Все наличные деньги, поступающие на предприятия, в организации и учреждения, должны в обязательном порядке документально оприходываться. И все наличные деньги, выдаваемые юридическими лицами, также должны документально оформляться. Основными денежными документами в данном случае выступают приходный и расходный кассовые ордера, которые оформляются на основе первичных документов (договоров, заявлений и т.п.). Приходные и расходные ордера, а также чеки на получение наличных денег в кредитных организациях подписывает распорядитель кредита, в лице которого выступает руководитель предприятия или специально уполномоченное лицо.
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (п. 3) предусмотрено, что каждое предприятие должно вести кассовую книгу по установленной форме. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» по согласованию с Госбанком СССР и Министерством финансов СССР.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Листы каждой новой кассовой книги обязательно нумеруются. Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана (обычно круглой печатью предприятия).На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано... страниц», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Допущенные ошибки исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое.
Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Кроме того, необходимо ставить дату исправления.
Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру (расходному или приходному) или другому его заменяющему документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию свой отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В настоящее время многие предприятия осуществляют бухгалтерский учет с применением ПЭВМ. Пункт 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускает ведение кассовой книги на предприятии автоматизированным способом. В этом случае листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год — общее количество листов книги за год.
По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
В целях ограничения использования наличных рублей в хозяйственном обороте размеры расчетов наличными между юридическими лицами ограничиваются. Так, Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» установлено, что предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу не может превышать:
§ между юридическими лицами — 10 тыс. руб.;
§ для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье — 15 тыс. руб.;
§ для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний МВД РФ при закупке товаров у юридических лиц — 15 тыс. руб.
Еще одной важной особенностью ведения кассовых операций на территории Российской Федерации является порядок осуществления предприятиями расчетов с населением, который регулируется Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993 г. № 5215-1, а также Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленным постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904.
Согласно данному Положению денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ), допущенных к использованию Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам. ККМ подлежат обязательной регистрации в налоговых органах.
Денежные расчеты с населением без применения ККМ допускаются в организациях отдельных категорий в соответствии с перечнем, утвержденным Правительством РФ. Необходимо отметить, что каждое новое Правительство РФ, а они в нашей стране в последнее время менялись с периодичностью один раз в полгода, утверждает новый перечень отдельных категорий организаций и предприятий, осуществляющих денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. Такое пристальное внимание Правительства РФ к данному вопросу объясняется ужесточением контроля за налогооблагаемой базой предприятий и организаций.
