Підготовка та проведення ділових зустрічей

Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї потрібно серйозно підготуватись, продумавши все до дрібниць.

Про ділову зустріч потрібно домовлятися заздалегідь. В межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні. Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися за допомогою електронної пошти, по телефону.

Особливо ретельною повинна бути підготовка до зустрічі з іноземцями. Потрібно передбачити всі елементи програми їх перебування: порядок зустрічі, персональний склад учасників, участь представників преси. обмін сувенірами, вітальні промови, розміщення у готелі, ділова частина, культурна програма, неофіційні прийоми, проводи.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:

· предмет ділової зустрічі;

· місце проведення;

· часові межі;

· кількість учасників;

· матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.

При підготовці до ділової зустрічі на своїй території потрібно передбачити такі основні моменти:

· підготовка приміщення;

· зустріч делегації;

· привітання;

· розміщення учасників зустрічі;

· офіційна мова тощо.

 

Ділова атрибутика. Візитні картки. Візитні картки стали незамінним засобом ділового спілкування. Їх практичне значення полягає в тому, що вони дають інформацію про прізвище, ім’я, по батькові, посаду, найменування й адресу установи, в якій працює власник візитної картки, номер його робочого, а при необхідності, домашнього телефону.

Відсутність візитної картки може стати перешкодою у встановленні і підтримці ділових стосунків.

Використовуються візитні картки в таких випадках:

· інформування в момент знайомства про себе і свою фірму чи підприємство;

· інформування про себе осіб, в контактах з якими ви зацікавлені;

· підтримання контактів з партнерами, поздоровлення зі святом чи іншою подією;

· вираження подяки, співчуття, а також супроводження подарунка чи квітів.

Візитна картка – не­обхідний атрибут дипло­матичної практики. Вона також широко використо­вується бізнесменами, політичними діячами, журналістами тощо. Нею користуються при вста­новленні та підтриманні контактів і ділових зв’яз­ків з урядовими, дипло­матичними, громадськи­ми організаціями, іншими зацікавленими особами. Візитна картка використовується як при безпосередніх кон­тактах, так і для заочної рекомендації її власника.

Розмір сучасних ділових карток в середньому 90 ´ 50 мм для чоловіків і 80 ´ 40 мм – для жінок. Класична ділова візитка виготовляється з товстого білого картону. Текст друкується розбірли­вим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма – рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі – назва фірми, де працює власник картки. По цен­тру – його ім’я і прізвище (у нашій практиці – ім’я, прізвище та по батькові), під ними – посада. В лівому нижньому кутку – адреса фірми, у правому – телефони. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв’язку.

У діловій сфері деякі підприємці замовляють картки рожевого, голубого, зеленуватого відтінків.

В Україні і Росії візитні картки часто друкуються з одного боку державною мовою, а на звороті – англійською. Проте за правилами протоколу, текст візитки повинен бути надрукований тільки на одній стороні, щоб друга залишалася чистою для можливих записів. Перед поїздкою за кордон часто спеціально замовляються візитні картки мовою тієї країни, куди прямує її власник.

Візитними картками обмінюються при знайомстві, при поздоровленні і вираженні співчуття, з візитними картками пересилаються подарунки (квіти, альбоми, книги, журнали, квитки в театр, на виставку, програми, фотографії), їх прийнято залишати, наносячи візит, і надсилати у відповідь замість візиту. Іноді візитки надсилають замість листа, у якому висловлюється подяка за запрошення на неофіційний прийом, виставу, в театр і т.п.

В деяких випадках, наприклад, якщо у ділової людини нема часу для складання рекомендаційного листа, візитна картка служить рекомендацією.

Основні положення користування візитною карткою в ділових стосунках [3].

· Направлення візитної картки рівноцінне візиту.

· Більш ввічливо залишити візитну картку особисто.

· Відповіді на візитні картки необхідно дава­ти протягом доби і також візитними карт­ками.

· Після знайомства першою, звичайно, зали­шає свою картку особа, що займає нижчу посаду. Якщо партнери знаходяться при­близно на одному рівні, то першою подає картку особа молодша за віком. У випадку виникнення сумніву щодо цього, за старим французьким протоколом, вручає свою візитну картку першим той партнер, який виявився більш ввічливим.

· В резиденції подружжя, неодружені чолові­ки залишають дві візитні картки: одну для чоловіка, другу – для дружини.

