Документирование совещаний

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания. После окончания совещания все это будет переписано полностью в протокол, и функция секретаря - разослать его всем членам Комиссии.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Протокол

Обязательным элементом завершающей стадии проблемного совещания является оформление протокола. Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов". Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Например. ""Заседания комиссии", "Собрания трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола состоит из двух частей:

первая - вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторая - основная, фиксирующуя ход заседания.

Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь".

Председатель – Миронова Е.Н.

Секретарь – Удалова С.Ю..

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» или формулируются в именительном падеже. Например:

Повестка дня: 1. Состояние хирургической службы в Бессоновской ЦРБ; Докладчик: заместитель главного врача ПОКБ по хирургии Айболиткин П.П. 2. Итоги деятельности социокультурного центра в Бессоновском районе. Докладчик: заместитель главного врача по ОМР Пилюлькин А.Р.

Образец формы повестки дня

Повестка дня

Пункты в повестке дня идут в следующем порядке:

1. Извинения за отсутствие.

2. Протокол совещания.

3. Вопросы, вытекающие из протокола.

4. Переписка (где это имеет место).

5. Доклады подкомиссий (где это имеет место).

6. Другие специфические вопросы, требующие обсуждения.

7. Разное.

8. Дата, час и место очередного совещания.

В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях, указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А.В. - какие приняты меры по устранению недостатков?

Уваров И.К.- с сотрудниками были проведены занятия с последующей сдачей зачетов.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления; Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2005 г.

2 СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.П. Каштанов

Секретарь Подпись К.Р. Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Например. 11-13.03.2006

В этом документе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависимости от вида заседания, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

- полный протокол – фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.п.

- краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков, и принятые решения; краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

- стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений.

Протокол представляет собой запись работы совещания и по закону является обязательным для любой организации. Протокол предназначен для обеспечения точной, сжатой и четкой записи вопросов, обсужденных во время совещания.

Протокол совещания рассылается, если это вообще возможно, перед следующим совещанием, но его можно распространить и на следующем совещании, особенно, если нет времени, но в этом случае председатель должен позволить присутствующим познакомиться с ним.

Протокол всегда пишется от третьего лица и в прошедшем времени, а записи следуют повестке дня. В него входят:

- имя группы, тип совещания, дата, время и место проведения совещания,

- имена председателя, секретаря, кассира и каких либо других служащих,

- имена всех других присутствующих, которые могли быть приглашены с тем, чтобы дать совет (например, консультанты).

После того как протокол одобрен, Председатель подписывает его в самом конце. При подписании он ставит дату.

Протокол официальных совещаний нумеруется последовательно, и иногда кладутся в специальные папки для того, чтобы гарантировать невозможность их подделки.

Секретарь должен записать все принятые предложения и все резолюции, а также и имена людей, давших предложения и поддерживающих их и резолюции.