А. Основные справочные сведения. Отбор данных из базы данных и их обработка осуществляется с помощью запросов

1. Что такое запрос?

Отбор данных из базы данных и их обработка осуществляется с помощью запросов. В запросе либо производится отбор в базе данных записей, удовлетворяющих определенным условиям (запрос на выборку), либо выдается инструкция на выполнение указанных действий с запи­сями, удовлетворяющими определенным условиям (запрос на измене­ние). В любом случае допускается указание условий отбора записей и способов их упорядочения и группировки с помощью инструкции SQL.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изме­нять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке,

2. Создание запроса

Запросы в Microsoft Access создаются с помощью мастера и в режиме конструктора. Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастер можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки пере­ключитесь в режим конструктора.

3. Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access

3.1. Запросы на выборку

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Запрос на выборку можно использовать и для того, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

3.2. Запросы с параметрами

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между ука­занными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве осно­вы для форм и отчетов.

3.3. Перекрестные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), вы­полненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группи­руются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.

3.4. Запрос на повторяющиеся записи

В выборке повторяющихся записей возникает необходимость группи­ровки записей с одинаковыми значениями полей для дальнейшей их обработки. Использование этого запроса предоставляет дополнительные возможности по сортировке записей с одинаковыми значениями поля.

5.Б. Порядок выполнения работы:

1. Загрузите Microsoft Access, откройте в папке группы базу данных «Продажи.MDB».

2. Перейдите на вкладку Запросы.

3. Создайте в режиме мастера следующие запросы:

- Простой запрос на выборку, по таблицам «Поставщики», «Това­ры» и «Продажи», в который входят следующие поля: имя поставщика, страна-поставщик, марка товара, описание товара, цена единицы товара и количество проданной продукции. Вычислить суммарное значение единицы товара с итоговым отчетом и подсчетом записей.

- Перекрестный запрос по таблице «Товары».

- Запрос на повторяющиеся записи по таблице «Покупатели».

- Запрос на записи без подчиненных.

Чтобы создать запрос в режиме мастера, выполните следующие действия:

3.1. На вкладке Запросы щелкните кнопку Создать.

3.2. В окне диалога Новый запрос выберите в списке вид запроса, например, Простой запрос.

3.3. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера В последнем окне диалога предлагается выбрать запуск запроса ига просмотр структуры в режиме конструктора.

3.4. Сохраните запрос, введите имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов Microsoft Access и нажмите кнопку «ОК».

4. Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Открыть

5. Закройте окно БД.

Контрольные вопросы

1. Для чего применяются запросы?

2. Какиесимволы нельзя включать в имена объектов Micrоsoft Access?

3. Какие типы запросов создаются в Microsoft Access?

4. Что такое запрос на выборку?

5. Что такое фильтр и для чего он используется?