Пошаговые инструкции по изучению базы данных ACCESS.
Создание базы данных Access
- Загрузить на выполнение базу данных Access.
- Создать в свей папке новую базу данных и присвоить ей имя Клиника.mdb.
- Познакомиться со структурой основного окна базы данных. Отметить следующие элементы:
ü Ярлыки компонентов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули);
ü Кнопки управления компонентами (Открыть, Конструктор, Создать).
- Назначение компонентов:
ü Таблицы – компонент хранения данных. База данных может содержать несколько таблиц, таблицы могут быть связаны между собой для организации эффективного хранения информации.
ü Запросы – компонент, с помощью которого осуществляется выборка из таблиц необходимых данных.
ü Формы – позволяют реализовывать 2 функции:
§ Служат для представления данных в удобном для просмотра и анализа виде;
§ Являются основой для программного управления базой данных. Позволяют встраивать элементы управления (текстовые поля, кнопки, флажки и т.п.) и использовать программную поддержку на языке Visual Basic.
ü Отчеты – компонент, позволяющий готовить отобранные из базы данные для вывода на принтер с широким набором возможностей, включая построение диаграмм и графиков.
ü Макросы – компонент, позволяющий управлять базой данных с помощью последовательности команд. В простых случаях заменяет программирование.
ü Модули – программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), управляющие работой базы данных.
- Кнопки управления компонентами:
ü Открыть – открывает компонент для работы;
ü Конструктор – открывает компонент в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру;
ü Создать – открывает конструктор для создания нового компонента.
Создание таблиц
- Переключиться на вкладку Таблица.
- Щелкнуть по кнопке Создать. При этом откроется конструктор таблиц, который служит для создания табличной структуры. Он имеет вид таблицы, состоящей из 3 столбцов:
ü Имя поля – название столбца таблицы;
ü Тип данных, которые должны заноситься в это поле;
ü Комментарий – необязательное поле, в котором может располагаться поясняющий текст к данному столбцу таблицы. При работе с таблицей комментарий выводится в строке состояния.
- Типы данных, поддерживаемых Access:
ü Текст – текстовые данные размером не более 255 символов.
ü Поле МЕМО – текстовые данные большого объема размером до 65535 символов.
ü Числовой – числовые данные различных форматов, основные из них:
§ Байт – целое положительное число в диапазоне от 0 до 255;
§ Целое – целое число в диапазоне от –32768 до + 32767;
§ Длинное целое - целое число в диапазоне
от –2 147 483 648 до +2 147 483 647;
§ Одинарное с плавающей точкой – число в пределах от -3.402823E38 до
-1.401298E-45 для отрицательных чисел и от
1.401298E-45 до 3.402823E38 для положительных.;
§ Двойное с плавающей точкой – число в пределах от
-1.79769313486231E308 до -4.94065645841247E-324 для отрицательных чисел и от 1.79769313486231E308 до 4.94065645841247E-324 для положительных.
ü Дата/время – специальные форматы для обозначения даты и времени. Наиболее часто используется краткий формат даты, представляемый в виде 12.09.2006 (число, месяц, год).
ü Денежный – формат представления денежных величин. Обозначение используемой валюты зависит от настроек операционной системы.
ü Счетчик – специальный формат представления целых чисел. При вводе данных в таблицу поле счетчика заполняется автоматически. Используется для ключевых полей.
ü Логический – данные этого формата могут принимать только 2 значения – Истина или Ложь (допустимые варианты Да/Нет, Вкл/Выкл). Может использоваться, например, для характеристики заболеваемости пациента – Заболел/Не заболел, Госпитализирован/Не госпитализирован, Жив/Умер.
ü Поле объекта OLE – тип данных, допускающий размещение в поле таблицы документов, подготовленных в других программных продуктах, например, текстовый документ Word, рабочая книга электронной таблицы Excel или документы других программ, поддерживающих технологию OLE (технологию взаимного обмена данными).
- Создать структуру таблицы со следующими полями:
Код пациента
Фамилия И О
Дата рождения
Пол
Место жительства
ü Поле Код пациента сделать ключевым (щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов) и присвоить ему числовой тип данных.. (С помощью ключевых полей создаются межтабличные связи).
ü Дополнительные настройки числового и других форматов производятся в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблиц. В свойствах поля установить целый размер.
ü Типы данных остальных полей задать по смыслу содержащейся в них информации. Здесь и далее для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты. Для этого в разделе Свойства поля щелкнуть по строке Формат поля и выбрать из выпадающего списка нужный формат.
- Присвоить таблице имя Пациенты. Для этого закрыть конструктор таблицы (Файл/Закрыть), после чего появится диалоговое окно с запросом на имя таблицы.
- Создать еще одну таблицу с именем Госпитализация со следующими полями:
Код госпитализации
Номер пациента
Дата поступления
Диагноз
Дата выписки
Врач
ü Код госпитализации сделать ключевым полем
ü Обе таблицы будут связаны друг с другом с помощью полей Номер пациента и Код пациента. Поэтому типы и форматы данных обоих полей должны в точности совпадать.
- Открыть таблицу Пациенты и заполнить 6 записей (строк таблицы) произвольными, но разумными данными, соблюдая следующие условия:
ü Числа в ключевом поле Код пациента не должны повторяться. Чтобы не создавать лишние трудности при создании межтабличных связей, лучше всего использовать последовательные числа, начиная с 1.
ü Фамилии двух пациентов должны начинаться на одну букву.
ü В качестве места жительства указать 3 различных города (т.е. города в некоторых записях должны повторяться).
Создание межтабличных связей
- Закрыть все таблицы. Если по неосторожности оказалась закрытой база данных, то открыть пункт меню Файл и в нижнем разделе меню в списке недавно открывавшихся файлов выбрать пункт с именем вашей базы.
- Вывести на экран окно Схемы данных (Сервис/Схемаданных или кнопка на панели инструментов, на которой изображены соединенные прямоугольники). При этом на экране появится окно схемы данных, на которое наложено уже знакомое по конструктору запросов окно добавления таблицы.
- Добавить обе таблицы и закрыть окно добавления.
- Выделить поле Код пациента из таблицы Пациенты и буксировкой наложить его на поле Номер пациента в таблице Госпитализация. В результате должно появиться диалоговое окно настройки межтабличной связи.
- Поставить флажок Сохранение целостности данных, убедиться в том, что создается связь типа Один-ко-многим. Щелкнуть по кнопке ОК.
- После закрытия окна настройки на схеме данных должна появиться связь в виде линии, соединяющей задействованные поля двух таблиц. На стороне один должна стоять 1, на стороне многие должен стоять знак бесконечности.
- Связь Один-ко-многим означает, что одной записи в таблице Пациенты может соответствовать несколько записей в таблице Госпитализация. Это отражает тот факт, что один пациент может быть госпитализирован несколько раз.
