Перечень этапов на стадии предпроектного обследования ЭИС определен в параграфе 2.1.
На этой стадии разработчик должен определить границы изучаемой системы, определить пользователей будущей ЭИС и выделить типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации.
Объектами могут быть:
ü структура предприятия (отделы, цехи, участки, рабочие места);
ü функциональная структура (перечень функциональных задач или функций управления);
ü ресурсное обеспечение (продукция, предметы труда).
Кроме того, к объектам обследования могут быть отнесены информационные потоки – документы, файлы, сообщения и т.д., а также технологии и методы преобразования информации.
На первом этапе производятся следующие работы:
ü предварительное изучение предметной области;
ü выбор метода проведения обследования;
ü выбор метода проведения сбора материала;
ü разработка программы обследования;
ü разработка плана-графика сбора материалов обследования;
ü сбор материалов обследования.
Предварительное изучение объекта управления имеет своей целью выявить размеры объемов работ, найти примеры разработок ЭИС, представить изучаемую систему в целом.
При предварительном обследовании решаются следующие задачи:
ü устанавливается состав функциональных задач;
ü устанавливается структура управленческих работ объекта.
При выборе метода проведения обследования можно ориентироваться на следующие:
ü метод локального обследования, т.е. для разработки комплекса задач или подсистемы, которые могут выполняться в отдельном подразделении;
ü метод сплошного обследования, охватывающий подразделения всей системы;
ü метод выборочного обследования при условии наличия однотипных по структуре подразделений (складов, цехов и т.д.);
ü метод с ориентировкой на заказчика, при котором работы могут выполняться только силами проектировщика или группы, куда входит заказчик.
При выборе метода сбора материалов следует руководствоваться:
1) методом бесед и консультаций с руководством высшего звена и руководителями предприятий;
2) методом документальной инвентаризации управленческих работ;
3) методом опроса исполнителей на рабочих местах;
4) методом анкетирования.
Первый метод – это проведение обычной беседы с руководителями предприятия и подразделений, консультаций с целью определения проблем предприятия и стратегических задач дальнейшего развития предприятия. Перед собеседованием проектировщикам необходимо ознакомиться с общими документами предприятия (годовые отчеты, планы, штатное расписание и т.д.). Как правило, в результате применения метода может быть сформулировано множество тактических и стратегических целей развития предприятия. Результаты собеседования могут быть представлены в документе произвольной формы.
Второй метод предусматривает сбор и регистрацию документов следующих типов:
ü организационно-управленческие (штатное расписание, организационная схема, положения о структурных подразделениях, приказы и т.д.);
ü юридические (пакет регистрационных документов, нормативные акты, законы и т.д.);
ü экономические – документы по каждой функциональной задаче или по каждому подразделению.
Все документы должны быть сведены в общий перечень с распределением по типам и задачам.
При третьем методе происходит сбор сведений непосредственно у специалистов на рабочих местах, и поэтому он должен производиться по заранее подготовленному документу-опроснику. В этом документе определен перечень вопросов, отражающих функциональные задачи, выполняемые специалистом, их трудоемкость, характер технологии выполнения.
Четвертый метод предусматривает разработку анкет различных видов в зависимости от решений специалистов, проводящих обследование объекта.
Анкета может быть составлена:
ü на задачу, где определяются следующие данные:
· наименование задачи или функции управления;
· наименование подразделения;
· входные документы;
· выходные документы;
· методика расчетов по задаче;
ü на экономический документ, где содержатся следующие данные:
· наименование документа;
· тип документа (входной, выходной, промежуточный);
· код документа;
· наименование подразделения;
· периодичность формирования;
· объем документа;
ü на показатель, где определяются следующие данные:
· тип документа (разрабатываемый или поступающий);
· наименование документа;
· наименование показателя
· значность показателя;
· методика или алгоритм формирования показателя;
· подразделение-потребитель.
Коды документов разрабатываются при условии обработки анкет на компьютере. Последняя анкета используется крайне редко из-за трудоемкости заполнения и обработки ее в электронном варианте.
На этом же этапе составляется программа обследования, которая должна отразить следующие разделы:
ü первый раздел предусматривает получение информации об объекте в целом, включая цели и задачи функционирования объекта, а также основные показатели деятельности предприятия и параметры значений;
ü второй раздел включает изучение функциональной структуры предприятия, т.е. перечень функциональных задач и функций управления с выполненными процедурами преобразования входной информации в выходную;
ü третий раздел предусматривает изучение и описание информационных и материальных потоков на уровне экономических документов и показателей.
Программа обследования может включать и другие разделы в зависимости от решений специалистов, проводящих обследование объекта управления, а также требований заказчика. В соответствии с программой обследования составляется план-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования, куда включаются следующие данные:
ü наименование работ;
ü подразделение предприятия, где планируется сбор информации;
ü исполнитель группы проектировщиков;
ü дата начала;
ü длительность исполнения;
ü дата окончания.
План-график служит инструментом планирования и оперативного управления работ не только на этапе сбора информации, но и на следующих этапах предпроектного обследования объекта.
На основе собранных материалов об объекте управления и выполнении формализованных разделов отчета об обследовании выполняется этап «анализ материалов об обследовании», целями которого являются:
ü сопоставление всей собранной информации об объекте с требованиями, определяющими недостатки его функционирования;
ü выработка направлений совершенствования методов, связанных с разработкой информационных технологий для применения в ЭИС;
ü обоснование выбора решений по обеспечивающим частям системы (информационной, технической, программной и т.д.).
Анализ материалов обследования предусматривает предварительную обработку материалов, собранных на предыдущем этапе. Это и обработка опросных листов, анкет, и составление дерева функций и задач по соответствующему объекту.
Дерево функций и задач является основой разработки методов их решения, а также информационного обеспечения системы управления.
Методы анализа информационных потоков будут рассмотрены в следующем параграфе.
Основными методами анализа являются следующие:
ü построение схем документооборота;
ü построение матричных моделей потоков информации.
Результатом второго этапа работ является выполнение формализованного отчета об обследовании, который должен отвечать поставленным целям.
Результатом третьего этапа является разработка «Технико-экономического обоснования» (ТЭО) проекта ЭИС и «Технического задания на создание автоматизированной системы» (ТЗ). Структуры этих документов подробно рассмотрены в параграфе 2.2.
