Рекомендації по внесенню змін та доповнень до Положення №88

 

Критерій	Чинна редакція Положення [137]	Пропозиції по внесенню змін та доповнень до Положення
Мова	Всі документи повинні складатись українською мовою. Поряд з українською можуть використовуватись національна мова більшості населення тієї чи іншої місцевості, або мова, прийнятна для населення даної місцевості	Первинні документи повинні складатись української мовою, а документи, складені іншою мовою, повинні мати впорядкований переклад на українську мову
Скоро чення	Не визначено	В первинних документах допускається використання загальноприйнятих скорочень
Виправлення помилок	У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом: неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом “виправлено” та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.	Виправлення у зовнішніх первинних документах не допускається. У випадку виявлення помилок надсилається новий документ із супровідним листом. У внутрішніх первинних документах, що створені ручним способом, виправлення здійснюються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється таким чином, щоб можна було прочитати виправлене
Факсиміле	Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства	Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів дозволено лише його власнику у випадках, коли це прямо дозволено законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів

 

Найбільший вплив на кількість документів чинять чисельність працівників, до функцій яких відноситься складання документів на робочих місцях, кількість структурних підрозділів підприємства, а також кількість робочих місць та обсяги виконання робіт (обсяги діяльності).

Перелік форм внутрішніх документів первинного обліку залежить від галузевого характеру діяльності юридичної особи, його економіко-організаційної структури. Внутрішні форми первинного обліку (як і реєстри та форми внутрішньої звітності) регламентуються на даний час виключно керівництвом підприємства (або його вищестоящої організації).

З метою здійснення внутрішнього контролю на великих підприємствах (з чисельністю працюючих більше 500 чол.) доцільно мати службу внутрішнього аудиту. На допомогу бухгалтерам і ревізійним комісіям підприємств, аудиторам (зовнішнім і внутрішнім) затверджуються наказом форми та перелік документів, які можуть бути джерелом перевірки здійснених господарських операцій. Цей перелік є оптимальним мінімумом первинних документів за об’єктами обліку, що слід перевірити з метою складання об’єктивного висновку.

Для підприємств малого і середнього бізнесу практикується обробка документів в централізованих бухгалтеріях та аудиторських фірмах, які ведуть облік для підприємств на договірних умовах. В цьому випадку облікові документи передаються для обробки за встановленим графіком, а потім повертаються підприємствам для зберігання їх в архівах. В централізованих бухгалтеріях зберігаються лише постійні документи – цінники, нормативи, кошториси тощо.

В наказі про облікову політику пропонується закріпити параметри документального оформлення операцій, що дасть можливість попередити фальсифікацію документів та розкрадання майна. Процедури контролю слід проводити як на стадії формування первинних даних, так і на стадії їх обробки та узагальнення.

Витрати підприємства на документування складають до 60% загальних затрат часу на обробку всієї інформації, тому питання скорочення трудомісткості складання первинних документів є дуже важливим. Перелік документів повинен бути мінімізований до рівня, який задовольняв би потреби управління виробництвом і вимоги простоти та здешевлення обліку.

Науковцями та практиками з облікових питань пропонуються наступні критерії скорочення кількості документів:

а) застосування багатоденних і нагромаджувальних документів замість разових;

б) укрупнення об’єктів обліку або усунення зайвої деталізації;

в) скорочення кількості примірників документів;

г) поєднання первинного документу з обліковим регістром;

д) оформлення кількох операцій одним документом;

е) розробка типових форм документів для всіх галузей економічної діяльності, призначених для відображення однорідних операцій, а також розробка єдиних форм документів для підприємств певної галузі, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форм власності.

Не можна погодитися з ототожненням понять «документування» та «документообіг».

Документообіг – це організована система створення, перевірки, обробки і реєстрації всіх бухгалтерських документів від моменту їх складання до передачі в архів після запису в облікових регістрах.

Документування (процес) – сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа.

Відтак, нормативна регламентація зазначених понять має бути ідентифікованою.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву.

Головне завдання документообігу – прискорення руху документів. Чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, а користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони; облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.

