Структура пояснительной записки (отчета)

Унифицированными структурными элементами пояснительной записки к письменной работе являются:

Ú титульный лист;

Ú лист задания (на курсовую или дипломную работы (проекты) или на прохождение практики);

Ú реферат;

Ú содержание;

Ú нормативные ссылки;

Ú определения;

Ú обозначения и сокращения;

Ú введение;

Ú основная часть;

Ú заключение и выводы;

Ú список литературы;

Ú приложения.

Обязательные структурные элементы выделены полужирным шрифтом, остальные включают в пояснительную записку при необходимости.

Наименования структурных элементов текста пояснительной записки, указанные выше, служат заголовками и не нумеруются. Исключениесоставляет основная часть пояснительной записки. Наименование « Основная часть » в заголовок не выносится; заголовки разделов основной части формулируются в соответствии с ее содержанием и им присваивается сквозная нумерация (см. пункт 3.3.1).

2.2 Содержание разделов пояснительной записки
(отчета)

Пояснительная записка является своего рода отчетом о научно-исследовательской, изыскательской и проектной работах, выполненных студентом.

Пояснительная записка должна давать полное представление об актуальности и характере решаемой задачи, способах и средствах ее решения, полученных результатах, их достоверности и эффективности.

Пояснительная записка должна содержать текстовый материал, включающий как сплошной текст (описания, расчеты, технико-экономические обоснования, инструкции и т. п.), так и текст, разбитый на графы (спецификации, сметы, таблицы и т. п.).

Так называемая графическая часть в виде схем, чертежей и т. п., которую традиционно соотносят с проектной инженерной деятельностью, включается либо в основную часть пояснительной записки, либо в приложения.

Общими требованиями к стилю изложения письменной работы являются:

Ú четкость и логическая последовательность изложения материала;

Ú убедительность аргументации;

Ú краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

Ú конкретность изложения результатов работы;

Ú отсутствие лишнего, необязательного и загромождающего текст материала;

Ú обоснованность рекомендаций и предложений;

Ú соответствие условных обозначений, сокращений и терминов принятым нормам в данной предметной области;

Ú передача ключевых мыслей в безличной форме;

Ú в тексте не допускается применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы; использовать для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

Титульный лист

Титульный лист является первым листом пояснительной записки и служит источником информации, необходимой для обработки и поиска документа. На титульном листе приводят следующие сведения:

Ú наименование ведомства, в которое входит учебное заведение;

Ú полное наименование учебного заведения;

Ú полное наименование факультета учебного заведения;

Ú полное наименование кафедры учебного заведения;

Ú вид работы, на которую составлен титульный лист;

Ú наименование темы работы;

Ú фамилия, имя, отчество, код группы и подпись исполнителя работы;

Ú должность, ученая степень, ученое звание, фамилия и инициалы, подпись руководителя;

Ú должность, ученая степень, ученое звание, фамилия и инициалы лиц, визирующих пояснительную записку, и их подписи;

Ú место и год выполнения работы.

Титульный лист следует оформлять по форме, приведенной в приложении А.

При оформлении титульного листа следует руководствоваться следующими правилами.

Реквизиты титульного листа, состоящие из нескольких строк, печатают без абзацного отступа и переносов, междустрочный интервал – одинарный.

Реквизит «Наименование ведомства, в которое входит учебное заведение» располагается непосредственно под верхним полем листа по центру, прописными буквами, полужирным шрифтом.

Реквизит «Полное наименование учебного заведения» располагается через одну строку от предыдущего реквизита по центру, строчными буквами (кроме букв в словах, указывающих на собственное наименование), полужирным шрифтом.

Реквизит «Полное наименование факультета учебного заведения» располагается через одну строку от предыдущего реквизита по центру, строчными буквами обычным шрифтом.

Реквизит «Полное наименование кафедры учебного заведения» располагается через одну строку от предыдущего реквизита по центру, строчными буквами обычным шрифтом, без абзацного отступа и переносов.

Реквизит «Наименование темы работы (проекта)» располагается на 5–7 строк ниже предыдущего реквизита прописными буквами, полужирным шрифтом.

Реквизит «Вид работы, на которую составлен титульный лист» располагается через одну строку от предыдущего реквизита по центру, строчными буквами, обычным шрифтом.

Реквизит «Фамилия, имя, отчество, код группы и подпись исполнителя» располагается на 3–4 строки ниже предыдущего реквизита, в одну строку, с выравниванием по ширине листа, строчными буквами, обычным шрифтом.

Через одну строку от предыдущего реквизита приводятся «Сведения о лицах, визирующих пояснительную записку, и их подписи».

В строку реквизита входят: должности, ученые степени, ученые звания, фамилии и инициалы лица, подписавшего документ, личная подпись и дата подписания.

Сведения печатаются через одну строку, с выравниванием по ширине листа, строчными буквами, обычным шрифтом.

