Інформаційний матеріал щодо створення шаблону текстового документа.

 

Створення любого текстового документу можна розбити на декілька стандартних стадій (етапів):

1. Створення нового файлу(або завантаження базового шаблону) і збереження його в потрібній папці на файловому сервері.

2. Встановлення формату сторінки(розмір листка, його орієнтація, поля, властивості і кількість розділів в документі і колонок в кожному з них).

3. Встановлення параметрів абзацу(лівого, правого та от ступу першої строки, вирівнювання, табуляції, типу нумерованого або маркірованого списку, міжстрочного інтервалу).

4. Встановлення властивостей шрифту для фрагментів тексту і окремих символів (тип шрифту, розмір, атрибути, між символьний інтервал, колір шрифту і фону, типи підкреслення).

5. Доповнення документу таблицями, діаграмами, малюнками, формулами та іншими об‘єктами.

6. Перевірка орфографічних, стилістичних та синтаксичних помилок.

7. Перевірка збереження документу з перевіркою його місце розташування і імені файлу.

Інтерфейси текстових редакторів побудовані на стандартних принципах: перелік всіх можливих команд і параметрів вміщено в верхній строчці меню і згруповано за тематичними групами. Біля деяких з них зазначено комбінації клавіш для швидкого доступу до цих команд з клавіатури. Найбільш часто вживані винесені на панелі інструментів у вигляді графічних об‘єктів(кнопок), що розташовані під верхньою строчкою меню, а також зображені як елементи форматування сторінки. Панель малювання, якщо її включено, як правило розташовано внизу. Панель форматування таблиці та параметрів зображення з‘являються при виділенні відповідних елементів. Остання строчка вікна текстового редактору – інформаційна панель.

Інформаційна панель OpenOffice.Org Writer несе інформацію про: актуальну сторінку/загальну кількість сторінок, стиль сторінки(“ Обычный”), масштаб її перегляду, тип редагування (“ замена/вставка”), режим виділення(“ станд/расш/добавить”), режима вставки елементів (“ ссылка/текст”), вікно відображення електронного підпису(якщо він є). Як правило змінити або переглянути в розширеному вигляді інформацію панелі можна відкривши відповідний елемент подвійним кліком миші (наприклад зміна масштабу перегляду для Writer). В останніх версіях для зміну масштабу виконується за допомогою спеціальної полоски прокрутки масштабу (-…+) в правому кутку інформаційної панелі.

Слід звернути увагу на дублювання елементів управління вікном. Ті з них, що розташовані в заголовку вікна програми - - керують згортанням, відновленням або закриттям редактору вцілому (включаючи всі відкриті для редагування документи). Елементи управління вікном, що знаходяться в строчці меню - - відповідають за операції тільки з поточним документом: його можна закрити, залишивши програму відкритою для редагування інших документів. В випадку з OpenOffice.Org Writer відкритим остається вікно OpenOffice.Org. Завершити програму можливо також за допомогою команди меню «Файл-Выход» а також пункту «Закрыть» контекстного меню програми на панелі задач чи комбінацією клавіш Alt+F4.

Перегляд сторінки в Writer може здійснюватись в режимах: “Разметка печати”, “Режим веб-страницы”. Зміна режимів перегляду – пункт «Вид» верхнього меню.

За режим перегляду також відповідає і інструмент зміни масштабу відображення документа(команда «Вид-Масштаб» верхнього меню). На панелі інструментів в Writer за це відповідає кнопка . Специфічний режим перегляду “ Во весь экран ”(комбінація клавиіш Ctrl+Shift+J) доступний через пункт «Вид» верхнього меню. Переважно робота з документом здійснюється в режимі “Разметка печати” з використанням масштабу ” По ширине страницы ”. В цьому випадку шрифт стандартного документу формату А4 досить крупний для ергономічної обробки і мінімізується час перегляду документу за рахунок невикористання елементу горизонтальної прокрутки. Перед друком можливо перевірити розташування атрибутів документа на сторінці і загальну кількість сторінок, використавши масштаб “ Вся страница ”.

