В результате анализа свойств процесса организации можно сформировать следующие принципы его построения:
• Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий. Этого принципа придерживается, например, известный шахматист Г. Каспаров при проведении матчей.
• При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.
• Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.
• Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.
• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).
• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.
Процессу организации уделяют значительное внимание в промышленно развитых странах. Так, в некоторых японских фирмах используется пять этапов организации:
• первый этап: руководство фирмы совместно с привлеченными специалистами разрабатывает общие соображения о производстве новой продукции, рынках сбыта;
• второй этап: эскизная разработка конструкторского и технологического проектов;
• третий этап: согласование с конкретными исполнителями деталей технологического проекта, согласование с дилерами деталей продвижения продукции на рынке;
• четвертый этап: разработка конкретных решений и проведение паблик-рилейшнз;
• пятый этап: доработка всех документов, их визирование (каждый причастный к работе ставит печать своей печаткой) и окончательное согласование.
Далее следует выбор лучшего решения. Затем все документы либо направляют в работу, либо кладут в сейф инноваций до лучших времен.
Мы предоставляем читателю самому найти соответствие между приведенными выше четырьмя этапами процесса организации и японским вариантом.
Резюме
• Статическая группа этапов жизненного цикла организации включает порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Динамическая группа включает внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Соответственно организации могут быть статистические и динамические
• Принцип приоритета цели: в системе цель—задача—функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция.
• Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей.
• Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия между элементами.
• Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации ее собственник (учредители) должен подбирать “под себя” персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации.
• Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости.
• Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.
• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных.
• Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.
• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.
• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
• Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.
• Процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в статическую группу?
2. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в динамическую группу?
3. В каких случаях организацию следует рассматривать как статическую?
4. В каких случаях организацию следует рассматривать как динамическую?
5. В чем заключается механизм реализации принципа приоритета цели?
6. В каких случаях эффективнее использовать принцип приоритета функций над структурами, а когда — принцип приоритета структур над функциями?
7. При каких условиях используется принцип приоритета субъекта управления над объектом, а при каких — принцип приоритета объекта управления над субъектом управления?
8. Каков механизм использования принципов соответствия?
9. В чем заключается суть принципа оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления?
10. Как реализовать принцип прямоточности?
11. Приведите примеры эффективного использования принципа ритмичности.
12. Каково значение принципа пропорциональности, в чем его отличие от закона композиции и пропорциональности?
13. Какова область действия принципа синхронизации?
14. Какие основные этапы, процедуры и операции входят в состав процесса организации?
15. Как достичь устойчивости процесса организации?
16. В каких условиях требуется обеспечение изменчивости процесса?
17. Каков механизм создания непрерывности процесса организации?
18. В каких случаях требуется получить дискретность процесса организации?
19. Для каких сфер деятельности лучше всего подходит цикличный процесс организации?
20. Какие производные схемы процесса организации существуют?
