ДИПЛОМАТИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО —система документационного обеспечения дипломатической службы, организация работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства иностранных дел.
ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ — один из основных элементов дипломатической переписки, включающий послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям.
ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА — переписка между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Требует учета правового равенства партнеров, их взаимного уважения и корректности.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ В СИСТЕМЕ ДИПЛОМАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ — сохранение в тайне сведений государственного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам государства.
Дипломатическая служба — во многом это искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневековья считалось, что каждый человек, посвятивший себя дипломатии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональными качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» — официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сложенного вдвое листа пергамента.
Об огромной значимости делопроизводства в системе международных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. (ст. 24) и Венской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. (ст. 33) специально зафиксировано, что документы диппредставительств и консульств неприкосновенны в любое время и независимо от их местонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих законодательных, исполнительных и судебных органов, а также обезопасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи и т.п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то последние без промедления должны возвратить их законному собственнику.
В России национальная школа дипломатического документирования начала складываться при Иване III одновременно со становлением самостоятельной дипломатической службы. Тогда же определились основные разновидности русских дипломатических документов: «листовые письма» — грамоты, «статейные списки» и «столбцы», — политические отчеты и информационные посольские книги, «отпуска» — грамоты главам иностранных государств, «титулярники», «верющие (верительные) грамоты».
