Переводные и почтово-кассовые операции

В системе почтовой связи существует комплекс почтово-кассовых операций, связанных с приемом и выплатой денежных переводов, выплатой пенсий и пособий, оформлением под­писки на периодические издания, приемом и выдачей страховой корреспонденции. Наиболее ответственной и трудоемкой являются переводные операции, которые связаны с приемом, об­работкой и пересылкой, доставкой, выдачей и контролем почтовых и телеграфных денежных переводов.

Отправитель передает оператору почтового предприятия заполненный бланк почтово­го перевода ф. 112 и пересылаемую сумму денег (рис.3.3.1). Работник связи проверяет правильность записи всех необходимых почтовых реквизитов, подсчитывает переводимую денежную сумму, оформляет бланк ф. 112 (прочеркивает свободные места спереди и сзади суммы переводов, подчеркивает наименование пункта назначения, номерует перевод, штем­пелюет, расписывается, рассчитывает плату за пересылку и получает ее с отправителя). Если по желанию отправителя сумма перевода доставляется адресату на дом, то взимается допол­нительная плата. Далее оператор заполняет под копирку два бланка в тетради ф.1 (или вводит необходимую информацию в ЭККА, или в компьютер АРМа) и один экземпляр вручает отправителю.

Перед отправкой переводы повторно контролируются специально выделенным работни­ком. При этом проверяется наличие необходимых почтовых реквизитов и сопоставляются данные тетради ф.1 и бланка ф. 11. На каждом проверенном переводе делается ясный оттиск контрольно-гербовой печати и осуществляется приписка его к реестру ф. 11. Из переводных бланков формируется постпакет, который вместе с реестром ф. 11 доставляется в узел связи (почтамт).

Важнейшим отчетным документом предприятия приема является тетрадь ф.1 или операционный дневник кассового аппарата. По мере заполнения тетради подводятся постраничные итоги по переводным суммам и суммам оплаты за пересылку. Итоги фиксируются за каждый рабочий день и за месяц. В установленные отчетные сроки последовательно подобранные тетради ф. 1 подшиваются и направляются в узел связи (почтамт).

При оформлении телеграфного перевода отправитель заполняет бланк ф. 114. На пер­вых этапах последовательность действий оператора практически та же, что и при оформле­нии почтового перевода. Добавляется только операция простановки на бланке ф. 114 времени приема перевода. Далее работник связи в установленный контрольный срок обязан составить переводную телеграмму ф. 120, реквизиты которой фиксируются в контрольном журнале ф. 26, а номер записи наносится на обратную сторону телеграммы ф. 120 и бланка ф. 114. В установленные контрольные сроки переводные телеграммы передаются на телеграф под расписку в журнале ф. 26. При отсутствии в отделении связи телеграфа переводные теле­граммы передаются на телеграф по телефону или нарочным под расписку в реестре ф. 11.

Бланки ф. 114 и переводные телеграммы перед отправкой подвергаются проверке в том же порядке, что и почтовые переводы.

В исходящем узле связи постпакеты с бланками ф. 112 и ф. 114 вскрываются, сличаются с данными в реестре ф. 11, проверяется правильность их оформления. Затем осуществляет­ся сортировка по направлениям в соответствии с порядком, предусмотренном для заказной письменной корреспонденции, то есть, производится заделка в заказные постпакеты с припиской к реестру ф. 11 с последующей отправкой на внешний транспорт в страховых мешках.

В доставочном отделении связи входящие переводы сличаются с реестром ф. 11 (рис.3.3.2), штемпелюются и поступают на сортировку, где разделяются на почтовые и те­леграфные, а также по следующим категориям: с оплатой наличными в отделении связи; с доставкой на дом; с оплатой по перечислению через финансовые органы. После приписки к реестру ф. 11 переводы поступают на рабочее место, а извещения о поступлении переводов доставляются по месту жительства получателей.

Получатель, пришедший в отделение связи, предъявляет удостоверение личности, офор­мляет извещение и бланк перевода. После сличения данных, удостоверяющих личность адресата и суммы перевода, работником связи (оператором или почтальоном) производит­ся выдача денежной суммы и талона об уплате перевода.