Але зручніше використати спеціальний інструмент: «Файл-Предварительный просмотр страницы» для Writer. Також в режимі перегляду перед друком можливо змінювати масштаб перегляду за допомогою вікна списку ; зазначення кількості сторінок, що одночасно відображується на екрані , ; спеціальних кнопок , (для Writer). З цього режиму також можливо перегляд документу в повноекранному режимі та вивід документу на друк. Крім вище перерахованих, кожен з програмних пакетів має деякі індивідуальні додаткові кнопки та інструменти, що суттєво на функціональність не впливають, але можуть бути корисними при їх детальному вивченні. Для виходу з режиму перегляду перед друком потрібно натиснути кнопку «Закрыть предварительный просмотр» або повторно натиснути кнопку .

Перегляд документу в Writer здійснюється за допомогою переміщення по тексту курсору за допомогою клавіатури або використання елементів вертикальної і горизонтальної прокрутки. Розмір повзунка на елементі прокрутки відображає долю інформації, що вміщується на екрані співвіднесену до загального обсягу, положення повзунка – відповідно положення фрагменту на екрані в документі. Схопивши повзунок за допомогою миші і переміщуючи його в підказці будемо бачити номер сторінки, якій належить відображений на екрані фрагмент. Після того, як бажаний фрагмент буде знайдено, слід відпустити повзунок і за допомогою миші поставити курсор в текстове поле документу. Також переміщення по тексту можна здійснювати за допомогою кнопок на елементі прокрутки: , - одна стрічка вверх/вниз; - вибір об’єкта для переходу(за замовчуванням – сторінка); , - перехід до попереднього/наступного об’єкта.

Для переміщення по тексту за допомогою клавіатури використовують переміщення курсору з поточної позиції на одну строку/символ клавішами управління курсором, а також клавіші

Переміщення по тексту за допомогою клавіатури може здійснюватись на один символ(строку) за допомогою клавіш керування курсором або на одне слово(абзац) за допомогою утримання Ctrl + клавіш керування курсором. За допомогою клавіш Home, End курсор переміщується в початок (або кінець) строки; PageUP (переміщення на одну сторінку вверх по тексту), PageDown (переміщення на одну сторінку вниз по тексту). Використання Ctrl + Home, Ctrl + End переміщує курсор відповідно в початок або кінець документа.

Виділення тексту може виконуватись за допомогою наступних прийомів:

1. За допомогою миші: натиснувши ліву кнопку в початку виділяє мого фрагменту та відпустивши – в кінці.

2. За допомогою клавіатури: Утримуючи Shift використовувати клавіші переміщення по тексту

3. Слово – виділяється подвійним клацанням на ньому лівої клавіші миші

4. Рядок – виділяється натисканням лівої клавіші мишки на лівому полі навпроти відповідного рядка

5. Абзац – виділяється потрійним клацанням лівої клавіші миші.

Якщо виділено фрагмент тексту, то все, що буде вводитись, видалить і замінить виділений фрагмент.

Після виділення фрагменту документу або групи об‘єктів їх за допомогою операцій з буфером можна скопіювати або перенести в будь-яке бажане місце. Існують два набора команд(комбінацій клавіш) по роботі з буфером: під правицю та під ліву руку. Розглянемо ці операції детальніше.

