Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовится к совещанию. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону).
уведомления о совещании:
Иногда оно поступает в виде извещения - иногда имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.
Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.
Также распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудниковподведомственных организаций.
Например:
| МЗ и СР ПО Передал – секретарь Афанасьева И.Г. Тел. 45-12-00 | Главному врачу ПОКБ им. Н.Н. Бурденко Принял – секретарь Иванова И.В. Тел. 42-42-42 15 ч. 00 мин. |
| ТЕЛЕФОНОГРАММА № 122 16.02.05г. в 16.00 в конференц-зале Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области состоится совещание по вопросу капитального ремонта 7 корпуса ПОКБ им. Н.Н. Бурденко. Приглашается главный врач, директор административно-хозяйственной части, главный экономист. Министр здравоохранения и социального развития ПО И.И. Сидоров |
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо – приглашение. В нем, помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме – приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.
При повторном приглашении лицам, подтвердившим свое участие, эти сведения будут указаны в повторном приглашении.
|
Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные методы связи – факсы или компьютерная почта. Преимущества компьютерной почты состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.
Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашение, отказ, причины отказа и т.д.)
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов, большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Гостиницы
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.
Транспорт
В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного лица за транспортное обслуживание.
Культурная программа
Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.
Подготовка помещения
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
Вопросы для самопроверки.
· Какие задачи ставятся перед рабочей группой по подготовке совещания?
· Как формируется список участников совещания?
· Как производится оповещение участников совещания?
