Управление документами (Document Management).

ПО для управления документами (Document Management Systems, DMS) — это программное обеспечение, которое автоматизирует процесс создания, извлечения, совместного использования, отслеживания, ревизии, распределения и хранения документов.

К основным задачам DMS можно отнести: контроль документов на вход-выход, контроль целостности документа; управление версионностью; поиск информации; визуализацию информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

Лидерами данного сегмента рынка являются компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

12.5 Управление вебконтентом (CMS/WCMS).

С термином CMS происходит путаница, на которую следует обратить внимание читателей. Несмотря на то что более корректное название категории WCMS, на практике чаще всего используется его короткая версия — CMS, в России даже прижился жаргонизм «ЦМСКА». Проблема в том, что при буквальном переводе между терминами CMS и ECMS не прослеживается большой разницы: «управление контентом» и «управление контентом корпорации». Однако под ними понимаются разные вещи. CMS — это, как правило, системы управления контентом для размещения его в Интернете или интранете. Под термином «контент» в данном случае обычно подразумевают вебматериалы (новости, маркетинговые материалы, корпоративные справочники и т.д.). Очень часто (но не всегда) этот контент представлен в вебориентированных форматах, таких как HTML, XHTML и т.д., хотя по мере развития Веб аудио и видеоформаты становятся всё более распространенными. Сравнительный анализ CMS и ECMS сделан в табл. 1.

Таким образом, CMS/WCMS — это технология, которая поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и может интегрироваться с системой управления документами. CMS-cистемы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

ПО для управления вебконтентом предусматривает:

создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации в веб;

доставку и администрирование информации для наполнения вебсайта;

автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;

надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации.

Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

12.6 ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare).

ПО для совместной работы — это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

совместное использование баз данных;

совместную одновременную контролируемую обработку информации;

применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;

использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

применение социального ПО для совместной работы;

интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).