Копіювання даних в буфер обміну може здійснюватись декількома шляхами:

- Відповідна кнопка на панелі інструментів;

- «Правка-Копировать» верхнього низ падаючого меню;

- Ctrl + Insert;

- Ctrl + C;

- За допомогою команди «Копировать» контекстного меню;

Вставка даних з буфера:

- Відповідна кнопка на панелі інструментів

- «Правка-Вставить» верхнього низ падаючого меню

- Shift + Insert

- Ctrl + V

- За допомогою команди «Вставить» контекстного меню

Вирізання даних в буфер:

- Відповідна кнопка на панелі інструментів

- «Правка-Вырезать» верхнього низ падаючого меню

- Ctrl + X

- За допомогою команди «Вырезать» контекстного меню

Також можливе перетаскування виділеного фрагменту або об‘єкту на нове місце за допомогою миші або ж копіювання його туди, якщо протягом цієї операції з мишкою утримувалась клавіша Ctrl на клавіатурі.

Для доповнення інформації про перегляд документу слід включити відображення недрукуємих символів кнопкою панелі інструментів. В такому випадку спеціальними символами будуть відображені символи нового абзацу, пробілів, табуляції, розривів розділів. Це дозволяє проконтролювати коректність форматування документу. Повторне натиснення виключає даний режим. За замовчуванням кнопка не натиснута, тобто недрукуємі символи не відображаються. В такому випадку неможливо визначити: форматування абзацу зроблено за допомогою отступів і вирівнювання або за допомогою вищезазначених символів. Включивши режим відображення недрукуємих символів можна побачити іх розташування і виправити помилки(при потребі).

Найчастіше зустрічається такий перелік помилок (що має умовну назву «синдром друкарської машинки»:

- символ початку нового абзацу(клавіша Enter на клавіатурі) ставлять в кінці кожної строчки (забуваючи про автоматичний перенос слів);

- за допомогою символу ПРОБІЛ або ТАБУЛЯЦІЯ намагаються відтворити відступ зліва та виступ першої строки абзацу;

- за допомогою двох вище перерахованих інструментів намагаються відтворити вирівнювання по центру або по правому краю.

Дані помилки є грубими і не можуть бути допущені в грамотно створеному документі. Вирішення проблем форматування в такому випадку має здійснюватись за рахунок розстановки примусового переносу в словах, зміни властивостей абзацу, створенням складних форм розміщення елементів оформлення документу за допомогою колонок і таблиць з границями і без границь.

Основною відмінністю Write є систематизація сукупності налаштувань основних рівнів форматування та збереження цієї групи налаштувань під назвою «Стиль». Вікно з стилями може бути викликано командою «Формат-Стили» або натисканням кнопки F11.

Рис. 1 Загальний вигляд вікна налаштування стилів в Write

 

Якщо переглянути елементи, для котрих передбачено створення стилів, то зліва направо це будуть:

- Стили абзаца;

- Стили символа;

- Стили врезок;

- Стили страницы;

- Стили списка.

Кожен з стилів може бути змінений або на його основі може бути створений новий стиль. Так, наприклад, при встановленні параметрів сторінки необхідно обов‘язково вказувати стиль, що буде використано в наступному розділі. І якщо буде в одному документі буде використано два стилі з форматом сторінки А4, але після першого має бути стиль з форматом А5, а після другого – залишитись А4, потрібно створити стиль формату А4 аналогічний першому – натиснути праву кнопку миші і вибрати з контекстного меню пункт «Создать».

Взагалі параметри сторінки є найбільш загальними властивостями документу, а саме: розмір листа, поля, орієнтація листа та поля. Для Writer – закладка «Страница» пункту меню «Формат-Страница». Розміри листа відповідають фіксованим стандартам і позначаються як А1, А2..А5 Кожен наступний рівень формату листа отримується діленням довшої сторони навпіл та наступною зміною орієнтації листа.

Основні формати, що використовуються в діловодстві – А4 та А5. Розмір листа формату А4 – 21 на 29,7 сантиметр. Наприклад, в пункті «Параметры страницы - Размер бумаги» не вказано розмірів листа стандартного шаблону А5. Так як утворення наступного формату (в даному випадку А5 з А4) отримуємо діленням більшої сторони навпіл і наданням сторінці книжної орієнтації, отримаємо 14,8 на 21 сантиметр.