· Подружжя в домі іншого подружжя зали­шає дві візитні картки: одну (картку дружи­ни) – для чоловіка, другу (спільну) – для дружини. У Великобританії сімейні картки не використовуються. Тому в цій країні, перебуваючи в резиденції подружжя, залишайте одну картку для чоловіка, другу – для дружини.

· В домі неодруженого чоловіка жінка свою картку не залишає. В США на візитних картках неодружених чоловіків і неодружених жінок, а також сімей­них картках вказується адреса. На картці одруженого чоловіка адресу не вказують, оскільки мається на увазі, що вона залишається разом із сімейною карткою, де адреса вказується. Ім’я вказується після Мr. для чоловіків і Мs. – для одружених жінок; Мss. – пишуть на візитних картках молодих жінок, яким минуло 18 років. На “візитках” неповнолітніх осіб молодших за цей вік, вказується лише ім’я і прізвище.

· Після знайомства з жінкою чоловік зобов’язаний, по можливості, не пізніше ніж протягом тижня, надіслати їй свою картку для її чоловіка, навіть якщо він не був йому відрекомендований. Було б найкраще перед тим, як зробити цей ввічливий жест, самому відрекомендуватися чоловіку, якщо він не відсутній. Мета чітка: створити якомога розгалуженішу мережу контактів. Цілком можливо, що через деякий час хтось із подружжя вам знадобиться.

· Якщо жінка знайомиться з іншою жінкою і має намір у подальшому підтри­мувати з нею стосунки, якщо вона старша, або ж жінка, що знайомиться, заміжня за чоловіком, становище якого в суспільстві або на службі вище становища її чоловіка, то вона першою залишає свою картку. Заміжня жінка залишає дві картки – свою і чоловіка.

· Гостям, присутнім на сніданку, обіді чи вечері (виключаючи запрошення на чай), слід відправити господарям листи з подякою або залишити в домі господарів протягом тижня візитну картку.

· Особи, що обіймають високі посади, знаходячись в іншій країні проїздом, залишають свої візитні картки протягом 24-х годин після приїзду, відповідати на них слід також не пізніше як за добу.

У міжнародній практиці встановились короткі символи, які переда­ють певне ставлення власника візитної картки до особи, якій вона надсилається. Ці символи пишуть у лівому нижньому кутку візитної картки буквами латинського алфавіту:

р.f. – поздоровлення;

р.r. – подяка;

р.с. – співчуття;

р.f.N.А. – поздоровлення з Новим роком;

р.р. – заочна рекомендація нової особи, яка прибула на роботу до представниц­тва (замість особистого візиту). У цьому випадку букви пишуться на візитній картці глави представництва, яка надсилається разом з візитною карткою рекомендованої особи, на якій ніяких літер не простав­ляють. Відповідь дається візитною карткою без написів на адресу особи, яка рекомендується;

р.р.с. – висловлення прощання у зв’язку з ос­таточним від’їздом із країни, коли прощальний візит не наноситься;

p.f.c. – на честь прекрасного знайомства;

p.f.v. – з бажанням відвідати.

У менш офіційних випадках на візитних картках залежно від обставин внизу і обов’язково в третій особі пишеться: „вітає з національним святом”, „вітає з Новим роком”, „дякує за увагу” (як відповідь на надісланий сувенір, квіти і т.п.); „дякує за вітання”. Залежно від конкретного випадку можливі й інші написи. Такі тексти не підписуються і дата не проставляється.

Візитна картка, яка передається адресату особисто (але без нанесення візиту), загинається з лівого або правого боку залеж­но від місцевої практики. Через водія чи кур’єра передаються не загнуті візитні картки. Передача через них загнутих карток вважається грубим порушенням ети­кету. Відповіді на візитні картки даються візитними картками протягом 24 годин з моменту одержання.

З нагоди національних чи інших свят та подій в країні перебу­вання першими вітають візитними картками особи (іноземці), які акредитовані і працюють у цій країні. На візитних картках офіційних осіб, особливо дипломатич­них працівників, друкується тільки ім’я (по батькові), прізвище та посада. У право­му нижньому кутку проставляється назва столиці країни перебування. Номер теле­фону, домашня та службова адреса, як правило, не друкуються. На зовнішній вигляд візитних карток, їх розмір, шрифт, мову тексту і його розміщення, а також порядок їх використання можуть впливати місцеві традиції і з ними потрібно рахуватися.

Основні поняття і ключові слова: візитні картки, правила виготовлення візитних карток, основні положення користування візитними картками.