок и т.д.);

* Расценки на производство работ;

* Сметы;

* Стандарты;

* Структура и штатная численность;

* Тарифные ставки;

* Уставы организации;

* Формы унифицированных документов;

* Штатные расписания и изменения к ним.

 

Одним из реквизитов, придающих доку­менту юридическую силу, является «Гриф утверждения».

Утверждение — это особый способ удо­стоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих авто­ра документа (реквизитов бланка), реквизи­тов «Подпись», «Дата» и «Индекс», которые применяются при оформлении всех организа­ционно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» является дополнительным удо­стоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как пра­вило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверж­дению, который приведен в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других цен­тральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно данной Примерной инструкции утверждению подлежат:

1. Акты (проверок и ревизий, приема закон­ченных строительством дел, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликви­дации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, мате­риально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное стро­ительство; на проведение научно-исследова­тельских, проектно-конструкторских и техно­логических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проекти­рования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельно­сти, командировках, научно-исследователь­ских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предпри­ятий, на которые распространяются опреде­ленные льготы; типовых документов, образу­ющихся в деятельности министерств, госко­митетов и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные; строитель­но-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по уста­новленной номенклатуре; работы коллегий
и т.д.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и меро­приятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппа­рата управления; на капитальное строитель­ство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

В обязательном порядке утверждению под­лежат все организационные документы (уста­вы, положения, инструкции, правила и др.).

Выбрать

 

Согласование.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.