Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.
Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.
Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
• класифікатор з питань діяльності установи;
• класифікатор видів документів;
• класифікатор кореспондентів;
• класифікатор резолюцій;
• класифікатор виконавців;
• класифікатор результатів виконання документів;
• номенклатура справ.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.
У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Впровадження автоматизованої форми контролю
У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадиться за допомогою комп’ютерної техніки. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.
Факт прийняття документа користувачем на виконання та зняття з контролю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів.
Автоматизований контроль за виконанням документів повинен передбачати автоматичне формування відомостей про їх виконання.
Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо, надсилання виконавцю електронного повідомлення про планову дату виконання документа.
Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо, в разі необхідності, виводяться на друкуючий пристрій.
Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона настроєна. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.
Користувачі можуть працювати з електронними образами документів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів.
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1. Який взаємозв’язок між документообігом та системою?
2. В чому полягає організування раціональної побудови документообігу?
3. Хто дозволяє впровадження систем електронного документообігу?
4. Що означає долучення документів до документаційних систем?
5. Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів.
6. Поясніть основи функціонування автоматизованих систем діловодства.
7. Перерахуйте програмні системи автоматизації діловодних процесів.
8. Опишіть загальний порядок проходження документів в установі.
9. В чому полягає робота над документами у підрозділах.
10. Поясніть застосування електронного підпису.
11. Які завдання і порядок контролю виконання документів?
12. Як визначаються строки виконання документів?
13. Опишіть способи здійснення контролю за виконанням документів.
14. В чому полягає робота над документами у підрозділах?
15. Як може здійснюватись доставка документів до установи?
16. В чому полягає попередній розгляд документів?
17. Поясніть застосування електронного підпису.
18. Які завдання і порядок контролю виконання документів?
19. Як визначаються строки виконання документів?
20. Опишіть способи здійснення контролю за виконанням документів
