Утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:
01. Государственный герб Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
04. Код организации.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
07. Код формы документа.
08. Наименование организации.
09. Справочные данные об организации.
10. Наименование вида документа.
11. Дата документа.
12. Регистрационный номер документа.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
14. Место составления или издания документа.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения документа.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст документа.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования документа.
24. Визы согласования документа.
25. Оттиск печати.
26. Отметка о заверении копии.
27. Отметка об исполнителе.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении документа в организацию.
30. Идентификатор электронной копии документа.
Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов
Реквизиты Герб (01, 02), Эмблема (03)
Использование на бланках документов государственного герба РФ и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно законом «О государственном гербе РФ» и правовыми актами субъектов РФ.
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, то есть зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.
Реквизит Код организации (04)
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации.
Реквизит Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)
Реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)
Реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит Код формы документа (07)
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит Наименование организации (08)
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
При наличии у предприятия вышестоящей организации ее наименование (полное или сокращенное) указывают выше наименования предприятия.
Наименование вышестоящей организации, самого предприятия приводятся в именительном падеже последовательно один под другим.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Реквизит Справочные данные организации (09)
Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные включают: почтовый и телеграфный адреса, номера телефонов, телефакса, телекса, электронной почты, банковские реквизиты (на случай переписки по расчетно-денежным вопросам).
Реквизит Наименование вида документа (10)
Все служебные документа, за исключением письма, имеют название. Наименование вида документа указывается заглавными буквами: ПРИКАЗ, АКТ.
Реквизит Дата документа (11)
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для актов – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Для оформления дат применяются цифровой и словесно-цифровой способы.
Цифровой способ является наиболее экономичным, так как сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ.
Элементы даты проводятся одной строкой арабскими цифрами, отдельными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год.
Например: дату 30 декабря 2014 года (словесно-цифровой способ) надо оформлять как 30.12.2014. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 08 декабря 2014 года.
В соответствии с международными стандартами допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 2014.12. Дата является частью реквизитов ОРД.
Реквизит Регистрационный номер документа (12)
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер (индекс) исходящего документа может состоять из трех частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 03-45/68, где 03 – индекс подразделения, 45 – номер дела, 68 – порядковый номер исходящего документа).
Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа входящего (13)
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и переписывается из инициативного документа. Инициативный – документ, требующий ответа.
Реквизит Место составления или издания (14)
На каждом документе должно быть указано место его составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации». В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления.
Реквизит Адресат (15)
Составные части реквизита:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы должностного лица;
- почтовый адрес (при необходимости).
Наименование организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность и фамилия получателя – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки (строчными буквами кроме заглавных). Точка в конце реквизитов не ставится.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
- наименование адресата, (организации или фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номера дома, номера квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);
- название области, края, округа, республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
Реквизит изображается одним из способов:
- Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
- Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Например, документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу:
| Предприятие «Контакт» Главному специалисту А.С.Смирнову Ленинский пр., д. 9 Москва, 117049 |
Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке:
| Генеральному директору Компании «Луч» Б.В.Рощину |
Наименование организации может входить в состав наименования должности:
| Директору Ростовского-на-Дону Механического завода В.Ф.Савину |
При адресовании документа частному лицу обязательно приводится почтовый адрес:
| Красовой А.Ю. ул. Бойцовская, 5, кв. 3 г. Химки, Московской обл., 148012 |
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна: например:
| P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia |
Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:
| Директору ПАО «Развитие» А.И.Федорову ф. (495) 235 41 08 |
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом указывается только один адресат.
Реквизит Гриф утверждения документа (16)
Утверждение документа – один из способов его удостоверения (удостоверить – подтвердить подлинность, правильность чего-нибудь).
В состав реквизита входят: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личная подпись должностного лица; ее расшифровка (инициалы, фамилия) и дата утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия «Контакт» л. п. А.Б.Сидоров 12.09.2014 |
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
| УТВЕРЖДЕНО Приказом директора завода от 20.10.2014 № 10 |
Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки.
Гриф утверждения в таких документах как штатное расписание, дополнительно удостоверяется оттиском печати.
Реквизит Резолюция (17)
Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.
В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя (или наименование подразделения), которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции.
Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Реквизит Заголовок к тексту (18)
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту.
