Пошаговые инструкции по изучению базы данных ACCESS.
(Продолжение)
Изменение структуры таблиц
- Открыть базу данных Клиника.mdb, созданную на предыдущем занятии.
- Открыть в конструкторе таблицу Госпитализация, после поля Дата поступления добавить следующие поля:
ü Температура
ü Систолическое давление
ü Диастолическое давление
- Заполнить в таблице недостающие данные произвольными, но разумными числами.
Создание запросов с вычисляемыми полями
- Создать новый запрос по таблице Пациенты, включив в него поля Фамилия и Пол.
- Определить новое поле, в котором будет вычисляться возраст пациента. Для этого в свободное поле запроса ввести с клавиатуры следующее выражение:
Возраст: Year(Now()) – Year([Дата рождения])
Элементы этого выражения обозначают:
ü Возраст – название нового поля. Отделяется от остальной части выражения двоеточием;
ü Now() – встроенная функция, которая возвращает текущую дату, аргументов не имеет, но пустые круглые скобки обязательны;
ü Year(…) – встроенная функция, в качестве аргумента требует данные в формате даты, возвращает содержащийся в дате год.
ü Year(Now()) – вложенные функции: функция Now() возвращает текущую дату, которая становится аргументом функции Year(…), последняя возвращает выделенный из даты текущий год. Например, если запрос выполняется 25 сентября 2006 года, то результатом выполнения вложенных функций будет число 2006.
ü Year([Дата рождения]) – аргументом функции Year(…) является значение поля таблицы [Дата рождения] (название поля задается в квадратных скобках).
- Выполнить запрос и убедиться в правильности вычислений для каждой записи.
- Сохранить запрос под именем Вычисляемое поле.
- Создать новый запрос по обеим таблицам, включив в него все поля, кроме ключевых и поля связи.
- Добавить в запрос вычисляемое поле под именем Число дней, в котором будут для каждого пациента вычислены числа дней, проведенные в больнице. Для этого следует из дня выписки вычесть день поступления. Для того чтобы из даты получить день следует воспользоваться встроенной функцией Day(…), аргументом которой являются данные в формате даты. Схему построения запроса реализовать самостоятельно по аналогии с предыдущим.
- Выполнить запрос и убедиться в правильности вычислений. Сохранить запрос под именем Число дней.
Создание запросов на обновление
Запрос на обновление это такой тип запроса, с помощью которого можно изменить содержимое полей таблиц. В этом задании создается запрос, который уменьшает значение температуры пациента на 0,1 градуса при условии, что исходная температура была выше 37,0.
- Создать новый запрос по таблице Госпитализация и включить в него поле Температура.
- Установить требуемый тип запроса. Для этого выполнить пункт меню Запрос/Обновление.
- В появившейся в конструкторе строке Обновление записать следующее выражение:
[Температура] – 0,1
- В строке Условие отбора записать условие:
> 37
- Выполнить запрос и убедиться в правильности обновления. Сохранить запрос под именем Обновление.
Создание групповых запросов.
Групповым называется такой запрос, в котором выполняется группировка данных по содержимому одного из полей таблицы, а для остальных включенных в запрос полей могут вычисляться значения, общие для каждой группы, основные из них:
ü Sum – сумма значений в группе
ü Avg – среднее значение
ü Min – минимальное значение
ü Max – максимальное значение
ü Count – число значений
ü StDev – стандартное отклонение
ü Var – дисперсия
- Создать в конструкторе новый запрос по обеим таблицам, включив в него поля Пол и Систолическое давление. В следующих пунктах будет установлен групповой тип запроса, в котором группировка будет осуществлена по полю Пол, а в поле Систолическое давление будет задано вычисление среднего значения давления отдельно для мужчин и женщин.
- Установить групповой тип запроса. Для этого выполнить пункт меню Вид/Групповые операции (или щелкнуть по кнопке с изображением знака суммирования на панели инструментов). При этом в конструкторе запросов должна появиться строка Групповая операция, а в обоих полях в этой строке должно появиться название операции Группировка. Это название должно сохраниться в поле Пол, определяя тем самым, что именно по этому полю будет произведена группировка данных для вычисления задаваемых параметров.
- В поле Систолическое давление в строке Групповая операция установить название операции Avg (вычисление среднего значения). Для этого следует открыть список возможных операций и выбрать нужную операцию из этого списка.
- Выполнить запрос и убедиться в правильности его выполнения. Если в табличных данных присутствует только один пол, например, только мужчины, то изменить данные, так чтобы в них присутствовали и мужчины и женщины. Сохранить запрос под именем Групповое давление.
