Система электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства и перехода к безбумажным технологиям в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации.
Система автоматизирует деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, обеспечивает ведение телефонного справочника.Структура системы СЭДО разработана по многозвенной клиент-серверной технологии, позволившей реализовать:
· централизованное хранение и обработку данных на сервере;
· целостность данных;
· совместную работу пользователей с общими данными без нарушения целостности базы данных;
· минимизацию объема передаваемой информации по сети от сервера базы данных пользователям;
· снижение вычислительной нагрузки на клиентские компьютеры, что позволяет увеличить производительность системы простым увеличением мощности сервера.
Структурно СЭДО представляет собой комплекс прикладных клиентских и серверных подсистем.
Такое разбиение позволяет поддерживать масштабируемость системы и обеспечивает ее распределенность.
СЭДО ВАС РФ состоит из следующих взаимосвязанных подсистем:
- Подсистема регистрации предназначена для учета входящих, исходящих, внутренних документов, обеспечения процессов регистрации и работы с документами.
- Подсистема учета резолюций/заданий предназначена для учета заданий, назначенных сотрудникам по поступившим документам, и обеспечения возможности контроля исполнения заданий.
- Подсистема журналирования истории исполнения регистрационной карточки и карточки задания предназначена для фиксации и учета действий по переводу карточек в различные состояния, изменения учетных характеристик регистрационной карточки документа и карточки задания и функционирует в составе подсистем регистрации и учета резолюций/заданий.
- Подсистема учёта движения документов предназначена для автоматизации учёта приёма/передачи бумажных экземпляров документов. Обеспечивает автоматическое внесение записи в журнал передачи регистрационной карточки при сканировании документа с помощью ручного сканера штрих-кода, а также путём выполнения групповой операции приёма/передачи документов.
- Подсистема шаблонов выполняет следующие функции:
· Формирование шаблона регистрационной карточки
· Формирование шаблона резолюции
· Формирование шаблона маршрута согласования документов
Шаблон регистрационной карточкипредназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с типовыми документами. Типовые документы выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании РК исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.
Шаблон резолюции предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с одинаковыми резолюциями на документы. Типовые резолюции выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании резолюции документа исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые для создаваемой резолюции реквизиты.
Шаблон маршрутов согласования документов предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с маршрутами согласования документов. Типовые маршруты выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании маршрута исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.
- Подсистема подготовки телефонного справочника сотрудников предназначена для ведения телефонного справочника Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
- Подсистема контроля предназначена для контроля исполнения резолюций руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
- Подсистема формирования отчетов предназначена для построения пользователями отчетов с требуемыми параметрами. Среди отчетов можно отметить:
· Справка о выполнении поручений руководства ВАС РФ
· Сводка об исполнении (по входящим)
· Сводка по документообороту (контрольные документы) для ВАС РФ
· Статистика по эксплуатации СЭДО
· Список контрольных документов
· Опись дел
· Лист-заверитель дела
- Подсистема потокового сканирования предназначена для сканирования входящей корреспонденции и прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам.
- Подсистема настроек предназначена для установки параметров работы системы.
- Подсистема контроля исполнительской дисциплины предназначена для отслеживания состояния папок пользователей в СЭДО без запуска системы.
- Подсистема администрирования ролевой модели системы электронного документооборота обеспечивает гибкие настройки доступа пользователей к объектам СЭДО.
- Подсистема автоматизации архива автоматизирует работу с документами на последних этапах обработки и уменьшает нагрузку сотрудников отдела архива и секретарей, занимающихся архивным хранением документов.
- Подсистема групповых операций позволяет выполнять групповые операции с регистрационными карточками и заданиями:
· Групповое наложение резолюций
· Групповое исполнение заданий
· Групповое принятие заданий в работу
· Групповое внесение записи о приеме/передачи в журнал РК
· Прикрепление документа в исполнение к группе КЗ
- Подсистема настраиваемых атрибутов регистрационной карточки и задания позволяет настраивать дополнительные поля регистрационной карточки и карточки задания, а также производить поиск по этим атрибутам.
- Подсистема автоматизации экспедиции предназначена для обработки исходящей корреспонденции.Она обеспечивает:
· Формирование регистрируемого почтового отправления
· Получение и присвоение идентификатора почтового отправления
· Печать конвертов, наклеек
· Печать уведомлений
· Формирование и печать реестров отправляемой корреспонденции
· Отметка о доставке/возврате отправляемой корреспонденции
- Подсистема интеграции системы электронного документооборота ВАС РФ с автоматизированной системой судебного делопроизводства ВАС РФ разработана для установления связей между жалобами в системе электронного документооборота ВАС РФ и надзорными производствами в системе судебного делопроизводства ВАС РФ.
