Реєстрація (реєстрування) документів з електронним носієм.

Реєстрація (або реєстрування документів, як зазначено в ДСТУ 4423:2005) — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи.

Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів. Системами електронного діловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

СЕДД допускають розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.

Наприклад, групу «Вихідні документи» можна розділити на підгрупи «Документи, що відправляються», і «Внутрішні документи», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Наказ», «Розпорядження», «Інструкції» і т.д.

Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.

Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті конвертації між двома документаційними системами документу більша частина реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) формується автоматично. Електронний образ документу також прикріплюється до ЕРКК. При цьому засвідчується ідентичність документу та його криптозахист.

Факт створення або надходження електронного документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що:

- потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

- створюються і використовуються в установі;

- що надходять від інших установ і приватних осіб.

До системи електронного документообігу установи, що містить службові документи, необхідно долучати метадані, пов’язані з ними у спосіб, що:

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяльності, що відбувається;

б) робить службовий документ основним свідченням виконаних дій;

в) надає можливість оперативно знайти та відтворити документ.

Реєстрування електронних документів встановлює, як мінімум, такі метадані:

— унікальне умовне позначення, визначене системою;

— дату і час реєстрування;

— заголовок або скорочений опис;

— автора (особу або корпоративний орган), відправника чи одержувача.

Детальне реєстрування мусить пов’язувати службовий документ з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показувати його зв’язки з іншими спорідненими документами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й інших споріднених документів.

В процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та характеристик основних технологічних процесів в ній, може включатись також додаткова інформація. Перелік метаданих електронного службового документа подано в додатку 5.9).

В разі використання схем класифікації, файл (електронний документ) найкраще реєструвати одночасно з класифікуванням. Тип та складність схеми класифікації буде залежать від виду установи. Відповідне закріплення індексів розширює можливості пошуку електронних документів за допомогою класифікації їх категорій та носіїв.

В електронних документаційних системах процес реєстрації, окрім індексування та класифікування документів, мусить містити також визначення статусу доступу та їх передання на зберігання чи вилучення для знищення.

Навіть якщо реєстрування автоматизовано не повністю, елементи процесу реєстрування (особливо деякі метал ані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп’ютерного чи ділового середовища, до якого відноситься службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевірки і результати цих змін зберігають.