Каждый оплаченный перевод заносится в реестр ф. 11. Ежедневно производится деталь­ный контроль оплаченных переводов. По истечении отчетного периода (как правило, две недели) осуществляется подведение итогов по реестрам ф. 11, которые затем брошюруются и вместе с заказными постпакетами бланков переводов в страховых мешках с припиской к накладной ф. 16 пересылаются в узел связи.

Входящие переводные телеграммы принимаются по телеграфу или телефону с оформле­нием на бланке ф. ТГ-115. После детального контроля данных и порядка оформления те­леграмм в целях предотвращения двойной выплаты денег основные реквизиты переводных телеграмм заносятся в контрольный журнал ф. 20. На основание переводной телеграммы выписываются извещения ф. 22, а переводная телеграмма ф. ТГ-115 передается на рабочее место оператора. Оплата телеграфного перевода осуществляется тем же порядком, что и почтового.

Полученные в отделение связи бланки телеграфных переводов ф. 114 после сортировки сличаются с данными контрольного журнала ф. 20, где регистрировались переводные теле­граммы. На данном этапе контроля могут быть выявлены следующие нарушения:

а) несоответствие сумм в телеграмме и телеграфном бланке;

б) неполучение переводной телеграммы;

в) неполучение телеграфного бланка ф. 114.

По обнаруженному факту нарушения производится служебное расследование путем пере­дачи служебных телеграмм с целью локализации нарушений (обнаружения места нарушения и лиц, допустивших нарушение). По результатам расследования вышестоящими организаци­ями накладываются соответствующие санкции, вплоть до возбуждения уголовных дел. При отсутствии состава преступления производится немедленная выплата получателю требуемой суммы денег.

По окончании отчетного периода в ОС оплаченные почтовые переводы, подобранные по дням оплаты, брошюруются в пачки. Упаковываются также реестры ф. 11 и тетради ф. 1. Списки ф. 103 на партионные переводы (от 5 до 50 переводов в партии), оплаченные в течение месяца, брошюруются в отдельную пачку. Вся эта документация заделывается в страховые мешки и пересылается в узел связи (рис. 2.14), где осуществляется контроль своевременно­сти поступления и оплаты, переводов, а также проверка правильности оформления отчет­ности.

В узле связи, после проверки, отчетность отделений связи регистрируется в описи ф. 57, заделывается в страховые мешки (накладная ф. 16) и пересылается в центр контроля качества переводов (ЦККП) Сроки пересылки отчетности в ЦККП: не позднее 22-го числа текущего месяца (за первую половину месяца) и 10-го числа следующего месяца (за вторую половину месяца).

ЦККП осуществляет проверку правильности приема и оплаты каждого денежного перевода — квитовку переводов. Полученные в ЦККП документы по оплаченным переводам сортируются по месяцам при­ема и регионам и передаются на хранение в картотеки-накопители до поступления срока балансировки принятых переводов. Утвержденные ЦККП суммы принятых и оплаченных пе­реводов за месяц сличают с данными взаимных расчетов, полученных из почтамтов, почтовых, телеграфных и телефонных структурных подразделений связи и узлов связи.

Процесс обработки денежных переводов связан с мно­гократно повторяющимся контролем на всех этапах пересылки почтовых и телеграфных пе­реводов. Объемы обрабатываемой информации на каждом очередном участке контроля (в узле связи, ЦККП) могут лавинообразно возрастать. Увеличивается также количество опера­тивной отчетной документации. Гарантированное обеспечение сохранности переводных сумм в первую очередь связано с ускорением операций, связанных с выявлением и устранением нарушений в процессе приема, обработки, пересылки и доставки переводов, а также своевре­менным принятием мер к нарушителям.

Существующий метод ручной обработки переводного документооборота не обеспечивает требуемой оперативности, а увеличение штата контролирующих служб представляется ма­лоэффективным и создает дополнительные условия, способствующие росту числа ошибок и злоупотреблений. Следовательно, единственной альтернативной мерой является автоматизация системы оперативной обработки и контроля переводных операций на базе применения современных средств вычислительной и телекоммуникационной техники.