Загальна характеристика діяльності юридичної служби

Постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року №1040 було затверджено «Загальне Положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації». Цим Положенням визначено, що основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне отримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів органом виконавчої влади, підприємством, їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків, а також представлення інтересів органу виконавчої влади, підприємства в судах.

Юридична служба органу виконавчої влади, підприємства утворюється як самостійний структурний підрозділ, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності правової роботи (департамент, управління, відділ, сектор).

На підприємстві функції юридичної служби може виконувати юрисконсульт відповідної категорії. Юридична служба підпорядковується безпосередньо керівникові органу виконавчої влади, підприємства.

Для представлення інтересів держави в судах під час розгляду справ, стороною або третьою особою в яких є органи виконавчої влади, у складі юридичної служби утворюється відповідний підрозділ або такі повноваження надаються окремій посадовій особі.

Орган виконавчої влади, підприємство зобов'язані створювати умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, забезпечувати їх окремим приміщенням, телефонним та електронним зв'язком, сучасними комп'ютерами та оргтехнікою, транспортом для виконання службових обов'язків, нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з правових питань, електронною системою інформаційно-правового забезпечення, а також доступом до інформаційних баз.

Повний перелік завдань, які стоять перед юридичної службою підприємства, установи чи організації визначені п.11 Загального Положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації.

Як правило, юридична служба підприємств, установ, організацій складається з спеціалістів – юрисконсультів. «Юрисконсульт»(термін) це постійний консультант з практичних питань права, захисних інтересів в судових та інших інстанціях.

Планування роботи ЮС

Правильна організація роботи юридичної служби неможлива без її планування. Практика засвідчує, що де робота і діяльність юридичної служби не плануються, проведені нею заходи нерідко випадкові, несистемні, їх ефективність низька.

Як правило, плани складаються поточні і перспективні, можуть бути місячними, квартальними, піврічними і річними. Питання строку планування визначаються юридичною службою самостійно.

У процесі планування завдань, які стоять перед юридичною службою, вони конкретизуються при складанні та виконанні окремих заходів із зазначенням строків виконання запланованих правових робіт і відповідальних за виконання осіб - працівників юридичної служби.

Поточна правова робота - це візування проектів наказів, розпоряджень, рішень, постанова, розгляд заявлених претензій і позовів, участь і виступ у судових засіданнях суду загальної юрисдикції або господарського суду, прийом громадян та надання їх юридичних консультацій. До речі, вона не планується і виконується у разі потреби.

Всі плани роботи юридичної служби обов'язково погоджуються з керівником підприємства, господарства, установи чи органу управління.

Як свідчить практика юридичних служб, правову роботу слід планувати за такими основними розділами:

• проведення правової роботи, пов'язаної з правовим обслуговуванням апарату управління;

• здійснення методичного керівництва юридичної служби на місцях і організація правового обслуговування;

• здійснення перевірки дотримання законодавства в безпосередньо підвідомчих організаціях;

• здійснення заходів щодо організації підвищення кваліфікації юристів та навчання кадрів інших структурних підрозділів;

• проведення заходів із пропаганди та інформації законодавства;

• вивчення та узагальнення практики застосування законодавства;

• узагальнення і аналіз наслідків розгляду спорів;

• узагальнення практики та надання методичної допомоги щодо видання локальних актів по підприємству.

Велике значення для правильної організації юридичної роботи має здійснення контролю за виконанням планів. Оперативний контроль за строками, якістю та ефективністю проведення працівниками юридичної служби заходів здійснює керівник. У більшості випадків затвердження плану роботи юридичної служби на наступний квартал або рік проводиться шляхом підбиття підсумків роботи за минулий запланований період. таке підбиття підсумків дозволяє виявити і врахувати упущення та недоліки в роботі кожного працівника.

Також рекомендується, на які основні вимоги юридичної служби слід звертати увагу: системність планування; взаємозв'язок перспективного і поточного планування з майбутнім і попереднім плануванням; зв'язок планування завдань юридичної служби і конкретними обставинами того чи іншого суб'єкта господарювання, з виробничими планами; конкретність, повнота і чіткість формулювань для планування; координація заходів іншими структурними підрозділами; належний і дієвий контроль за виконанням планових завдань.

У роботі працівників юридичної служби велике значення має чітке і своєчасне ведення діловодства з правових питань. Це одна з важливих сфер правової роботи. За характером виконання функцій юридична служба пов'язана із багатьма структурними підрозділами суб'єкта господарювання, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (локальні та інші акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів слід вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів у юридичній службі. Система діловодства визначається залежно від організаційної структури юридичної служби, обсягу покладеної роботи із правового обслуговування і визначення в конкретному суб'єкті господарювання форм і правил ведення, обліку і збереження юридичних та інших документів.

Для обліку і контролю виконання (або руху) ділових паперів і претензійних, позовних та інших матеріалів використовується окремі реєстраційні журнали із заповненням у них необхідних даних про відповідний документ. такі журнали можуть вестися й за допомогою комп'ютера. Відповідно до функціональних обов'язків спеціаліст юридичної служби повинен вести з урахуванням специфіки господарської і фінансової діяльності суб'єкта господарювання таку документацію:

• Журнали обліку претензій, заявлених у інтересах суб'єктів господарювання і отриманих від інших суб'єктів господарювання;

• Журнали обліку позовної роботи (заявлених позовів у інтересах підприємства і заявлених до підприємства;

• Журнали обліку виконання господарських договорів (якщо це питання не внесено до обов'язків економічної, бухгалтерської, договірної або іншої служби);

•План правової роботи (річний, піврічний, квартальний, в окремих випадках місячний та індивідуальний (творчий план та матеріали з його виконання;

• Журнал обліку проведення лекцій, семінарів, виробничих, конференцій з правових питань (копії виступів у газетах, журналах, на радіо або телебаченні);

• Журнал прийому громадян і працівників підприємства для розгляду звернень, заяв і скарг з правових питань;

• Журнал обліку відшкодування збитків, завданих суб'єкту господарювання шляхом крадіжок, нестач, невиконання договірних зобов'язань, сплатою пені, штрафів, падежем тварин, ліквідації простроченої дебіторської заборгованості тощо.

