Дата
УТВЕРЖДЕНО
Наименование документа
Дата Номер
Примеры оформления грифа утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор института
Ю.Ю.Юдин
09.01.2007
УТВЕРЖДЕНО
Приказ ректора института
09.01.2007 № 405
Дата и личная подпись при утверждении документа должностным лицом вносятся от руки (месяц и год допускается печатать изначально), поэтому при оформлении проекта документа выполняется трафарет этого реквизита, который имеет следующий вид:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор института
________ Ю.Ю.Юдин
___________________
или
УТВЕРЖДАЮ
Ректор института
________ Ю.Ю.Юдин
«___» _________ 200_ г.
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита «Наименование организации» при его продольном оформлении.
Резолюция (18) – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, на первом листе документа в правом верхнем углу документа, на письмах, факсах – под реквизитом «Адресат». Резолюция может носить либо общий, либо конкретный характер. Примеры резолюций общего характера:
К руководству
К исполнению
К сведению
Резолюция с конкретными указаниями выражается в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуется подчиненным лицам, например:
Срочно примите меры по обеспечению…
Немедленно подготовить письмо…
Реквизит «Резолюция» сложный. в него входят следующие элементы:
· фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей);
· содержание поручения;
· срок исполнения (при необходимости);
· личная подпись руководителя;
· дата.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата.
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для этого реквизита месте допускается написание ее на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей. При отсутствии на документе места допускается прилагать к нему отдельный лист-поручение с помещенной в нем резолюцией. В этом случае на документе делается пометка о наличии такого листа.
Заголовок к тексту (19). Заголовок – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5. заголовок формулируется исполнителем документа. Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «О создании предприятия», протокол (чего?) «Заседания Ученого совета».
Заголовок к тексту документа оформляется только от левого поля (угловым способом), в короткой строке – шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту, рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение строки. Если размер заголовка превышает 5 строк, то разрешается строку заголовка увеличивать до 40 знаков. Если есть необходимость, то строку заголовка увеличивают до размера всей рабочей строки. Документ может иметь подзаголовки.
Отметка о контроле (20). Если документ ставится на контроль, то оформляется реквизит «Отметка о контроле». Она содержит букву «К» или слово «Контроль». Наносится от руки или штемпелем, как правило, красным цветом. Если документ ставится на контроль, то должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения, может быть указано в резолюции.
Текст (21) [1] документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. При составлении текстов документов используется официально-деловой стиль. Каждый новый абзац начинается с новой строки.
Текст документов на бланках формата А5 печатают с междустрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 – с междустрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с междустрочным интервалом Одинарный.
Текст документа может состоять из двух или трех смысловых частей. Если он состоит из двух смысловых частей, то в первой из них излагается причина, основание, цель создания документа, во второй – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Если текст состоит из трех частей, то в первой части (введении) излагаются причины создания документа; во второй – описываются события, факты, следствия; в третьей (заключении) – выводы, предложения, распоряжения, просьба. В отдельных случаях текст может состоять из одной заключительной части, например приказ по личному составу, письмо, заявление.
Текстовая часть документа полностью или частично может быть представлена как в виде связного текста, так и в виде анкеты, трафарета, таблицы.
В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного или нескольких объектов по ряду выделенных признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определенной последовательности, а переменной – их конкретная характеристика.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. При этом образуется связный текст документа.
Внесение переменной информации в анкету и в трафарет допускается как машинописным, так и рукописным способом.
Таблицы в текстах документов применяют для более наглядной подачи информации, устранения значительных повторов при словесном изложении. Таблицы оформляют в соответствии с требованиями СТБ 1.5 – 93 «Государственная система стандартизации Республики Беларусь. Требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».
Текст сложных по содержанию документов допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В некоторых случаях нумеруются абзацы (в договорах).
Пример нумерации:
Раздел
Подраздел
Пункт
Подпункт
Абзац
Каждая последующая (меньшая) часть включает нумерацию предыдущей.
Отметка о наличии приложения (22). Приложения – различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст. Если к документу имеются приложения, то на нем ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:
Приложение: на 5 л. В 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров:
Приложение: проект договора на 20 л. В 2 экз.
Если приложений несколько и они не упоминаются в тексте, то сведения о них оформляются согласно предыдущему пункту и нумеруются арабскими цифрами:
Приложения: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. В 1 экз.
