А. Основные справочные сведения. В большинстве случаев для создания диаграммы используется мастер диаграмм

1. Создание диаграммы

В большинстве случаев для создания диаграммы используется мастер диаграмм. В зависимости от указанных данных мастер определит, должны ли данные из всех полей быть отображены на одной общей диа­грамме, или же целесообразно создать диаграмму, связанную с записью. В последнем случае при переходе от одной записи к другой в диаграмме будут отображены только данные текущей записи. Однако, если необ­ходима диаграмма, связанная с записью, а с помощью мастера была соз­дана одна общая, то ее можно связать с определенной записью.

Диаграмму также можно создать, добавив уже существующую диаграмму из другого файла.

2. Виды диаграмм

Приведем характеристики основных видов диаграмм:

– Круговая диаграмма относится к одномерным и позволяет отобра­жать только один числовой ряд (в преобразованном виде). Круговая диаграмма наиболее наглядно показывает «части пирога». Она лучше всего подходит для представления частей целого, например, распреде­ления оборота по категориям товара, распределения клиентов по месту жительства и т. д.

– Точечная диаграмма позволяет наглядно отобразить последо­вательности измеренных (рассчитанных) величин. По точкам измерения (расчета) можно сделать некоторые выводы о характере изменения отдельных величин и об их взаимосвязи.

– С помощью ленточной диаграммы удобно демонстрировать ди­намику соотношений нескольких параметров, составляющих общую сводную величину, например, соотношение объемов продаж пирожков, пончиков и бубликов по месяцам в течение года с общим объемом продаж.

– Линейная и столбцовая диаграммы подходят для представления соотношений нескольких параметров в различные моменты времени и по различным категориям. Например, для представления дневной температуры, влажности и скорости ветра за месяц наблюдений или для представления цены, мощности двигателя и расхода горючего по опре­деленным моделям автомобилей.

3. Изменение диаграммы

При редактировании диаграммы существует два типа изменений: косметическое изменение и изменение данных.

Косметическое изменение подразумевает изменение размера диаграм­мы в форме или отчете, а также такие изменения внешнего вида диа­граммы при помощи Microsoft Graph, как расположение ее элементов, формат текста, цвета и шаблоны, шкала осей.

Редактирование (изменение) данных подразумевает изменение базовой таблицы или запроса, а также запроса в свойстве Источник строк (RowSource).

При создании диаграммы с помощью мастера диаграмм, отобра­жающей данные Microsoft Access, следует выбрать таблицу или запрос, включающие поля, которые отображаются в диаграмме. Эта базовая таблица или запрос содержит данные, например, объем продаж или список клиентов. После того как мастер заканчивает отбор данных, в свойстве Источник строк (RowSource) создается запрос, который основывается на базовой таблице или запросе. Запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource), отражает произведенный с помощью мастера отбор данных, например, диапазон дат или заказы из определенного региона.

Например, если данные по объемам продаж в диаграмме неверны, то источником ошибки могут быть данные, содержащиеся в базовой таблице иле в структуре базового запроса. В таком случае следует исправить базовую таблицу или запрос. Однако, если какое-либо поле по ошибке не включено в диаграмму, то следует или повторно создать диаграмму с помощью мастера, или изменить запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource).

3.1. Изменение размера диаграммы

– Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

– Выберите диаграмму.

– Поместите указатель мыши на любой из маркеров изменения размера так, чтобы он принял форму двойной стрелки.

– Перемещайте маркер пока объект не достигнет желаемого размера, а затем отпустите кнопку мыши.

3.2. Для внесения изменений в диаграмму двойным щелчком мыши на диаграмме в окне проектирования вызовите утилиту MS Graph. Затем внесите изменения, вызвав необходимую опцию с помощью контекстного меню правой кнопки мыши либо двойного щелчка левой кнопки мыши в определенной области диаграммы. Для изменения типа диаграммы, например круговой, находясь в режиме редактирования диаграммы выполните следующее:

– установите указатель мыши на область диаграммы, нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите команду Тип диаграммы.

– в окне диалога перейдите на вкладку Нестандартные и выберите тип, например Голубая круговая, нажмите кнопку Ок.

После внесения изменений следует переключиться обратно в окно диаграммы. Если в рамках MS Graph вносились изменения, то при закрытии окна диаграммы Access выдаст запрос о подтверждении этих изменений в окне сообщения.

9.Б. Порядок выполнения работы:

1. Откройте базу данных Продажи.MDB Microsoft Access. Создайте несколько диаграмм: гистограмму, круговую, не стандартную. В качестве источника данных для диаграмм можете выбрать Ваши таблицы или Запросы. Создание диаграммных форм ведется при помощи мастера, а редактирование и доработку выполните в режиме конструктора.

Для создания диаграммной формы в режиме мастера, выполните следующие действия:

1.1. Войдите в главную форму выбранной Вами базы данных.

1.2. Перейдите на вкладку Формы. Щелкните кнопку Создать.

В диалоговом окне задайте таблицу или запрос, затем выберите строку Диаграмма. В диалоговом окне мастера диаграмм выберите поля таблицы для построения диаграммы. Можете ограничить количество выбираемых полей для большей наглядности диаграммы. Щелкните по кнопке Далее.

1.3. На экране появится окно выбора типа проектируемой диаграммы. Выберите тип диаграммы и щелкните по кнопке Далее.

1.4. В окне диалога отображения данных объединены функции выбора установки надписей, категории для легенды и типа вычислений. Мастер по умолчанию сам разместил поля таблицы в полях образца диаграммы. Если он разместил неудачно, вы можете путем переноса изменить размещение полей и нажмите кнопку Далее.

1.5. В последнем окне мастера диаграмм, присвойте диаграмме под­ходящий заголовок. Установите опцию показа условных обозначений, укажите переход в режим конструктора или просмотра после выхода из мастера, щелкните по кнопке Готово.

1.6. Отредактируйте диаграмму с помощью Конструктора форм. Для этого откройте диаграмму в режиме конструктора форм.

Внесите изменения внешнего вида созданной вами диаграммы при помощи MS Graph.

Контрольные вопросы:

1. Что такое диаграмма?

2. Какой программный продукт используется при разработке диа­грамм?

3. Какие существуют основные виды диаграмм в Microsoft Access?

4. В каких случаях применяется ленточная диаграмма?

5. Перечислите способы изменения параметров диаграммы.