Технологічні аспекти долучення документів

 

А. Приймання документів. Доставка документів до установи здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Усі документи, незалежно від виду носія, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства (начальником канцелярії або секретарем-референтом). Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція.

Приймання документів з паперовими носіями. У разі надходження до служби діловодства документів з паперовими носіями розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, та тих, що мають напис «особисто» чи адресованих громадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, ірифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства. Зразок акта про відсутність вкладень в конверті наведено у додатку 5.3.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Факт і дата надходження документа до установи обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 Типової інструкції (див. підрозділ 2.5. Проставляння відміток на документі. Реквізит 31. Відмітка про надходження документа до установи).

Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Приймання документів каналами електронного зв'язку. Каналами електронного зв’язку до установи можуть надходити електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису, документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі); телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми.

Процес долучення електронних документів до документаційних систем включає розміщення детальних метаданих, які містять, доповнюють та пов’язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. Такі метадані є суттєвою інформацією для подальшого відстежування повноважень, статусу, структури й цілісності службового документа в будь-який момент, визначення його зв’язків з іншими службовими документами.

У разі надходження в електронну документаційну систему відносно великого обсягу документів з паперовими носіями, в системі мусить бути передбачена спеціальна підсистема розпізнавання.

У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у ЕРКК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації наносить на перший аркуш штрих-код, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється документу системою. Після цього документи в довільному порядку надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером.

Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних контрольно-реєстраційних карток документів.

Б. Попередній розгляд документів. Перед долученням службового документа, незалежно від виду носія, до документаційної системи необхідно з’ясувати необхідність здійснення цього процесу.

Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Метою попереднього розгляду надісланих документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником (власником) установи, його заступниками або структурними підрозділами (безпосередньо виконавцями) відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання.

Обов’язковому розгляду керівником установи підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Попередній розгляд документів незалежно від виду носія повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях (статутах) про установу та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікаторі питань діяльності установи, номенклатурі справ, схемах руху документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам. Примірний перелік видів документів, що не підлягають реєстрації наведено в. додатку 5.4.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції, правила підготовки якої наведені в підроздлі 2.5 другого розділу посібника.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодженням з керівництвом установи чи її власником, необхідно чітко розподілити між підлеглими функції роботи з документами, визначити стратегічні дії, що забезпечують виконання вимог та правил по роботі з документами, забезпечення їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

В. Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, в якій фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Провадиться реєстрація документів з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від носія, способу їх доставки, передачі чи створення. Так, реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції установи. Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Кожний документ, незалежно від форми його носія реєструється в установі лише раз:

вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час,

створювані — днем підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Примірний перелік можливих в установі видів документів за кореспондентами для індексування при реєстрації подано в додатку 5.5.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

Особливості реєстрації документів з паперовими і електронними носіями розглянемо нижче:

 

Реєстрація документів з паперовими носіями.

Реєструються документи за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

• акти органів державної клади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;

• накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;

• накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

• накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

• рішення колегії;

• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

• бухгалтерські документи;

• заявки на матеріально-технічне постачання;

• службові листи;

• звернення громадян;

• запити на інформацію.

Окремо від інших документів реєструються:

— факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);

— документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням електронної адреси відправника та адресата).

Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

Під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 Типової інструкції (див. підрозділ 2.3. Датування та індексування документа другого розділу посібника).

В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів:

• журнальна;

• карткова;

• автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік. Зразки журналів реєстрації вхідних і вихідних документів подано в додатках 5.6 та 5.7.

Карткова форми реєстрації має значно більше застосування. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається установою і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в установі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два — розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один — передається виконавцю разом із документом. Виготовляються картки на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

Для зручності реєстраційні картки можуть групуватись в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних

документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Автоматизована форма реєстрації документів дає можливість формувати банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

У разі застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов’язкових реквізитів. Зразок реєстраційно-контрольної картки та порядок її заповнення подано на в додатку 5.8).

Обов’язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями: назва або характер документа; вид службового документа; автор (кореспондент) документа; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; строк виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання; дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді); певні вимоги до опрацювання службових документів і даних; способи користуванням службовим документом.

Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою. Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконанця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

На паперових документах документах, що реєструються службою діловодства, або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркушу документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові.

Обов’язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція одержана від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.