Список. Сортировка данных. Понятие о списке И базе данных excel.

Основные понятия Microsoft excel. Структура электронной таблицы.

Документ в excel принято называть рабочей книгой. Рабочая книга – это совокупность рабочих листов, сохраненных на диске в одном файле.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет свой адрес. Ячейка состоит из заголовка строки и заголовка столбца. Ссылка на ячейку по умолчанию относительная. Существует ещё абсолютные адреса ячейки. Они работают в формульном режиме, данные этой ячейки не будут изменяться. Кроме этого ячейки могут иметь собственные имена. Ссылки на ячейки или адреса ячеек используются в формулах и в функциях в качестве аргумента. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка. Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, является:

· Ширина ячейки около 8 разрядов, высота около 12 пунктов.

· Левое выравнивание для символьных данных.

Блок или диапазон ячеек – это группа последовательных ячеек. Он может состоять как из одной ячейки, строки или её части, столбца или его части или последовательности строк и столбцов.

При копировании формул excel автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. Создание документа excel, работа с шаблонами и символами

Режим автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть намерение пользователя. При вводе текста некоторый столбец excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь первых его символов. Режим автозавершения не используется для ввода даты, времени, чисел, формул, функций. Чтобы отменить автозавершение используется офис - параметры excel – дополнително - параметры правки – автозавершение значений ячеек.

Автозамена работает так же как и в word.

Автозаполнение служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются: маркер автозаполнения.

Автозаполгнение может использоваться для ввода одного и того же значения ячеек, для ввода данных на несколько листов одновременно, для автозаполнения ячеек таблицы данными, предварительно сформированных списком или формулами с помощью маркера автозаполнения. По завершении операции автозаполнения возле последней ячейки с данными появляется кнопка «параметры автозаполнения», после щелчка по которой раскрывается список команд. Типы данных в ячейках электронной таблицы. Электр таблицы могшут содержать: исходные или первчные данные, имеющие как правило постоянные значения или константы, производные данные, которые являются результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых с помощью формул над первичными данными.

Текст или символьные данные, число, формула, функция, дата и время.

Тип данных подразумевает:

ü Допустимое множество значений, которые может принимать константа или переменная этого типа.

ü Допустимое множество операций над этими данными.

1) Включает в себя алфавитные, числовые или спецсимволы. В одном ячейке может содержаться до 32 тыс. символов. Текстовые данные имеют описательный характер, не подвергаются каким либо преобразованиям. Для манипуляций с текстовыми данными в excel существуют специальные текстовые функции. По умолчанию текстовые данные после завершения ввода выравниваются по левому краю ячейки. Числовые данные могут быть представлены целыми числами, в виде десятичных дробей, в виде рациональных или обыкновенных дробей, в научном (эскпоненциальном) формате (в виде мантиссы и порядка отображения очень больших и очень малых чисел), в формате процента, в денежной форме.

Дата и время является особым типом вводимых данных. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю.

Формулы в электронной таблице это арифметические и логические уравнения, со знаком равно. После знака равно в формулу вводят необходимые элементы. Либо непосредственно в виде чисел, либо в виде ссылки на ячейки и соединяют их операторами, определяющими какие действия следует выполнять над этими элементами. По умолчанию excel; вычисляет формулы при их вводе и и атвоматически пересчитывает формулы при ккадом изменении входящих в них исходных данных. Формулы могут включать константы(постоянные числовые значения). Операторы – знаки арифметичеких, логических и других операций. Скобки, закладки и т.д.Формулы могут содержать ссылки, которые находятся на рабочем листе, гп жджоугом листе. Для выполнения вычислений с помощью формул и функций в excel имеется 4 snlf операторов:

1) Арифметические

2) Операторы сравнения испольщуются для формирования ссылко для диапозона ячеек

3) Текстовый оператор конкатенации.применяется для определения неск последовательных символов в одну строку. Например,

 

Список. Сортировка данных. Понятие о списке И базе данных excel.

Электронные таблицы excel можно использховать для организации работы с небольшими базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных excel.

Список –база данных, находящихся на рабочем листе.

Столбец списка – поле базы данных. Название столбца может только одну ячейку. И при работе с таблицей, как и с базой данных, называется Именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область прямых полей, которые занимают только одну строку. Данные всегда распологаются начиная со следующей строки после области прямых полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

1) Список содержит фиксированное количество полей или же столбцов,

определяющей структуру записей БД или строк.

2) Верхняя строка списка содержит имена полей или название столбцов.

3) Имя поля может состоять из нескольких слов.

Список – электронная таблица, в которой строки(записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов(полей) занимают 1/2.

Для размещения имени поля необходимо:

- выделить ячейку или строку, где будут располагаться имена полей.

- формат ячеек – выравнивание.

По горизонтали – по значению, по вертикали – по верхнему краю или по центру. Отображение переносить по словам.

В excel со списками можно выполнять любые из перечисленных операций:

1) Заполнять списки данными

2) Фильтровать списки в соотв с определенными критериями

3) Сортировать данные в списке

4) Вычислять промежуточные итоги на основе требования функций

5) Содавать итоговые сводные таблицы на основе информаций и списков

Для того, чтобы электронная таблица воспринималась системой, как список, необходимо соблюдать описанные выше правила, и перед выполнением операции обработки устанавливать курсор внутри таблицы.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде excel автоматически преобразуется в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включать не только путем импорта с чужой базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу БД.