К отдельной группе мер по обеспечению сохранности информации и выявлению несанкционированных запросов относятся программы обнаружения нарушений в режиме реального времени.

Основные направления защиты документированной информации

В соответствии с указанными угрозами формируются задачи защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота, то есть использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации.

Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:

-ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

-персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

-персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

-жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. Его основу составляет действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность доставки документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой ему разрешена в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.

Защищенность документопотоков достигается за счет:

-одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

-нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;

-формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

-использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

-получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;

-письменное или устное указание вышестоящего руководителя;

-устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;

-задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;

-полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом - это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.

Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры обработки или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.