Личные подписи и даты подписания помещают в специально отведенное для этих целей свободное место. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 10 апреля 2012 г. следует оформлять следующим образом: 10.04.2012.

Реквизит «Место и год выполнения работы (проекта)» располагается непосредственно над нижним полем листа по центру, обычным шрифтом.

Задание на курсовую, дипломную работу (проект), отчет по практике

Вторым листом пояснительной записки является задание, которое выполняется по утвержденной форме.

Типовое задание на выполнение работы регламентирует наиболее важные вопросы ее разработки, а именно: тему работы; основание для выполнения данной работы; задачи, подлежащие решению в процессе выполнения работы; порядок выполнения и представления к защите; сроки выполнения; кто является исполнителем работы; кто является руководителем работы и, в необходимых случаях, консультантом (консультантами) исполнителя.

Задание разрабатывается студентом совместно с руководителем, согласовывается, если это необходимо, с консультантами и утверждается заведующим кафедрой. Вместе с заданием в качестве его первого пункта утверждается и тема работы. Именно с момента утверждения задания выполнение работы приобретает узаконенный характер.

К числу обязательных реквизитов задания относятся:

Ú наименование учебного заведения;

Ú наименование факультета и кафедры;

Ú гриф утверждения;

Ú название документа;

Ú содержание пояснительной записки;

Ú подпись руководителя работы;

Ú подпись исполнителя работы.

Задание на курсовую (дипломную) работу (проект) или отчет по практике оформляется в соответствии с правилами заполнения реквизитов, изложенными в пункте 2.2.1, примеры приведены в приложении Б.

Реферат

Реферат – это характеристика пояснительной записки и конспективное изложение существа проделанной работы. Основное назначение реферата – дать информацию о полученных студентом результатах. По приводимым в реферате данным судят об уровне выполненной работы. Поэтому здесь должно быть предельно сжато и точно изложено содержание текста пояснительной записки, выделено то, что является главным в работе. Объем реферата не превышает 1 страницы.

В структуре реферата можно выделить 3 составляющих:

· сведения о количестве страниц, иллюстраций, таблиц, приложений, использованных источников;

· перечень ключевых слов;

· текст реферата.

Перечень ключевых слов должен включать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста записки, которые в наибольшей мере характеризуют ее содержание и обеспечивают возможность информационного поиска. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются без абзацного отступа, строчными буквами в строку через запятые.

Текст реферата должен отражать:

Ú объект исследования или разработки;

Ú цель работы;

Ú метод или методологию проведения работы;

Ú результаты работы;

Ú основные конструктивные, технологические и технико-эксплуатационные характеристики;

Ú степень завершенности работы;

Ú рекомендации по внедрению или итоги внедрения результатов;

Ú область применения;

Ú экономическую эффективность или значимость работы;

Ú прогнозные предположения о развитии объекта исследования.

Если записка не содержит сведений по какой-либо из перечисленных структурных частей реферата, то в тексте реферата она опускается, при этом последовательность изложения сохраняется.

Примеры реферата приведены в приложении В.

Содержание

В содержании приводятся заголовки всех разделов, подразделов и более мелких рубрик (если они имеют наименование) с указанием номеров страниц, с которых они начинаются. Все приложения должны быть перечислены в содержании работы с указанием их номеров и заголовков. Содержание включают в общее количество страниц записки.

Заголовок «Содержание» располагается непосредственно под верхним полем листа по центру, печатается с прописной буквы, полужирным шрифтом, без абзацного отступа.

Основной текст содержания располагается на один – два интервала ниже с выравниванием по ширине листа и включает перечень заголовков рубрик текста с указанием в каждой строке:

Ú слева – порядкового номера разделов, подразделов и более мелких рубрик в порядке сквозной нумерации;

Ú в центральной части листа, с абзацным отступом, с прописной буквы – заголовков всех рубрик пояснительной записки (кроме подзаголовков, даваемых в подбор с текстом);

Ú справа, с выравниванием по правому полю листа – номера страницы, соответствующей началу текста данной рубрики.

Заголовки в содержании должны точно повторять заголовки в тексте, нельзя сокращать или давать их в другой формулировке, последовательности и соподчиненности по сравнению с заголовками в тексте.

Заголовки одинаковых ступеней рубрикации следует располагать друг под другом. Заголовки каждой последующей ступени смещают вправо по отношению к заголовкам предыдущей ступени. Точку в конце заголовка не ставят. Последнее слово каждого заголовка соединяют отточием с соответствующим ему номером страницы в правом столбце содержания.

Образец оформления содержания приведен в приложении Г.

Нормативные ссылки

Структурный элемент «Нормативные ссылки» содержит перечень стандартов, на которые в тексте записки дана ссылка.

Перечень ссылочных стандартов начинают со слов: «В настоящей работе использованы ссылки на следующие стандарты».

В перечень включают обозначения стандартов и их наименования в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений.