1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).
2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.
3. В отчете представляются перечни:
- работ, выполняемых предполагаемым специалистом;
- квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.
4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада) по тестам на проф. пригодность и интеллект.
a) Примечание: программы тестов предлагает преподаватель.
5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.
Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»
Цель работы: приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.
Введение:
Золотые правила секретаря
- Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.
- Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.
- Ничего не оставлять на волю случая.
- Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.
- Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.
- Прежде чем приступать к работе, понять е.
- Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.
- Никакая полезная работа не унижает секретаря.
- Секретарь должен знать, что существуют другие люди.
- Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.
Планирование, распределение и использование
рабочего времени
Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.
Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.
Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.
В любой работе должны действовать три правила:
1. Все что можно, нужно контролировать.
2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.
3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.
Готовя план на день, секретарь должен выделить в нем.
1. Профессиональную деятельность.
1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).
1.2 Постоянные дела.
1.3 Приоритетные дела.
1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.
1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.
1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.
2. Личная деятельность.
Составляя план на день, надо:
- не загружать рабочий день более чем на 60 %;
- составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;
- оставляя в плане резерв неожиданностей;
- оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;
- устанавливать личную цель и порядок ее достижения;
- считать приоритетным самое трудное задание дня;
- размещать в плане текущие дела между важными и срочными;
- точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;
- собирать все мелкие дела в группы;
- тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;
- использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.
Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:
1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.
2. Определить порядок и последовательность выполнения:
- незаконченных дел;
- “неприятных” работ;
- главной работы дня;
- работы с поступившей почтой;
- мелких и второстепенных работ.
- Как правило, в работе секретаря есть периоды:
- нормальной работы;
- спешки и суматохи;
- затишья.
Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.
Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.
Чтобы это преодолеть, надо:
1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.
2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.
3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.
4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.
Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.
Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать”, и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.
Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.
Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.
Примерный рабочий план секретаря на день.
8.50 Начало рабочего дня,
проверка рабочих мест в офисе
9.10 Устранение недостатков:
- протереть пыль
- полить цветы
- собрать разбросанную бумагу
- убрать и вымыть посуду
9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.
9.50 Сварить кофе.
9.55 Встретить руководителя.
10.10 Предоставить список неотложных дел
(встречи, совещания, приемы и т.д.).
10.30 Получить от руководителя надлежащие инструкции
(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)
10.50 Сделать ряд звонков, ответить на письма,
осуществить регистрацию входящей и выходящей
корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).
11.20.1 Собрать и подать документы на ознакомление
и подпись.
11.30 Подготовить конференц-зал к совещанию.
11.40 Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им
тезисы о результатах работы за истекший период.
11.45 Сообщить руководителю о начале совещания и
предоставить список основных вопросов.
11.50 Подготовить документацию для поставщиков.
12.20. Подготовить кабинет руководителя к приему
поставщиков:
- распланировать места для приглашенных членов;
- разложить чистые листы бумаги;
- положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;
- расположить прохладительные напитки и стаканы в центре стола на бумажных салфетках;
- место слева от руководителя должно быть предназначено почетному гостю, справа – юристу.
12.55 Заказать обед для руководителя.
13.0 Обед.
14.10 Пригласить юриста.
14.15 Встретить и проводить поставщиков в кабинет.
руководителя
14.20 Прием посетителей, осуществить запись на прием к
руководителю.
16.20 Составить список деловых встреч на следующий
день (образцы – Приложения 2,3,4)
17.30 Привести в порядок кабинет руководителя.
17.45 Привести в порядок свое рабочее место
18.0 Конец рабочего дня
_