Рис. 2 Загальний вигляд пункту налаштування параметрів сторінки в Write

 

Також в цьому пункті обов‘язково вказують поля: зліва, справа, зверху, знизу. Поля – область документу переважно для підшивання і не можуть в свому складі мати текст, графічні об‘єкти і таблиці. Можливості підшивки документів реалізовані а Writer – так званою “ разметкой страницы ”. Також до цього пункту меню в Writer відносять колонтитули.

Колонтитул – текст або малюнок (номер сторінки, дата, емблема організації, назва документу, ім‘я файлу, прізвище автора тощо), який друкується внизу або вверху кожної сторінки документу (відповідно на верхньому і нижньому полі). При цьому колонтитул вводиться один раз і автоматично добавляється редактором на кожній новій сторінці. Існує можливість використовувати однакові колонтитули для всього документу або визначити різні колонтитули для різних частин документу. Також створюються різні колонтитули для парних і непарних сторінок, деяких розділів або всього документу. На екрані колонтитул відрізняється від основного тексту – його зображено сірим кольором.

Найбільш відомим прикладом колонтитулу є номер сторінки, яким добавляться в колонтитул за допомогою команди «Поля»-«Номер страницы...» меню «Вставка».

При необхідності номер сторінки не буде виводитись на першій сторінці (титульний лист документу). Для цього створюють і застосовують для різних розділів різні стилі оформлення сторінок.

Для редагування колонтитулу необхідно його включити командою “Вставка”-”Верхний колонтитул” або “Вставка”-”нижній колонтитул”, в нього перейти – подвійне клацання по колонтитулу лівою кнопкою мишки. Після цього з‘являється панель інструментів Колонтитулы.

Деякі рекомендації по роботі з колонтитулами:

- бажано відділяти колонтитули від основного тексту – розмір шрифту, написання, підкреслення тощо;

- можна включати у колонтитули будь-які графічні об‘єкти – лінії, фігури, надписи, малюнки. Дані об’єкти можуть бути розміщенні поза зоною, яка виділена для колонтитулів, але при цьому основне правило виконується – на кожній новій сторінці створюється колонтитул автоматично, незалежно від його вигляду;

- досить зручно, особливо у дзеркальному форматі, використовувати різні колонтитули для парних і непарних сторінок. Можна створити окремий колонтитул і для першої сторінки;

- колонтитули можуть відрізнятись по окремим розділам, для цього необхідно відключити режим “ Как в предыдущем ”.

Користувач може вставляти у документ різні об‘єкти, використавши відповідні команди із меню «Вставка»: виноски, додатки, поточну дату і час, автотекст, малюнки із колекції редактора тощо.

Документ може бути поділений на розділи. Параметри кожного розділу можна встановлювати незалежно від попереднього або наступного. В залежності від того, починається новий розділ з нової сторінки або ні, можливо змінювати для зазначеного розділу параметри сторінки (розмір, орієнтацію, поля, колонтитули) або кількість і розмір колонок. Після вставки розриву розділу на поточній сторінці можна змінити кількість колонок тексту. По завершенні вводу в першу колонку необхідно встановити кінець поточної і початок нової. Управління вставкою розривів розділів і колонок здійснюється за допомогою пункту верхнього низпадаючого меню «Вставка -Разрыв». Комбінація клавіш Ctrl + Enter вставляє розрив розділу з нової сторінки. Також розрив розділу використовується для передчасного закінчення строки вводу всередині абзацу(примусовий початок нової строки). Для Writer існує можливість вибору стилю розділу, що починатиметься з нової сторінки: (Нет; Конверт; Левая страница; Обычный; Первак страница; Правая страница; Указатель). При виборі стилю нового розділу в Writer також можна змінити колонтитул.

