Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


—редства хранени€ документов




 

 лассификаци€ средств хранени€ документов представлена на рис. 7.3. ѕри наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранени€ становитс€ весьма актуальным. ќсновными требовани€ми к системе хранени€ документов €вл€ютс€:

І удобство и простота организации, пополнени€ и замены документов;

І удобство и простота поиска документов;

І минимальный размер занимаемой площади;

І невысока€ стоимость.

 

 

–ис. 7.3.  лассификаци€ средств хранени€ документов

—редства хранени€ документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футл€ры, которые размещаютс€ в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

Ќаибольший интерес представл€ют картотеки.

 артотека Ц это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержани€ и расположенных в систематизированном пор€дке.

–азработано и примен€етс€ большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихс€ и др.  арты в картотеках располагаютс€ по пор€дковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. ƒл€ облегчени€ поиска карт в массиве примен€ютс€ разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.

ѕлоские картотеки Ц карточки располагаютс€ таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. ѕлоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

¬ертикальные картотеки представл€ют собой €щики (лотки) с вертикально расположенными в них картами.  арты могут размещатьс€ свободно или закрепл€тьс€ горизонтальным стержнем, проход€щим через пробитые в картах отверсти€. ¬ертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. »х используют дл€ работы с картами учета документов в бухгалтери€х, отделах кадров и других отделах предпри€тий, в архивах, библиотеках и др. ƒостоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, больша€ вместимость; недостаток Ц относительна€ трудность поиска карт.

ƒл€ хранени€ документов на рабочих местах в €щиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. ƒл€ этих картотек используют специальные папки подвесного хранени€, в которые закладываютс€ карты или документы, содержащие необходимую информацию.

¬ращающиес€ картотеки Ц это барабаны, вращающиес€ вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секци€х которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. ƒругой разновидностью вращающихс€ картотек €вл€етс€ устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. ѕодобного типа картотеки обычно используютс€ дл€ организации справочных установок массового пользовани€, например, в каталогах библиотек. ¬ращающиес€ картотеки обоих видов часто оборудуютс€ механизмами автоматизированного поиска.

Ёлеваторные картотеки представл€ют собой устройство, в котором организована автоматизированна€ подача подвешенных к роликовой цепи лотков (€щиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. ѕодача лотков осуществл€етс€ в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управлени€.

 артотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позвол€ют осуществл€ть легкий механизированный поиск.  арта с краевой перфорацией представл€ет собой пр€моугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены р€ды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двум€) отверсти€ми в каждой позиции. ѕри занесении поискового кода на карте производитс€ вырезка перемычки, отдел€ющей соответствующее отверстие от кра€ перфокарты, так, что образуетс€ открыта€ щель. Ќа центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заноситс€ вс€ необходима€ информаци€ печатным способом, копированием документа или вручную. ѕоиск карт с нужной информацией осуществл€етс€ протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встр€хиванием этой колоды. ѕри встр€хивании нужные перфокарты из колоды выпадают. — помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 - 6 признакам.

 артотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позвол€ют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранени€ микрофильмированной документации. ћикрофотокопи€ документа представл€ет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. ќсновное назначение микрофильмировани€: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой дл€ хранени€ площади в дес€тки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копировани€ и размножени€ документов. »з всех используемых на практике систем хранени€ документов системы хранени€ информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранени€ единицы информации. »звестны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько дес€тков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получени€ с него фотокопии 10-20 мин. ¬ыпускаетс€ больша€ гамма всевозможных устройств микрофотокопировани€, репродуцировани€, копировани€, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранени€ микрофотокопий.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-01-29; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1510 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

ƒва самых важных дн€ в твоей жизни: день, когда ты по€вилс€ на свет, и день, когда пон€л, зачем. © ћарк “вен
==> читать все изречени€...

312 - | 277 -


© 2015-2023 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.01 с.