Цель заголовка – облегчить принятие решения руководителем без прочтения текста документа, а также для оперативного поиска документа в случае необходимости. Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопросы: «О чем», например:
«О срыве поставок оборудования»;
«чего (кого)», например «Должностная инструкция секретаря –референта».
Точка в конце заголовка не ставится.
На документах формата А5 (148 х 210) заголовок к тексту не указывается.
Реквизит Отметка о контроле (19)
Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится простановкой буквы «К» или слова «Контроль» и служит сигналом секретариату о постановке документа на контроль.
Реквизит Текст документа (20) – основной реквизит документа.
Тесты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Этот реквизит состоит, как правило, их двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения.
Большие по объему документы могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию (арабскими цифрами) в пределах всего документа. Подразделы или подпункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (1.1, то есть раздел 1 и подраздел 1). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта, например, 1.1.1.2.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов (и пунктов) печатаются с абзаца (красной строки). Заголовки структурных частей текста не подчеркиваются, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается.
В тестах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12
с 1 – 2 интервалами между строк текста.
Реквизит Отметка о наличии приложения (21)
Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют так:
| Приложение: на 5 л. в 1 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования следует приводить:
| Приложение: 1. Проект стандарта на 5 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз. |
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:
| Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз. |
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают:
| Приложение: брошюра в 1 экз. |
Реквизит Подпись (22)
Реквизит состоит из трех частей: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной
линии последней строки наименования должности; расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии без пробела между инициалами и фамилией. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал и может центрироваться относительно самой длинной строки.
Если документ составлен на бланке предприятия, наименование организации в наименовании должности не приводится, например:
| Заведующий кафедрой экономики труда, занятости, социологии и психологии л. п. Н.И.Шумилин |
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, в реквизите «Подпись» не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
| Мэр л. п. С.Собянин |
Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц (денежно-финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
| Директор предприятия л. п. К.Т.Морозов Главный бухгалтер л. п. Т.И.Фомина |
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне:
| Директор фирмы Директор завода «Маяк» «Электрон» л. п. А. И. Петров л. п. М.И.Егоров |
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Необходимо допечатать «Зам.» или «И. О.» (от руки не допускается).
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.
Реквизит Гриф согласования документа (23)
Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты:
| СОГЛАСОВАНО Директор департамента бюджетной политики л. п. И.А.Соколов 12.09.2014 |
Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами (см. реквизит Подписи двух директоров).
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 06.10.2014 № 2 |
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, советами трудовых коллективов и тому подобное).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего – гриф согласования.
Реквизит Визы согласования документа (24)
Реквизит Виза используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего:
| Юрисконсульт л. п. К.И.Смелов 13.10.2014 |
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т.п. Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
Реквизит Оттиск печати (25)
Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности.
Печати бывают гербовые и простые. Гербовые печати имеют круглую форму, в ее центре изображение герба, по окружности – полное наименование учреждения. В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать.
Простые печати бывают различной конфигурации.
Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и так далее.
Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.
Большинство документов, создающихся в организациях, не требуют обязательного наличия оттиска печати (но, например, документы, удостоверяющие права организации или отдельных лиц (доверенности), обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью).
Оттиск печати наносится на документы так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Реквизит Отметка о заверении копии (26)
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка содержит заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:
| Верно Инспектор отдела кадров л. п. К.И.Петров 14.10.2014 |
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
Реквизит Отметка об исполнителе (27)
Фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:
| Иванов 124 45 89 |
или
| Емельянов Петр Васильевич 145 54 67 |
Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
Отметка об исполнении – свидетельство того, что работа над документом закончена. Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения организации, в котором исполнен документ:
| В дело 12-04 Ответ направлен 16.09.2014 № 06-15/114 л. п. 17. 09.2014 |
Отметка проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.
Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию (29)
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. Отметка включает: наименование организации – получателя документа, дату поступления и регистрационный номер.
| АО «Маяк» Дата ______________ № ________________ |
Примерная форма регистрационного штампа:
Отметка располагается у нижнего угла первого листа документа.
Реквизит Идентификатором электронной копии документа (30)
Отметка (колонтитул), содержащая поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора, дату, место изготовления и др.).
Например:
| LETTER27.DOC |
LETTER – вид документа, 27 – порядковый номер письма.
Такая отметка необходима для:
- исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
установление лица, осуществившего ввод документа в ПК
