Изменение структуры таблиц

В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставка\Строки или нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля и выбрать тип данных для него.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора.

 

Настройка изображения таблиц

Команда Формат\Шрифт… выводит окно диалога, в котором можно выбрать тип шрифта, размер, начертание, цвет. Выбранный шрифт будет применен для всей таблицы.

Команда Формат\Режим таблицы… устанавливает параметры оформления ячеек во всей таблице: наличие горизонтальных и вертикальных линий сетки, их цвет, цвет фона ячеек, оформление и т.д.

Если нужно установить шрифты и оформление ячеек, которые будут использованы по умолчанию во всех таблицах (в том числе и во вновь создаваемых), то следует воспользоваться командой Сервис\Параметры... В появившемся окне диалога нужно перейти на вкладку Режим таблицы и здесь задать новые параметры оформления.

Высоту строки и ширину столбца таблицы можно изменить непосредственно на экране, установив указатель мыши в область заголовка столбца или строки. Указатель примет форму двунаправленной стрелки. После этого можно изменить ширину столбца или высоту строки, перетаскивая их границы.

Команды Высота строки…, Ширина столбца… меню Формат выводят окна диалога, где предлагается задать новую высоту или ширину, указав ее размер в пунктах. Можно также установить стандартную высоту строки и ширину столбца, включив соответствующую опцию. Если сразу трудно подобрать ширину столбца, то можно нажать кнопку По ширине данных и она будет подобрана таким образом, чтобы в новую ширину поместились все данные этого поля.

В таблице можно также изменить порядок следования столбцов. По умолчанию порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы. Для изменения порядка следования столбцов в режиме таблицы следует полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке и перенести область выделения в новое место.

Команды меню Формат дают возможность внести в макет таблицы и другие изменения:

Переименовать столбец - задать новое имя столбца, отличное от имени соответствующего поля в структуре таблицы. В структуре таблиц часто используют сокращения в именах полей. Это делает их менее информативными. При просмотре таблиц можно исправить этот недостаток, переименовав соответствующий столбец.

Скрыть столбцы - скрыть выделенные столбцы при просмотре таблицы. Для выделения столбца достаточно щелкнуть мышью в любом месте столбца.

Отобразить столбцы.. - вывод диалогового окна, в котором предлагается выбрать столбцы, необходимые для отображения на экране.

Закрепить столбцы - фиксировать выделенные столбцы при просмотре таблицы. Зафиксированные таким образом столбцы при прокрутке таблицы влево или вправо постоянно присутствуют на экране. Это значительно облегчает чтение таблиц, содержащих много полей.

Освободить все столбцы - отмена фиксации столбцов.

 

Поиск и замена данных

Access может искать нужное значение в определенном поле или во всех полях таблицы. Для этого используется диалоговое окно Поиск, в котором можно выбрать вариант поиска (команда Правка\Найти).

Аналогичное окно Замена позволяет заменить значения последовательно в нескольких записях таблицы (команда Правка\Заменить).

Не всегда точно известно, что именно следует найти. В этом случае можно использовать символы шаблона:? - замена не точно известного символа в указанной позиции шаблона, * - замена группы символов. Для определения диапазона символов используется дефис, например, любая буква от А до К обозначается как [A-K]. Для описания альтернативных символов применяют скобки, например, [OA] означает О или А. Примеры шаблонов:

р?ка рука, река

*град Волгоград, Ленинград, Белград

К[оа]мпания компания, кампания

 

 

Сортировка записей

Для изменения порядка записей в таблице, для группировки одинаковых значений удобно применять команду быстрой сортировки (Записи\Быстрая сортировка) или соответствующие кнопки на панели инструментов . Для этого нужно выделить столбцы, по значениям которых будут сортироваться записи, а затем нажать на кнопку на панели инструментов.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно открыть таблицу и выполнить команду Записи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр (рис.3).

Рис.3. Окно Фильтр.

В этом окне в строке Поле из списка полей таблицы нужно выбрать то, сортировка по которому должна производиться в первую очередь. В строке Сортировка в этом же столбце бланка выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается поле, по которому будет проводиться сортировка во вторую очередь, и для него указывается тип сортировки. И так далее для всех полей, по которым будет проведена сортировка. После заполнения бланка сортировки выполнить команду Записи\Применить фильтр.

Чтобы вернуться к первоначальному порядку записей, выполните команду Записи\Удалить фильтр.

 

Задание 2.

1. Откройте базу данных «Отдел кадров +Ваша фамилия». Откройте таблицу Сотрудники.

2. После поля Отчество вставьте новое поле Пол (3 символ - тип текстовый). Перед полем Должн добавьте новое поле Образование. В режиме таблицы заполните эти поля (пол обозначьте следующим образом м – мужской, ж – женский).

3. Переименуйте поле Дата рожд в Дата рождения.

4. Удалите поле Дата зачисления.

5. В таблице Сотрудники сделайте Тип шрифта – Courier, Начертание – обычное, Размер – 11 пт, Цвет – темно-синий. Сохраните изменения.

6. Откройте таблицу Состав семьи.

7. Измените оформление таблицы таким образом, чтобы Цвет фона был желтым, Цвет линий – черный, Горизонтальная линия сетки – Точечная линия. Сохраните изменения.

8. Откройте таблицу Штатное расписание.

9. Удалите поле ФЗПМ и ФЗПГ.

10. Задайте оформление таблицы – Приподнятое. Сохраните изменения.

11. Откройте таблицу Сотрудники. С помощью команды Заменить… замените обозначение в поле Пол «м» на «муж» и «ж» на «жен» (Замечание: в списке Совпадение выберите параметр Поля целиком).

12. Задайте сортировку записей таким образом, в верху списка были мужчины в алфавитном порядке, а затем женщины в алфавитном порядке. Сохраните изменения в таблице.