Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
«Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов легко исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге. Неправильно:
«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».
Правильно:
«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».
Или:
«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Трудно представить письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.
При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что, который, если, вследствие того, что, при условии, чтобы, где, как.
Нередко составители служебных писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:
«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством,..» (вместо: «которые одобрены»),
Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка — неправильное использование предлогов. В служебной письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом О и С зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога О, что создает языковые помехи. Например:
«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».
Правильно:
«Директор отметил важность поставленной проблемы».
«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».
Правильно:
«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».
«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».
Правильно:
«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».
«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Правильно:
«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Встречаются документы, в которых составители служебных писем не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о его здании. Например: «В наше предприятие приглашены на практику студенты-первокурсники» (правильно: «На наше предприятие...»).
Неправильное согласование в падеже
Составители служебных писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
«Согласно Вашей просьбы...»
«Согласно приказа:..»
«Согласно решения...»
Правильно:
«Согласно Вашей просьбе...»
«Согласно приказу...»
«Согласно решению...»
Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа.
Например, неправильно писать:
«Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами организации».
Правильно:
«Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами организации». Рассмотрим следующий пример:
«Институт ходатайствует о постоянной регистрации в г. Москве сотруднику Петрову Н.А.».
В этом случае следует употребить слово «сотрудник» в родительном падеже или использовать выражение:
«Институт ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации... сотрудника...».
Морфологические ошибки
Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «начальник цеха Петрова», «старший инженер Яковлева», «новый лаборант Серова».
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова...», «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева...».
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных
Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на -ен и -енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.
Правильно:
«Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».
«Каждый член бригады ответственен за качество продукции».
Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в служебных письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официальной письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
«На завод было доставлено до 777т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома».
«Депутат встретился с 777(семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода».
Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:
| Имен. | Родит. | Дат. | Винит. | Творит. | Предл. |
| три | трех | трем | три (трех) | тремя | трех |
| четыре | четырех | четырем | четыре (четырех) | четырьмя | четырех |
| пять | пяти | пяти | пять | пятью | пяти |
| сорок | сорока | сорока | сорок | сорока | сорока |
| девяносто | девяноста | девяноста | девяносто | девяноста | девяноста |
| сто | ста | ста | сто | ста | ста |
| двести | двухсот | двумстам | двести | двумястами | (о) двухстах |
| тысяча | тысячи | тысяче | тысячу | тысячей (тысячью) | тысяче |
| полтора (-ы) | полутора | полутора | полтора (_ы) | полутора | полутора |
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в служебных письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности отдельных адресантов. Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:
«Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу».
«Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.».
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении — «приспособление, снижающее число оборотов валов».
Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» — «производить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».
В одном из документов приводится:
«Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов...».
Зачем понадобилось отглагольное существительное «приглашение»?
В служебных письмах очень много отглагольных существительных на -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. Сложно понять смысл таких иногда употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение».
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен», «презентовать» вместо «представить».
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например:
«Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».
Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в рамках которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — соглашение, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Неправильное употребление иноязычной лексики нередко приводит к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов, следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:
«Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев».
«Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».
Плеоназмы. Плеоназмом (греч. — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать — вести ускоренными темпами); «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография — описание собственной жизни).
Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность служебного письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный, поместить — разместить, оплатить — заплатить и т. д.
Часто составители служебных писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это — ошибка.
Иногда составители служебных писем путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, слово, решение вопроса коллективу организации). Например:
«Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».
Контрольные вопросы
1. Что подразумевается под формально-логическим стилем документов?
2. Каковы особенности языка служебных документов?
3. В чем состоят особенности композиции документа?
4. Что является источником структурных ошибок в документах?
5. Какова роль порядка слов в предложении в текстах служебной документации?
6. Какова роль деепричастного оборота в служебной документации?
7. Приведите сравнительные примеры использования предлогов в служебной документации.
8. Какие трудности, связанные со структурой сложного предложения, возникают в составлении текстов служебных писем?
9. Назовите типичные синтаксические ошибки.
10. Назовите типичные морфологические ошибки.
11. Каковы особенности употребления количественных имен числительных в служебной документации? Приведите примеры употребления.
12. Расскажите об особенностях лексических ошибок в документах. Приведите примеры лексических ошибок.
