Контроль за виконанням документів включає:
• взяття документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• визначення форм і методів контролю;
• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
• облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів (доручень);
• інформування керівництва про хід і підсумки виконання документів (доручень);
• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів з паперовим носієм. Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль, або здійснюватись за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
Одночасно на лівому березі першої аркушу документа, що піддягає контролю, проставляється літера «К» або штамп КОНТРОЛЬ, після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці.
Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колеш тощо).
З других примірників реєстраційно-контрольної картки, формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.
Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документа доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.
З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов’язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
- завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;
- завдань на наступні місяці поточного року—не рідше одного разу на місяць;
- завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.
Якщо про виконання документа доповідалося керівнику установи чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис в графі «контрольні відмітки» за підписом особи, яка доповідала наслідки виконання.
Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.
Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до рєєстраційно-контрольної картки.
Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.
Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи у вигляді зведень про виконання документів (додаток 5.19).
В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік, періодично, у строки, передбачені Інструкцією установи, складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 5.20). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.
Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причин порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.
Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.
