Значение и общая характеристика документов по денежным и финансово-расчетным операциям. Составление и оформление организационно-распорядительных документов финансового характера: служебных писем, актов, справок, доверенностей. Реквизиты документов, используемых в системе расчетов с банком, требования к их оформлению.
Практическое занятие.
Методические указания.
Документы по финансово-расчетным операциям имеют важное значение для руководства и осуществления финансово-хозяйственной деятельности
предприятий и организаций. Эти документы являются письменным подтверждением осуществления финансово-расчетных операций или права на их свершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться на основании документов и должна своевременно оформляться документами. Значение документов по финансово-расчетным операциям велико, так как посредством документов проводится анализ хозяйственной деятельности предприятия, документальные ревизии.
Большинство документов по финансово-расчетным операциям оформляется на типовых формах, стандартных бланках. Применение унифицированных форм документов упрощает их составление, повышает культуру оформления, упрощает их хранение, способствует компьютерной обработке.
Вопросы для самоконтроля:
1. Виды документов по финансово-расчетным операциям. Требования к оформлению.
2. Кто из работников предприятия имеет право подписывать банковские и кассовые документы?
3. Кто проводит ревизию кассы и составляет акт ревизии кассы?
4. Особенности составления гарантийных писем по финансовым вопросам.
Раздел 2. Технологии документационного обеспечения управления.
Тема 2.1 Организация документооборота.
Структура и функции служб делопроизводства. Должностной и численный состав работников служб ДОУ. Организация документов в делопроизводстве. Документооборот, документопотоки, их виды. Регистрация и индексирование документов. Контроль исполнения. Номенклатура дел, порядок составления и оформления. Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения. Понятие об экспертизе ценностей документов.
Методические указания.
В процессе управления требуется быстрая и качественная обработка всей документации. Организация работы с документами на предприятии, учреждении или организации должна включать в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов к передаче в архив и т.д.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки по назначению или сдачи их в архив.
Вопросы для самоконтроля:
1. Структура и функции службы ДОУ.
2. Что понимается под документооборотом?
3. Правила приема и первичной обработки документов.
4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?
5. Что такое номенклатура дел?
6. Какие требования следует соблюдать при формировании дел?
7. Что означает экспертиза ценности документа?
8. Порядок формирования дела и передача его в архив.
Тема 2.2 Информационные технологии в документационном обеспечении управления.
Компьютеризация делопроизводства на предприятии как условие внедрения ГСДОУ.
Состав, порядок расположения и правила оформления основных реквизитов документов при компьютерном создании.
Практическое занятие.
Методические указания.
Успех любого предприятия во многом зависит от его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях возрастающего с каждым днем объема информации. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:
- ввода, подготовки и редактирования документа;
- ввода и обработки сведений о документах (регистрация);
- обмена документами с руководителем и сотрудниками;
- осуществления контроля исполнения документов;
- хранения и поиска документов (создание базы данных);
- приема и пересылки документов;
- систематизации документов, формирование дел;
- подготовки к архивному хранению и их архивирования.
Правильно используемая система автоматизации офисной работы облегчает выполнение рутинных операций делопроизводства и позволяет получить дополнительные возможности:
- уменьшить потери документов;
- повысить исполнительную дисциплину;
- эффективно использовать рабочее время сотрудников;
- систематизировать и анализировать результаты контроля исполнения документа.
На многих предприятиях страны успешно применяются программные продукты, предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте краткую характеристику электронных офисных систем.
2. Каковы особенности оформления документов, созданных с помощью ПК?
VI. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ.
Контрольная работа состоит из десяти вариантов. Каждый вариант контрольной работы содержит два теоретических вопроса и два практических задания.
Изучать дисциплину рекомендуется последовательно по темам, в соответствии с тематическим планом и методическими указаниями к ним. Степень усвоения материала проверяется умением ответить на вопросы для самоконтроля, приведенные в конце темы (раздела).
Вариант контрольной работы определяется по последней цифре шифра-номера личного дела студента. При окончании номера на «О» выполняется вариант №10, при последней цифре «1» — вариант №1 и т.д.
При выполнении контрольной работы необходимо соблюдать следующие требования:
-в контрольную работу записывать контрольные вопросы и условия практического задания; после вопроса должен следовать ответ на него;
-содержание ответов должно быть четким и кратким;
-на каждой странице оставляется поле шириною 3—4 см для замечаний проверяющего работу;
-за ответом на последний вопрос приводится список использованной литературы, указывается методическое пособие, по которому выполнялась работа, ставится подпись исполнителя и оставляется место для рецензии;
-на обложке тетради указывают учебный шифр, наименование дисциплины, курс, отделение, индекс учебной группы, фамилию, имя и отчество исполнителя, точный почтовый адрес.
В установленные учебным графиком сроки студент направляет выполненную работу для проверки в учебное заведение.
Критерии оценки домашней контрольной работы:
Домашние контрольные работы оцениваются «зачтено» или «не зачтено».
После получения прорецензированной работы студенту необходимо исправить отмеченные ошибки, выполнить все указания преподавателя, повторить недостаточно усвоенный материал.
Не зачтенные контрольные работы подлежат повторному выполнению.
Задания, выполненные не по своему варианту, не засчитываются и возвращаются студенту.
В методических указаниях приведены примеры решения задач.
