Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.
В ст. 252 НК РФ содержится лишь общее требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.
По данному вопросу есть две точки зрения.
Официальная позиция заключается в том, что среди подтверждающих документов должна быть смета представительских расходов. Аналогичного подхода придерживаются и авторы.
В то же время имеются судебные решения, в которых указано, что в гл. 25 НК РФ не определен перечень документов, необходимых для подтверждения представительских расходов. Поэтому применяются общие требования, содержащиеся в ст. 252 НК РФ, и наличие сметы необязательно.
Подробнее см. документы
Позиция 1. Для подтверждения нужна смета на представительские расходы
Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26
Финансовое ведомство приводит перечень документов, которые подтверждают представительские расходы. В данном перечне, в частности, указана смета представительских расходов, которая также является документальным подтверждением понесенных расходов.
Аналогичные выводы содержит...
Письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807
Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 "Об учете российской организацией представительских расходов на проживание в гостинице официальных лиц - деловых иностранных партнеров"
Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@
Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2
Книга: Годовой отчет - 2006 (под общ. ред. А.Р. Оганесова) ("Главбух", 2006)
Статья: Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение ("Бухгалтерский бюллетень", 2006, N 5)
По мнению автора, целесообразнее составить смету представительских расходов, поскольку ее отсутствие будет означать, что фирма даже приблизительно не представляет себе, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие.
Позиция 2. Для подтверждения наличие сметы на представительские расходы необязательно
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 по делу N А56-338/2007
Суд указал, что общество обоснованно включило в состав прочих расходов затраты, связанные с представительством в иностранных портах, несмотря на отсутствие сметы, поскольку они были подтверждены другими документами.
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.08.2007 по делу N А56-3739/2006 (Определением ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
Суд отклонил требование налогового органа о том, что необходимо представлять дополнительные документы, в том числе смету на каждую встречу, для подтверждения представительских расходов. Он указал, что гл. 25 НК РФ перечня документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы в целях исчисления налога на прибыль, не содержит.