Крім цих журналів, працівники юридичної служби можуть вести на свій розсуд й іншу необхідну документацію.

Отже, діловодство юридичної служби слід організовувати, виходячи із максимального зменшення ділових документів, розроблення і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення; розроблення і застосування найбільш раціональної системи контролю за рухом претензій, позовів у місцевих та господарських судах, інших документів, які забезпечують систематичний контроль за ними; розроблення номенклатури справа, обмежених комплексними групами питань, віднесених до компетенції юридичної служби.

Основна частина завдань полягає в роботі із законодавчою базою.

Так, юридична служба підприємства забезпечує правильне застосування на підприємстві нормативно-правових актів та інших документів, подає керівникові пропозиції щодо вирішення правових питань, пов'язаних з діяльністю підприємства; розробляє та бере участь у розробленні проектів актів та інших документів з питань діяльності підприємства; проводить юридичну експертизу проектів актів та інших документів, підготовлених структурними підрозділами підприємства, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. У разі виявлення невідповідності проекту акта чи іншого документа вимогам законодавства подає заінтересованому структурному підрозділу вмотивовані пропозиції щодо приведення його у відповідність із законодавством; проводить разом із структурними підрозділами підприємства роботу з перегляду згідно з її компетенцією актів та інших документів з метою приведення їх у відповідність із законодавством; інформує керівника підприємства про необхідність вжиття заходів для внесення змін до актів та інших документів, визнання їх такими, що втратили чинність, або скасування.

У зв’язку з цим, у юрисконсульта має бути в наявності нормативно – правові акти, які мають відношення не тільки до виду діяльності установи, в якій він працює, а й із загальних питань. При цьому папку з текстами нормативно – правових документів слід тримати в контрольному стані, тобто слідкувати за внесеними до них змінами, фіксувати дати, з яких документи втрачають чинність або вступають в законну силу. На початку папки слід мати перелік (зміст) наявних документів для їх оперативного пошуку. До речі. Акти, які втратили чинність, рекомендується не вилучати відразу з папки, а ще зберігати деякий час. Це знадобиться при перевірках контролюючими органами, оскільки цим документами підприємство керувалося деякий період діяльності, і може виникнути потреба посилатися на них.

У своїй діяльності юридична служба керується всією законодавчою базою, що має відношення до сфери діяльності. Стосовно організації самої роботи на підприємстві та методики її ведення, провідну роль відіграють рекомендації та роз’яснення Міністерства юстиції України. Так, в рекомендаціях Мінюсту № 2 від 15 січня 1996 року «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» де детально викладено інформацію, щодо того, яким чином потрібно вести претензійно – позовну роботу. Вказані рекомендації підготовлені з урахуванням досвіду роботи з метою надання практичної та методичної допомоги керівникам, юрисконсультам та працівникам підприємств відповідно до положень Господарського процесуального кодексу України.

Значну роль в наданні методичної і практичної допомоги, у межах своїх повноважень, в організації правової допомоги відіграють підпорядковані Мінюсту Головні, районні, міські, районні у містах (містах обласного значення), міськрайонні управління юстиції. Спеціалісти вказаних органів юстиції здійснюють перевірку стану правового забезпечення діяльності підприємства, установи, організації, надають рекомендації щодо її поліпшення та приведення їхніх нормативно-правових актів у відповідність до чинного законодавства, організовують підвищення кваліфікації працівників юридичних служб, поширює сучасні, новітні форми і методи роботи з правового забезпечення господарської діяльності.

Наведемо орієнтовний перелік питань, які вивчаються в ході перевірки стану правового забезпечення діяльності підприємства, установи чи організації:

- загальна характеристика підприємства, установи, організації;

- структура, основні напрямки діяльності;

- організація правового обслуговування;

- склад юридичної служби та організаційно-правові засади її діяльності, підпорядкованість;

- дотримання вимог п.п. 2, 5, 16, 18-22 Загального положення про юридичну службу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008р. №1040 при організації роботи з правового обслуговування;

- планування роботи юридичної служби та контроль за виконанням запланованих заходів;

- підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, обмін досвідом з працівниками інших юридичних служб;

- наявність нормативно-правової бази та підтримання її в контрольному стані;

- з’ясування відповідності законодавству прийнятих актів правового характеру (наказів, розпоряджень, положень тощо), дотримання встановленого порядку їх візування;

- ознайомлення з організацією роботи по укладенню господарських договорів та контролю за їх виконанням;

- з’ясування, чи проводиться аналіз практики укладання та виконання господарських договорів, які заходи вживаються для усунення існуючих недоліків;

- порядок ведення відповідних журналів обліку господарських договорів;

- аналіз претензійно-позовної роботи підприємства, установи, організації (ведення журналів обліку, дотримання строків пред’явлення і розгляду претензій та позовних заяв, види претензій та позовів, їх обґрунтованість та результати розгляду);

- заходи, що проводяться для покращення правової роботи;

- організація роботи з підвищення правових знань працівників.