КОМПАНИИ «ПЕНТОГРАМА»
ПРОВЕДЕТСЯ В 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г.
В ЗАЛЕ ЗАСЕДАНИЙ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИИ
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. Извинения за отсутствие.
2. Утверждение протокола предыдущего совещания.
3. Вопросы, возникающие из протокола предыдущего совещания.
4 Переписка компании.
4. Доклады подкомиссий.
8. Разное
9. Дата, час и месяц следующего совещания
Уведомление о совещании
Для созыва совещания посылается уведомление о совещании.
Иногда оно поступает в виде извещения - иногда имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.
Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.
УВЕДОМЛЕНИЕ О СОВЕЩАНИИ
Совещание Комиссии по управлению компании «Пентограмма» назначено на 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г в Зале Заседаний Главного управления
Повестка дня прилагается.
Уведомлены:
Г-жа А. Иванова Г- н К. Серый
Г-жа Ф. Петрова Г- н К. Белый
Г-жа Б. Сидорова Г- н С. Черный
ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА
Кому:
Г-же А. Ивановой
Г-же Ф. Петровой
Г-же Б. Сидоровой
Г- ну К. Серому
Г- ну С. Черному
Г- ну К. Белому
От: Секретаря Комиссии по управлению
Дата: 2 сентября 1999 г.
Ссылка: AF/AP
КОМИССИЯ ПО ЗДРАВООХРАНЕНИЮ И БЕЗОПАСНОСТИ
Совещание вышеупомянутой комиссии назначено на 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г в Зале Заседаний
Протокол
Протокол представляет собой запись работы совещания и по закону является обязательным для компании с ограниченной ответственностью. Протокол предназначен для обеспечения точной, сжатой и четкой записи вопросов, обсужденных во время совещания.
Протокол совещания рассылается, если это вообще возможно, перед следующим совещанием, но его можно распространить и на следующем совещании, особенно, если нет времени, но в этом случае председатель должен позволить присутствующим познакомиться с ним.
Протокол всегда пишется от третьего лица и в прошедшем времени, а записи следуют повестке дня. В него входят:
- имя группы, тип совещания, дата, время и место проведения совещания,
- имена председателя, секретаря, кассира и каких либо других служащих,
- имена всех других присутствующих, которые могли быть приглашены с тем, чтобы дать совет (например, консультанты).
После того как протокол одобрен, Председатель подписывает его в самом конце. При подписании он ставит дату.
Протокол официальных совещаний нумеруется последовательно и иногда помещается в специальные папки для того, чтобы гарантировать невозможность их подделки.
Секретарь должен записать все принятые предложения и все резолюции, а также и имена людей, давших предложения и поддерживающих их и резолюции.
Выполнение и оформление лабораторной работы
1. Отчет о работе содержит анализ специфики проводимых совещаний фирмы (используются результаты лабораторных работ 1,2,3).
2. Приводится комплект документации на планируемое совещание: повестка совещания, извещение, протокол.
3. Выводы по работе содержат ответ на вопрос: "Что способствует эффективному проведению совещания?"
Лабораторная работа №5 «Организация поездок руководителя»
Цель работы: Приобрести навыки анализа целей поездок руководителя, составления планов поездок и необходимых документов.
Введение к работе
Поездки
Лицо, осуществляющее подготовку к поездке, это секретарь, и обычно он это делает от имени своего начальника. Однако, следуете помнить, что можно было бы также попросить других людей выполнить эту функцию: туристического агента или отдел перевозок в рамках Вашей организации.
Для того, чтобы Ваш начальник приехал вовремя на совещание и имел бы с собой все необходимые, Вам следует сделать следующее:
- подготовить с Вашим начальником - обсудить планы и задачи;
- составить предварительную программу;
- убедиться, что есть человек, который будет в состоянии выполнять
работу Вашего начальника, пока он отсутствует.
Планирование поездок Вашего начальника
Обсуждение, проведенное с Вашим начальником, позволит Вам узнать точно:
- цель визита,
- сколько времени его не будет,
- куда он собирается ехать,
- какие брони Вам нужно будет сделать от его имени,
- в каких бумагах, в какой информации и др. он будет нуждаться - либо до поездки, либо во время поездки.
Независимо от типа Вашего начальника, если он регулярно ездит, неплохо было бы подготовить контрольный список, чтобы Вы могли отмечать галочкой отдельные элементы списка и гарантировать, что ничего из списка не пропущено.
Предварительные программы
Предварительные программы -это документ, который набрасывает план визита. В него входят:
- время (день, дата, отправление, прибытие, длительность поездки и т.п.),
- способ передвижения (на машине, паром, поездом и т.п.),
- все встречи,
- подробности относительно брони,
- места,
- отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).
В зависимости от Вашего дела и размера компании, иногда Вам придется составить несколько экземпляров предварительной программы:
- один (или больше) для использования Вашим начальством во время его поездки,
- один для партнера (чтобы было известно, как установить связь с Вашим начальством в случае крайней необходимости),
- один для Вас лично, так чтобы Вы знали его передвижение и как осуществить связью с ним,
- директор или другие коллеги могли бы быть признательными, имея краткую программу, указывающую на время, место, телефонные номера и пр.
- При подготовке программы Вы начали бы с фиксированных или, так называемых, “критических” событий. Это события, время и место проведения которых уже назначены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.
- Идеи, которые могли бы помочь Вам при подготовке предварительной
программы:
- Используйте 24 часовую систему отсчета, чтобы избежать неопределенности в обозначениях: до обеда или после обеда.
- Убедитесь, что время по Гринвичу и местное время правильно употреблены в соответствующих местах.
- Убедитесь в том, что Вы оставили дополнительный запас времени на часы пик, какие бывают на Рождество или на Пасхе.
- Дайте все подробности относительно броней на номера в гостиницах.
- Убедитесь, что точно определили все назначенные встречи, приводя подробности типа где, когда и с кем.
- Обеспечите список лиц и компаний, полезных для Вашего начальника (или для Вас лично), с которыми он может установить связь в случае какого-либо непредвиденного обстоятельства (Британский консул и пр.).
- Оставьте некоторое свободное время в графике работы, чтобы предусмотреть отдых, опоздание транспорта. Это может оказаться особенно важным, если Ваш начальник нуждается в адаптации к различным климатическим условиям, или если он страдает от переутомления.
- Полезным для Вашего шефа было бы знать, совпадает ли во времени его поездка с какими- ни будь местными фестивалями, праздниками, днями, когда рано закрываются все магазины и объекты. Его могло бы расстроить то, что рестораны, магазины и пр. окажутся закрытыми из-за какого-нибудь местного праздника, или если в этот день банк не работает.
- Полезным было бы установить, подают ли еду во время поездки (в самолете, в поезде и т.д.), а если нет, то тогда, наверное, следует предусмотреть дополнительный промежуток времени в месте назначения, который позволил бы ему найти ресторан и поесть.
Примерная предварительная программа могла бы выглядеть следующим образом:
