Управление закупками проекта

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования проекта, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения. Основная задача управления материальными ресурсами обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом – формирования результата проекта с запланированными показателями.

Управление материальными ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов. Эти процессы подразделяются на три группы процессы планирования, регулирования и контроля.

Таблица 8 – Структурная модель управления ресурсами проекта

Планирование	Регулирование	Контроль
• Разработка графиков обеспечения работ проекта ресурсами • Обеспечение закупок ресурсов	• Регулирование поставок ресурсов по проекту • Регулирование распределения ресурсов по работам проекта • Регулирование запасов ресурсов	• Оценка обеспечения ресурсами работ проекта • Оценка затрат на ресурсы • Контроль запасов • Контроль качества ресурсов • Контроль выполнения запланированных показателей по срокам и стоимости

Основной результат процесса планирования - разработка плана снабжения (Procurement Plan), который дает ответы на следующие вопросы.

- Что и в каких количествах покупать?

- Когда покупать?

- Как покупать? (Определение типов контрактов)

- Круг потенциальных поставщиков.

На рисунке 21представлена структура материально-технического обеспечения проектов, которое подразделяется на процесс закупки ресурсов и процесс управления снабжением.

 

Рисунок 21 – Структура материально-технического обеспечения проекта

Управление закупками и в целом материально-техническое обеспечение проекта – подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций (поставщиков). Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками иногда выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками и включает:

- планирование поставок;

- организацию бухгалтерского учета;

- доставку, приемку и хранение товара;

- учёт и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок – первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов – совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок. Общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов. Заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Стратегия закупок по проекту – система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта – формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту – процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Рассмотрение стоимости закупок – рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту – система слежения оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих применении в других проектах.

Управление снабжением включает в себя следующие процессы, обеспечивающие выполнение проекта.

- Планирование снабжения (Procurement Planning) – определение потребностей проекта (что и когда приобретать).

- Планирование поставок (Solicitation Planning) – определение потенциальных поставщиков и подготовка документов для обеспечения закупок.

- Получение предложений (Solicitation) – процесс получения информации от предполагаемых поставщиков.

- Выбор поставщиков (Source Selection) – анализ полученных предложений и применение оценочных критериев для выбора поставшика.

- Администрирование контрактов (Contract Administration) – процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям.

- Завершение контрактов (Contract Closeout) – процесс административного завершения контрактов.