Графік документообігу затверджується керівником. При цьому вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Раціональна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники підприємства та керівники (менеджери) підрозділів, спеціалісти, службовці тощо) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Правове поле Податкового та Бюджетного кодексів обумовлює наступні вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) неухильно дотримуватись на всіх етапах руху документів принципу однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача;

3) різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання;

4) при необхідності проектування кількох документопотоків на підприємстві доцільно складати схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Основні етапи документообігу:

1) складання й оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим центром підприємства);

3) рух документів по відділах і робочих місцях до бухгалтерії (облікового центру), їх обробка і використання для бухгалтерських записів;

4) передача документів на засоби обчислювальної техніки (машинно-облікові станції) і повернення їх назад (при ручному веденні бухгалтерського обліку);

5) передача документів до архіву.

З одного боку, жодна господарська операція, здійснювана на підприємстві, не повинна бути не відображеною в обліку, з іншого - документи оформлюють не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства. Мова йде про працівників, які здійснюють господарські операції, а також тих, хто дає дозвіл на їх проведення. Це, як правило, керівники виробничих, організаційно-технологічних, інженерно-технічних і розпорядчих служб підприємства.

Тому на підприємстві необхідно чітко розмежувати відповідальність за оформлення і подання первинних документів до місць їх обробки та зберігання.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.

Керівник підприємства з метою упорядкування документальної фіксації господарської діяльності затверджує перелік посадових осіб, яких він наділяє правом видачі дозволу (підпису первинних документів) на проведення господарських операцій, пов'язаних з відпуском (витратою) коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів тощо, а також конкретних посадових осіб, які мають право підписувати документи на видачу бланків суворої звітності. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.

Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському аспекті із одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічного виконання до спеціалістів а потім – до керівника.

Приклад простої моделі графіку документообігу наведено в таблиці 2 додатку В.

Основними проблемами при веденні документообігу є наступні:

- відсутність працівників, що мають достатній рівень кваліфікації для забезпечення ведення документообігу;

- необхідність отримання додаткових знань по веденню документообігу керівництвом підприємств;

- недостатність інформаційного забезпечення;

- не уніфікованість даних в процесі порівняння показників поточного року з відповідними показниками минулого;

- відсутність належного (ліцензованого) програмного забезпечення;

- неврегульованість галузевої специфіки при організації документообігу;

- недостатнє економічне обґрунтування управлінських рішень;

- недосконалість організаційно-управлінської підприємств;

- «зарегульованість» розвитку і поглиблення облікової самостійності суб’єктів;

- несвоєчасність та неефективність надання підлеглим роз’яснень з прийнятих рішень апаратом управління;

- неврахування наявних внутрішніх організаційних документів, перевірка їх доцільності та повноти;

- неефективна організація системи внутрішнього контролю за критеріями дієвості, економічності, безперервності, планового характеру та ін.

Для пошуку оптимальних шляхів вирішення цих проблем та покращення прийняття управлінських рішень слід вжити такі заходи:

- оптимізувати документообіг на підприємстві;

- створити документальні форми для аналізу взаємозв’язку витрат, обсягів реалізації і прибутку;

- розробити варіанти оптимізації документообігу;

- розробити форми для автоматизованого збору інформації;

- удосконалити форми для планування діяльності;

- впровадити системи короткострокового та перспективного бюджетування тощо.

Для визначення необхідності створення графіку документообігу необхідно проаналізувати його переваги та недоліки. Серед переваг:

- окреслення функціональних обов’язків кожного працівника;

- визначення чіткого маршруту руху документів,

- сприяння налагодженню взаємозв’язку між різними підрозділами підприємства;

- регламентація термінів роботи з документами;

- сприяння вчасному відображенню господарських операцій в бухгалтерському обліку;

- визначення відповідальних осіб за кожен вид роботи з документами;

- сприяння оперативній обробці документів та своєчасному наданню інформації керівництву для прийняття управлінських рішень.

Наявність та дотримання графіку документообігу сприяє поліпшенню облікової роботи та посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку.

Актуальними завданнями автоматизації облікової інформації підприємства залишаються:

- розробка інформаційних технологій відповідно до розмірів підприємства та галузі діяльності;

- створення єдиної інформаційної мережі підприємства з можливістю її розширення в процесі експлуатації інформаційної технології;

- розробка інформаційних систем, що дозволяють гнучке налагодження принципів автоматизації облікової інформації в залежності від індивідуальних потреб підприємства;

- забезпечення можливості налагодження функціональності інформаційної системи користувачем з використанням інструментів, що не вимагають глибоких знань програмування тощо.

Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2.