Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функцией для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида — организационного аудита.
В наиболее общем виде аудит — это процесс получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность (рис.7.6).
Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте охвата (рис.7.7).
Отрасли аудита: аудит имущества (АИ); аудит профессионализма персонала (АПП); аудит интеллектуальной собственности (АИС); аудит методологии и процесса управления (АМПУ); аудит механизма управления (АМУ); аудит технологии и процесса производства (АТПП); аудит организации производства (АОП); операционный аудит (ОА); управленческий аудит (УА); аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них:
• полностью разработанные отрасли — ОА, АБУ;
• отрасли разрабатываются — АПП, АИС, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП, АУ;
• отрасли еще не разрабатываются — АИС.
Рис.7.6. Составные части профессионального аудита организаций
Подотрасли аудита имущества:
• аудит основных и оборотных управленческих средств;
• аудит основных и оборотных производственных средств;
• аудит основных и оборотных технологических средств.
Подотрасли аудита профессионализма персонала:
• аудит профессионализма руководителей;
• аудит профессионализма специалистов;
• аудит профессионализма рабочих и служащих;
• аудит повышения квалификации персоналом.
Подотрасли аудита интеллектуальной собственности:
• аудит интеллектуальной собственности руководителей;
• аудит интеллектуальной собственности специалистов;
• аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих.
Подотрасли аудита методологии и процесса управления:
• аудит целей и задач;
• аудит законов и принципов функционирования организации;
• аудит функций;
• аудит стратегий;
• аудит технологий управления;
• аудит коммуникаций;
• аудит свойств и схем процесса управления;
• аудит управленческих решений;
• аудит информационных технологий.
Рис. 7.7. Структура аудита организаций
Подотрасли аудита механизма управления:
• аудит функциональных структур;
• аудит организационных структур;
• аудит оргтехники;
• аудит офисной мебели;
• аудит сетей связи;
• аудит схем и свойств документооборота.
Подотрасли аудита технологии и процесса производства:
• аудит техники и технологии производства;
• аудит процесса производства;
• экологический аудит.
Подотрасли аудита организации производства:
• аудит схем и свойств документооборота;
• аудит укомплектованности производства;
• аудит эргономики и техники безопасности;
• аудит должностных инструкций и положений.
Подотрасли операционного аудита:
• технологический контроль изделий;
• ведомственная приемка изделий;
• аудит самоконтроля изделий.
Подотрасли управленческого аудита:
• аудит деловых операций;
• аудит затрат ресурсов;
• аудит экономичности и эффективности производства.
По уровню полноты аудит может быть функциональный, комплексный и системный. Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персонал, делопроизводство, экология и др. Комплексный аудит характеризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по принятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит производства и управления. Системный аудит — это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:
• экономической, организационной и социальной эффективности работы организации,
• прогнозированию рисков,
• определению стоимости организации для продажи или страхования,
• определению стоимости системы управления для продажи или страхования,
• аттестации руководителей и специалистов,
• затратам на лоббирование интересов организации,
• затратам на услуги консультационных фирм.
По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.
Технологический аудит — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых объектом аудита.
Экономический аудит — это контроль соблюдения экономических норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является его составной частью.
Организационный аудит — это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса и явления.
Правовой аудит — это контроль выполнения международных, государственных и местных законодательных актов и положений, а также внутренних для организации уставных документов и распоряжений руководителя.
Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации, выполнения психофизиологических рекомендаций при назначении работников на должность, соблюдения требований эргономики.
Например, аудит информационного обеспечения процесса управления складывается из следующих конкретных видов контроля:
• технологический аудит (ТА) — контроль наличия информационной техники и технологии, числящейся на балансе организации, и проверка ее состояния, совместимость между собой;
• экономический аудит (ЭА) — контроль эффективности использованной информационной техники и технологии, эффективности полученной и произведенной информации;
• организационный аудит (ОА) — контроль схемы документооборота, параметров информации для заявленных подразделений или специалистов, условий хранения информации и обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, распределения прав и ответственности работников информационных подразделений;
• правовой аудит (ПА) — контроль за соблюдением законодательства РФ, условий договоров и уставных документов в части приема и выдачи информации, контроль за ведением представителями организации дел в суде или арбитраже;
• социальный аудит (СА) — контроль за выполнением условий коллективного договора в части информирования работников по заявленным сторонам деятельности организации и социально-бытовым вопросам.
Организационный аудит — связующий элемент системы общих видов аудита (рис.7.8).
Рис.7.8. ОА - связующее звено всех видов аудита
Особенности организационного аудита
Организационный аудит (ОА) можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управления и совершенствованию самого ОА. Этот процесс включает:
• разработку, корректировку или замену стандартов, норм и правил для соответствующих элементов механизма и структуры управления;
• сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления.
Как явление ОА — это объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур.
Объектами организационного аудита выступают элементы системы управления организации, рассмотренные в §2.1. Отрасли, подотрасли, направления и полнота ОА соответствуют схеме, приведенной на рис.7.7. Особо следует остановиться на полноте проведения ОА. Функциональный ОА (аудит по отдельным элементам системы управления) — это первый шаг на пути к системному аудиту. Второй шаг — планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для достижения двух целей:
• оценки соответствия реально полученных данных о функционировании элементов системы управления с нормами или стандартами;
• определение степени соответствия между функционированием этих элементов, так как в организации все элементы системы управления связаны между собой и оказывают существенное взаимовлияние.
Рис. 7.9. Основные варианты комплексного аудита
На рис.7.9 приведены некоторые направления контроля по нескольким элементам системы управления. Среди направлений комплексного ОА в настоящее время отработаны:
• аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и выполняемых программ, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;
• аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации. Это процедура ОА на уровне центров хозяйственной ответственности для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности. Данное направление особенно актуально в связи с введением по ГК РФ широкой номенклатуры организационных форм юридического лица: товарищества, общества, кооперативы, фонды, учреждения и др.:
• аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора операций;
• аудит информационной инфраструктуры. Также производится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.