Після завдання розміру сторінки і колонтитулів та параметрів і кількості розділів потрібно визначитись з кількістю колонок в кожному з розділів. Наприклад, макетування сторінки для газети чи журналу або створення документу на одній сторінці з двома полями (прибутковий ордер) вимагає подання тексту в 2 і більше колонок. Для такого оформлення сторінки використовується команда «Колонки...» меню «Формат». Після подання команди відкривається діалогове вікно, де вказуються параметри форматування (рис. 4).

У діалоговому вікні користувач може вибрати кількість колонок на сторінці (від однієї до восьми), вказати їх ширину і інтервал між ними, провести розділову лінію між колонками. Дана процедура може виконуватись з усім документом, або сторінками окремого розділу.

Рис. 3 Розділення сторінки на декілька колонок в Write

В більшості випадків при використанні різної кількості колонок має застосовуватись наступний алгоритм побудови документа:

- вставка розриву розділу на поточній сторінці;

- зміна кількості колонок для нового розділу;

- послідовне заповнення колонок з розстановкою в кінці кожної розривів розділу з початком нової колонки;

- в останній колонці встановити розрив розділу на поточній сторінці і повернути новоствореному розділу кількість колонок основного тексту документу(як правло одна).

Текстовий документ має декілька рівнів форматування, основними з яких є сторінка, розділ, колонка, абзац, символ. Перші 3 рівня було розглянуто вище, тому перейдемо безпосередньо до абзацу.

Перед операціями форматування шрифту та абзацу слід виділити фрагмент форматуємого тексту

Серед основних властивостей абзацу можна виділити: “ Отступ(выступ) первой строки”, “Отступ справа”, “Отступ слева”; метод вирівнювання –“ По левому краю”, “По правому краю”, “По центру”, “По ширине”; міжстрочний інтервал; властивості маркірованого або нумерованого списків.

Вищенаведені параметри змінити за допомогою одного з наступних способів:

- визвати вікно параметрів абзацу(списку) за допомогою верхнього низпадаючого меню («Формат-Абзац», «Формат-Список»);

- елементами графічного інтерфейсу (трикутники на горизонтальній лінійці, що позначають “ Отступ(выступ) первой строки”, “Отступ слева”, “Отступ справа”; кнопки на панелі інструментів, що відповідають за збільшення та зменшення абзацу , формат списку та різні типи вирівнювання) ;

- визвати вікно параметрів абзацу (списку) за допомогою контекстного меню, що з’являється при натисканні на праву клавішу мишки на виділеному або поточному абзаці;

- визвати вікно параметрів абзацу за допомогою подвійного клацання на графічних елементах інтерфейсу (трикутниках) що відповідають за налаштування абзацу або на маркерах(цифрах) списку;

- збільшити відступ першої строки за допомогою клавіатури (Tab) або зменшити його (Shift+Tab)- тільки Microsoft Office 2000 і вище;

- встановити вирівнювання в абзаці: по лівому краю(Ctrl+L), по правому краю(Ctrl+R), по центру(Ctrl+E), по ширині (Ctrl+J).

Ще одним варіантом оформлення абзацу є список – послідовність абзаців (рядків), кожен з яких починається з номера або маркера і називається елементом списку. Кожний елемент списку розміщується в окремому абзаці.

Використовуються три види списків: нумеровані, маркіровані та багаторівневі. Перші мають просту структуру, багаторівневі – складну.

Розглянемо основні способи створення списків.

1. Використання автоформату. Якщо почати введення тексту з числа, за яким поставлено крапку або дужку, то після закінчення введення тексту і натиснення клавіші Enter при переході до нового абзацу, даний текст автоматично перетвориться на елемент списку з відповідним номером. Це ж стосується і початку абзацу з маркера – символу “-”. В новій строчці з‘явиться номер наступного елементу або наступний маркер. Для завершення вводу елементів списку достатньо ввести порожній елемент списку або видалити номер списку натисканням клавіши BackSpace на початку строки. Створення багаторівневих списків доповнюється створенням нових рівнів і повертанням на попередні шляхом зміни отступів абзацу: натисканням в початку строки відповідно Tab та Shift+Tab або використанням кнопок панелі інструментів Форматирование. Якщо запропонований метод нумерації багаторівневого списку не влаштовує, змінити його можливо за допомогою засобів, описаних нижче в пункті 3.

