Система электронного документооборота (СЭДО) ВАС РФ

Система электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства и перехода к безбумажным технологиям в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации.

Система автоматизирует деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, обеспечивает ведение телефонного справочника.Структура системы СЭДО разработана по многозвенной клиент-серверной технологии, позволившей реализовать:

· централизованное хранение и обработку данных на сервере;

· целостность данных;

· совместную работу пользователей с общими данными без нарушения целостности базы данных;

· минимизацию объема передаваемой информации по сети от сервера базы данных пользователям;

· снижение вычислительной нагрузки на клиентские компьютеры, что позволяет увеличить производительность системы простым увеличением мощности сервера.

Структурно СЭДО представляет собой комплекс прикладных клиентских и серверных подсистем.

Такое разбиение позволяет поддерживать масштабируемость системы и обеспечивает ее распределенность.

СЭДО ВАС РФ состоит из следующих взаимосвязанных подсистем:

- Подсистема регистрации предназначена для учета входящих, исходящих, внутренних документов, обеспечения процессов регистрации и работы с документами.

- Подсистема учета резолюций/заданий предназначена для учета заданий, назначенных сотрудникам по поступившим документам, и обеспечения возможности контроля исполнения заданий.

- Подсистема журналирования истории исполнения регистрационной карточки и карточки задания предназначена для фиксации и учета действий по переводу карточек в различные состояния, изменения учетных характеристик регистрационной карточки документа и карточки задания и функционирует в составе подсистем регистрации и учета резолюций/заданий.

- Подсистема учёта движения документов предназначена для автоматизации учёта приёма/передачи бумажных экземпляров документов. Обеспечивает автоматическое внесение записи в журнал передачи регистрационной карточки при сканировании документа с помощью ручного сканера штрих-кода, а также путём выполнения групповой операции приёма/передачи документов.

- Подсистема шаблонов выполняет следующие функции:

· Формирование шаблона регистрационной карточки

· Формирование шаблона резолюции

· Формирование шаблона маршрута согласования документов

Шаблон регистрационной карточкипредназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с типовыми документами. Типовые документы выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании РК исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.

Шаблон резолюции предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с одинаковыми резолюциями на документы. Типовые резолюции выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании резолюции документа исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые для создаваемой резолюции реквизиты.

Шаблон маршрутов согласования документов предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с маршрутами согласования документов. Типовые маршруты выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании маршрута исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.

- Подсистема подготовки телефонного справочника сотрудников предназначена для ведения телефонного справочника Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

- Подсистема контроля предназначена для контроля исполнения резолюций руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

- Подсистема формирования отчетов предназначена для построения пользователями отчетов с требуемыми параметрами. Среди отчетов можно отметить:

· Справка о выполнении поручений руководства ВАС РФ

· Сводка об исполнении (по входящим)

· Сводка по документообороту (контрольные документы) для ВАС РФ

· Статистика по эксплуатации СЭДО

· Список контрольных документов

· Опись дел

· Лист-заверитель дела

- Подсистема потокового сканирования предназначена для сканирования входящей корреспонденции и прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам.

- Подсистема настроек предназначена для установки параметров работы системы.

- Подсистема контроля исполнительской дисциплины предназначена для отслеживания состояния папок пользователей в СЭДО без запуска системы.

- Подсистема администрирования ролевой модели системы электронного документооборота обеспечивает гибкие настройки доступа пользователей к объектам СЭДО.

- Подсистема автоматизации архива автоматизирует работу с документами на последних этапах обработки и уменьшает нагрузку сотрудников отдела архива и секретарей, занимающихся архивным хранением документов.

- Подсистема групповых операций позволяет выполнять групповые операции с регистрационными карточками и заданиями:

· Групповое наложение резолюций

· Групповое исполнение заданий

· Групповое принятие заданий в работу

· Групповое внесение записи о приеме/передачи в журнал РК

· Прикрепление документа в исполнение к группе КЗ

- Подсистема настраиваемых атрибутов регистрационной карточки и задания позволяет настраивать дополнительные поля регистрационной карточки и карточки задания, а также производить поиск по этим атрибутам.

- Подсистема автоматизации экспедиции предназначена для обработки исходящей корреспонденции.Она обеспечивает:

· Формирование регистрируемого почтового отправления

· Получение и присвоение идентификатора почтового отправления

· Печать конвертов, наклеек

· Печать уведомлений

· Формирование и печать реестров отправляемой корреспонденции

· Отметка о доставке/возврате отправляемой корреспонденции

- Подсистема интеграции системы электронного документооборота ВАС РФ с автоматизированной системой судебного делопроизводства ВАС РФ разработана для установления связей между жалобами в системе электронного документооборота ВАС РФ и надзорными производствами в системе судебного делопроизводства ВАС РФ.