Создание форм
С помощью форм можно представлять данные, содержащиеся в таблицах и запросах, в удобном для просмотра и анализа виде. Кроме того, в формы можно встраивать элементы управления (кнопки, флажки, текстовые поля и др.), работой которых управляют создаваемые пользователем программы или макросы.
- Перейти на вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать.
- Выбрать в качестве источника данных таблицу Пациенты, а в качестве инструмента создания – мастер форм. Щелкнуть по кнопке ОК. После этого начинает работать мастер построения форм.
- На первом шаге мастера следует перенести все поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля и щелкнуть по кнопке Далее.
- На втором шаге выбрать тип формы в один столбец.
- На третьем шаге выбрать стиль формы Обычный.
- На четвертом шаге задать имя формы (Пациенты) и щелкнуть по кнопке Готово.
- Проверить как работает форма. С помощью счетчика записей просмотреть имеющиеся в таблице записи, ввести новую запись.
Настройка свойств формы.
- Открыть созданную форму в режиме конструктора (Вид/Конструктор).
- Вывести на экран панель настройки свойств (Вид/Свойства)
- Выполнить щелчок по полю Фамилия. Убедиться, что на периферии поля появились маркеры в виде черных точек и панель свойств настроена на это поле (в заголовке панели свойств появилась надпись Поле: Фамилия).
- Подвести курсор к левому верхнему маркеру в виде квадратной точки большого размера (курсор примет форму кисти руки черного цвета с вытянутым пальцем) и отбуксировать поле направо на 2 - 3 сантиметра.
- Подвести курсор к правому нижнему маркеру (курсор примет форму двунаправленной стрелки) и увеличить размер поля по вертикали и горизонтали примерно в 2 раза.
- На панели свойств выбрать вкладку Макет, найти строку Цвет фона и установить в этой строке курсор. Затем щелкнуть по появившейся кнопке построителя и выбрать голубой цвет фона.
- Таким же образом установить красный цвет текста.
- Перейти в режим формы и убедиться в правильности настройки элементов формы.
Построение диаграмм
Построить диаграмму типа гистограммы, в которой данными являются значения температуры, а по оси Х отложены фамилии пациентов.
- Создать запрос по обеим таблицам, включив в него поля Фамилия и Температура. Сохранить запрос под именем Температура.
- Перейти на вкладку Формы.
- Щелкнуть по кнопке Создать.
- В качестве источника данных установить (выбрать из списка!) созданный запрос. Установить тип создаваемой формы Диаграмма и щелкнуть по кнопке ОК. После этого начинает работать мастер построения диаграмм.
- На первом шаге мастера следует перенести названия обоих полей из списка Доступные поля в список Поля Диаграммы. По кнопке Далее перейти к следующему шагу.
- На втором шаге выбрать простую гистограмму в качестве типа диаграммы.
- На третьем шаге проверить установленные по умолчанию параметры диаграммы. По оси Х должна быть отложена фамилия, по оси Y – температура. Если это не так, то отбуксировать на нужные места названия полей, приведенные в правой части окна мастера.
- На этом же шаге откорректировать вид вычислений, которые выполняются при построении диаграммы. Для этого нужно выполнить двойной щелчок по названию поля данных (обычно это Сумма_Температура) и выбрать строку Максимум. В этом случае будет выбрана максимальная температура для каждого пациента
- На четвертом шаге следует задать имя диаграммы, можно оставить приведенное по умолчанию. После щелчка по кнопке Готово на экране появится диаграмма. Однако вид диаграммы, как правило, требует коррекции.
- Перейти в конструктор формы, выполнив пункт меню Вид/Конструктор. На экране появится окно конструктора формы (серого цвета с черной сеткой) с наложенным на него окном диаграммы (белый фон с гистограммой и фрагментами надписей). На надписи типа Восток, Запад не обращайте внимания, это условности изображения в конструкторе.
- Щелкнуть по окну диаграммы и убедиться в том, что на периферии окна появились черные точки маркеров. Правый нижний маркер отбуксировать в правый нижний угол экрана, не выходя за пределы, предназначенные для размещения формы. Результат – окно диаграммы растянуто на весь экран, но размеры рисунка диаграммы не изменились.
- Для того чтобы изменить размеры рисунка необходимо перейти в конструктор диаграмм. Выполните двойной щелчок по диаграмме, при этом на экране возникнет конструктор диаграмм (Microsoft Graph), в рабочей области которого находятся 2 окна – таблица данных и диаграмма. Не трогая таблицу следует растянуть окно диаграммы на доступную часть экрана.
- Выйти из конструктора диаграмм (Файл/Выход и возврат в Форма1). Затем выйти из конструктора форм (Вид/Режим формы). Убедиться, что размеры диаграммы соответствуют размерам окна, в противном случае вернуться в конструктор формы, затем в конструктор диаграмм и повторить настройку.