2. Використання панелі інструментів. Для створення списку необхідно натиснути піктограму для немерованого або для маркірованого списку на панелі інструментів Форматирование. При цьому на екрані автоматично з‘явиться номер елементу списку. Для закінчення створення списку можна повторно натиінути відповідну піктограму.

3. Використання меню. Даний спосіб є найбільш універсальним, так як дозволяє вибрати різні види списків і змінити параметри за необхідності. Створення списку відбувається за допомогою команди «Маркеры и нумерация» пункта меню «Формат» для Write.

4. Використання контекстного меню виділеного тексту - аналогічно попередньому пункту надає доступ до вікна налаштувань списку.

При створенні або зміні властивостей списку в Write автоматично відображатиметься панель «Маркеры и нумерация», зовнішній вигляд якої подано на рисунку, яка дозволяє вибрати вид списку його вигляд і встановити додаткові параметри.

 

Рис. 4 Вид панелі «Маркеры и нумерация» в Write

Віконця у центральній частині діалогового вікна дозволяють вибрати загальний вигляд списку. Спеціальна опція нумерації передбачає можливість розпочати нумерацію спочатку або продовжити вже створений список. Кнопка «Изменить» дозволяє змінити формат і шрифт номеру, його положення, відстань від лівого поля до номера і відстань від номера до тексту. При встановленні маркірованого списку користувач може самостійно визначити додатково за значок маркеру будь-який символ або ввести малюнок із файлу. Для багаторівневих списків додатково встановлюється рівень і розділові символи по рівням. Зміна цих параметрів в Write розташована в вкладках вікна «Маркеры и нумерация» пункта меню «Формат».

Наступний рівень форматування – символ. Він дозволяє змінити властивості виділеного фрагменту тексту, навіть якщо виділено тільки один символ. Властивості шрифта поділяють на атрибути і параметри. До параметрів відносять графічний тип шрифта, що визначається його назвою, міжсимвольний інтервал і розмір шрифта. До атрибутів – властивості шрифта, що можуть бути застосовані до шрифта з любими параметрами (“Полужирный”, “Подчёркнутый”, “Курсив”).

Атрибут шрифту “Полужирный”, “Курсив”, “Подчёркнутый” можливо встановити:

- визвавши його кнопкою на панелі інструментів відповідно

- визвавши його комбінацією клавіш Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U

- визвавши його за допомогою розділу «Начертание» меню параметрів шрифту з розділу верхнього низпадаючого меню «Формат-Шрифт» для напівжирного та курсиву і розділу «Подчёркивание» для підкреслення

- визвавши його за допомогою розділу «Начертание» меню параметрів шрифту з розділу контекстного меню «Шрифт»(права клавіша миші) для напівжирного та курсиву і розділу «Подчёркивание» для підкреслення.

Слід зазначити, що зміна властивостей шрифту за допомогою меню налаштування шрифту дає ширші можливості (скажімо, можливість зміни між символьного інтервалу або різновидів підкреслення), але в повсякденній роботі зручно користуватись кнопками панелі інструментів і комбінаціями клавіш.

До особливостей Write в царині налаштування символу слід віднести нетипову назву і засіб завдання між символьного інтервалу. Окрім традиційного елементу «Межсимвольный интервал», де він задається в пунктах (одиниці виміру - pt) можливо також його змінити через пункт «Масштаб по ширине», де він вказується в відсотках. Як правило в вимогах на оформлення текстових документів він подається в коефіцієнтах, які легше перевести не в пункти, а в відсотки.

До параметрів шрифту також відносять колір фону та колір шрифту, які можна змінити за допомогою кнопок панелі інструментів відповідно.