Характеристика документов управления начинается с выявления наличия зафиксированных правил их составления. Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и выдачи их частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.
О существовании фиксированных норм документирования свидетельствуют также типовые образцы документов, которые обеспечивали определенность формуляра данного вида. В Главном архиве древних актов (АГАД) в Польше хранится книга польской коронной канцелярии, содержащая образцы различных документов. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Формуляриум был составлен из действительно выданных документов и формировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548-1572). Лишь немногие документы были включены в Формуляриум позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного управления, а также на основании анализа текстов документов можно с большей долей уверенности предположить, что подобная книга с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.
Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных реквизитов, устойчивую форму изложения содержания. Последняя изменялась вместе с изменением политических и социальных отношений.
В целом, в структуре документа 16 в. можно выделить ряд основных элементов: указание на автора документа, адресование, основной текст, указание на наличие приложения; указание на наличие свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.
Вид документа. Почти все документы, создававшиеся в ВКЛ, имели общее название «лист» (до 15 в. включительно использовался также термин «грамота»). Этот термин использовался для обозначения самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований и подтверждений, частноправовых актов, судебных и дипломатических документов, переписки. Даже в тех случаях, когда в заголовке в копийной книге или в тексте документа указывалось конкретное название его разновидности, в тексте этот документ назывался также и листом. Все это позволяет сделать вывод о том, что термин «лист» в то время в целом соответствовал понятию «документ».
Название вида документа как самостоятельный реквизит в документах 16-17 вв. не указывалось. В некоторых случаях название вида документа обозначалось в тексте (в конце). Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Название видов документов чаще указывалось в актах при ссылке на другие акты, связанные с составляемым.
Надписи, отражающие название разновидности документа указывались иногда на обороте и делались, возможно, при направлении документа в архив, для его оперативного поиска.
Автор документа. Большинство документов выходило из государственной канцелярии от имени великого князя, чье имя и полный титул писались в именительном падеже.
В 15 в. указание автора не выделялось из текста. Начиная с Александра (1502 г.) указание автора документа писалось выше текста и центровалось.
Указание на автора в документах, писавшихся от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.
В частных актах автор из текста не выделялся, указание автора обычно начиналось словом «Я».
Адресат документа. Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. В документах 16 в. можно выделить четыре типа адресования:
1. Конкретному должностному или частному лицу.
2. Определенной группе лиц (чаще всего шляхце повета или воеводства) или всему населению ВКЛ по принципу «всем, всем, всем» с обязательным доведением содержания документа до каждого адресата;
3. Определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;
4. Абстрактному адресату.
Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацем.
