Основным видом представления данных является режим таблицы. В таблице данные представлены в виде столбцов и строк. Перенос текста в ячейке таблицы невозможен, поэтому для просмотра всей информации иногда приходится увеличивать ширину столбца. Данные в таблице приведены по всем объектам сразу.
Однако среда предлагает и другой способ представления данных — в виде формы. Форма может быть создана, как и таблица, двумя способами: с помощью конструктора и с помощью мастера. Наиболее быстрый и удобный способ — с помощью мастера. Существует несколько типов форм. Форма может иметь табличный вид. В этом случае она мало отличается от таблицы. Наиболее часто используется форма ленточного вида, в которой данные по каждому объекту располагаются на отдельных карточках. Конструктор форм позволяет изменить дизайн формы. С его помощью можно изменить порядок перехода между полями, размер поля, его цвет. Можно вставить готовую картинку и нарисовать рисунок, дополнить форму надписями.
Инструменты обработки данных. Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтры и запросы.
Сортировка — это упорядочение данных по некоторому признаку.
Сортировка способствует быстрому и эффективному просмотру данных. Для сортировки используется команда Записи > Сортировка. Существует два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию. Для числовых полей возрастание или убывание означает ранжирование по значению, а для текстовых — упорядочивание по алфавиту.
Иногда возникает необходимость сортировки по нескольким признакам. Это можно сделать в том случае, если в некоторых полях могут встречаться одинаковые значения. Например, в базе данных по учету сведений о сотрудниках есть поля «Фамилия» и «Отдел». Тогда сортировка по двум признакам (сначала по полю «Отдел», а потом по полю «Фамилия») позволит разбить данные на группы сотрудников, работающих в одном отделе, а затем отсортировать фамилии в каждой группе по алфавиту.
Фильтры. Управление базами данных неразрывно связано с разработкой различных критериев поиска и сортировки данных. В отличие от бумажных картотек, где сортировка возможна по одному-двум критериям, а поиск вообще проводится вручную путем перебора карточек, компьютерные базы данных позволяют задавать любые формы сортировки по различным полям и разнообразные критерии поиска. Компьютер мгновенно отсортирует или выберет нужную информацию по заданному критерию.
Функция поиска и отбора является наиболее важной при формировании информационных моделей данных для конкретных пользователей. Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользователя, осуществляется с помощью фильтров.
Фильтр — это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Фильтрация позволяет взглянуть на объекты с конкретной стороны, отбросив не представляющую интереса для данного случая лишнюю информацию. Фильтр, в соответствии со своим названием, пропускает, «отсеивает» записи, не соответствующие требованиям, и задерживает остальные. Для задания фильтра используется команда Записи > Фильтр, которая предлагает несколько видов фильтров:
· по выделенному;
· исключить выделенное;
· расширенный фильтр.
Фильтр «по выделенному» позволяет отобрать из базы данных записи, содержащие выделенный фрагмент. Фильтр «исключить выделенное» выполняет противоположное действие, то есть исключает такие записи. Расширенный фильтр позволяет выдать более сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам. Все виды фильтров можно применять и ко всей базе данных, и к уже отобранным по некоторому критерию записям.
Запрос — это именованный объект базы данных, который позволяет сохранить и использовать по мере надобности наиболее часто используемые условия сортировки и фильтрации. Запрос — очень мощное средство обработки данных. Запрос позволяет создать так называемые вычисляемые поля, в которых производится преобразование данных в другой вид при помощи формул. Например, по дате рождения можно вычислить возраст человека.
Для его создания используются те же два способа: с помощью мастера или с помощью конструктора. Запрос, как и таблица, имеет поля, либо совпадающие с полями имеющихся таблиц, либо вычисляемые по формулам. Помимо этого, в каждое поле могут быть включены сортировка и условие отбора.
Инструменты вывода данных
Одним из преимуществ компьютерных информационных моделей является возможность создания различных форм представления выходной информации, называемых отчетами. Каждый отчет содержит информацию, выбранную из таблиц и запросов. Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам и ввести итоговые поля подсчета записей по группам и в целом по всей базе.
Отчет является удобной формой представления информации для вывода на печать. Удобнее всего создавать отчет с помощью мастера, а корректировать с помощью конструктора.
