| Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення |
| Правильність ведення електронного документообігу відповідно до застосованих комп’ютерних технологій. | У багатьох випадках відбувається перехід до електронного документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп’ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачувані наслідки. | Проведення аналізу існуючого документообігу і розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві. |
| Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації у графічному вигляді. | Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп’ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці. | Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів. Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були б придатні для швидкої обробки після сканування. Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою їх швидкого розпізнавання програмою. |
| Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість облікових документів. | Хоча основне поняття електронних документів надано в законодавстві України, проте розроблених допоміжних нормативно-правових актів, що регулювали би використання електронних документів, немає. | Необхідно розробити пакет законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обороту електронних документів. |
| Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. | У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов’язкових реквізитів. Проте законодавчо затверджений перелік таких реквізитів відсутній. | Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа. |
| Контроль за правами доступу. | Користувачі бухгалтерської комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якою вони не мають права. | Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту. |
| Захист електронного документа та його реквізитів. | При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна. | Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами. |
Підвищення складності і різноманітності методів облікової діяльності (а отже, документування як методу обліку) створює потребу у їх відповідному упорядкуванні через систему стандартизації на державному рівні з урахуванням вищезазначених позитивних результатів, уніфікації документів з урахуванням особливостей національного розвитку на галузевої спрямованості статутної діяльності.
В Україні процес стандартизації розпочато на початку ХХІ століття. З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів».
Виконання стандартизації на рівні підприємств зближує офіційну стандартизацію з фактичною, згладжує розходження між ними.
Управлінська діяльність та документообіг підприємства є елементом складної організаційної структури, що взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення цілей політики оперативного та стратегічного менеджменту.
Відтак, в основі ефективного менеджменту господарської діяльності - загальні принципи побудови та функціонування інформаційної системи (ІС) на засадах:
1) в організаційному аспекті:
забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;
зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ІС;
забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми контрагентами по відношенню до ІС з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким з них;
2) в інформаційному аспекті:
інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;
можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;
відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ІС;
3) в алгоритмічному аспекті:
алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ІС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережевих засобів, систем управління базами даних та знань тощо;
4) в технічному аспекті:
забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;
архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування;
5) в технологічному аспекті:
забезпечення побудови діловодних процесів ІС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) у взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;
забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;
при впровадженні ІС режим праці спеціалістів не змінюється.
