Местные органы власти в ВКЛ владели широкими полномочиями в решении всех местных дел и мало зависели от центрального аппарата управления. В 15-18 вв. система органов местной власти в ВКЛ состояла из представителей великокняжеской администрации (воевод, старост, наместников-державцев, тивунов) и независимых от нее съездов шляхты (областных и поветовых сеймиков). Все это порождало многообразие местных органов и документов, создававшихся ими, и наложило отпечаток на организацию сношений центральных и местных органов власти.
Организация сношения центра с местами осуществлялась тремя путями:
1)господарские листы рассылались по принципу «всем, всем, всем» («князем, паном, воеводом, старостом, державцом, намесником и тивуном»);
2)господарские листы направлялись для решения конкретному исполнителю (воеводе, старосте), независимо от его положения в системе органов местного управления;
3)господарские листы направлялись для исполнения главным представителям местной власти – воеводам и старостам – и передавались затем на исполнение низшим – державцам и тивунам.
Лишь в третьем случае в организации движения документов соблюдалась некоторая иерархия властей, однако она не получила законченной формы. Что касается организации обратной связи, то любой державца или тивун всегда имел право непосредственно обращаться к госпадарю, в т.ч. и с жалобами на воевод и старост.
Основание для создания документа, направлявшегося в местные органы власти, могло быть самым разнообразным. При вступлении в должность каждый урядник (так назывались воеводы, старосты, наместники-державцы, тивуны) получал уставу, согласно которой он должен был осуществлять управление введенной ему территорией.
Большинство господарских листов, посылавшихся местным органам управления, касалось вопросов землевладения. Воеводам и старостам направлялись господарские листы, связанные с осуществлением этими урядниками военных функций, а также большое количество судебных документов.
Документирование деятельности урядников на местах было напрямую связано с выполнением их государственных обязанностей. На них возлагалась ответственность по ведению всех учетных операций в господарских имениях и доходных местах, они составляли отчеты о хозяйственной деятельности для последующего представления великокняжеским инспекторам. При передаче господарских имений в «заставу» (передача в залог) воеводы, старосты и державцы обязаны были составлять их инвентари. Как областные военачальники воеводы составляли реестры военнослужилых землевладельцев.
В центр урядники представляли отчеты о хозяйственной деятельности, ответы на господарские запросы.
Доставка документов из центра на места осуществлялась специальными курьерами, функции которых выполняли господарские дворяне и слуги высших должностных лиц княжества. В центр документы отправлялись с теми же господарскими дворянами, но чаще функции курьеров выполняли слуги, бывшие в распоряжении местных урядников. Они доставляли не только послания местных властей в центр, но и доводили их распоряжения до исполнителей на местах.
Организация местных канцелярий. Особенность делопроизводства на местах – его тесная связь с судами и судопроизводством. Воеводы и старосты всегда возглавляли главные суды в воеводствах и поветах, получившие название «замковых» или «гродских». Совмещение административно-исполнительной и судебной функции привело к тому, что сами воеводы и старосты не разделяли административную и судебную деятельность ни в плане организации аппарата управления, ни в плане постановки делопроизводства в нем. Канцелярии воевод и старост по составу служащих были идентичны канцеляриям замковых судов. В судах создавались документы не только судебного, но и гражданского состояния. Здесь утверждались в присутствии урядников акты гражданского состояния, имущественных отношений, прав собственности. Эти акты вписывались в специальные судебные книги наряду с судебной документацией. В эти же судебные книги вносились все официальные документы – привелеи великих князей, постановления сеймов ВКЛ и поветовых сеймиков. Однако полностью отождествлять канцелярии воевод и старост с канцеляриями замковых судов и их функции нельзя, т.к. вне судов воеводские и старостинские канцелярии занимались вопросами хозяйственного учета, в них сосредотачивалась переписка с господарем по несудебным вопросам и др.
По своей структуре канцелярии воевод, старост, державцев мало чем отличались друг от друга и напоминали уменьшенную копию великокняжеской канцелярии. Например, рассмотрим самую крупную местную канцелярию – воеводскую. Во главе ее стоял подвоевода – помощник воеводы, который свидетельствовал документы и замещал воеводу в суде. Составление особо важных документов и их хранение возлагались обычно на регентов замковых. Основную же массу служащих составляли дьяки и писари в качестве начальников над дьяками. Канцелярии воевод не были устойчивыми образованиями и всегда штат служащих в них сменялся при смене урядника, который привозил с собой штат личных дьяков и писарей. По этой причине воеводская канцелярия считалась личной организацией воеводы и при смене воевод часто сменялся не только штат служащих, но и увозилась документация, возникшая при данном воеводе.
