Кожен підклас поділяється на уніфіковані форми документів (УФД).

Лекція 2

Тема. Документування управлінської інформації.

Функції та класифікація документів

Результатом документування управлінської інформації є документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її збереження та передавання в часі і просторі.

Документування полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Дотримання встановлених правил запису інформації надає юридичну силу створюваним документам.

Документування включає такі операції:

Ø підготовка документів;

Ø складання документів;

Ø узгодження документів;

Ø оформлення документів;

Ø виготовлення документів.

Документи мають правове та господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру, відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення, як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Функції документа (від латинського “functio”- виконання) - це призначення документа, його роль в системі соціальних комунікацій.

Загальні функції документів:

- інформаційна (зберігає інформацію);

- соціальна (задовольняє соціальні потреби);

- комунікативна (засіб зв’язку між організаціями та суспільнимиструктурами);

- культурна (передає культуру, традиції, рівень науково-практичного прогресу).

Спеціальні функції документів:

- управлінська (велика роль документів в управлінні);

- правова (має юридичну силу);

- історична (являє собою джерело історії).

Вимоги до документів:

- достовірність;

- переконливість;

- належним чином відредаговані та оформленні;

- з конкретними пропозиціями та вказівками.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема, організаційно-розпорядчих зафіксовані в державних стандартах.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Основним документом, який визначає систему документації як сукупність взаємопов’язаних між собою документів, які застосовуються у певній сфері діяльності з метою уніфікації та офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації(ДКУД) (ДК 010-98).

ДКУД містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфіковані форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

Розробниками представлено 15 класів уніфікованих систем документації (УСД), а саме:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

………………………………………………..

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації -Система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Кожен клас поділяється на підкласи. Клас організаційно-розпорядча документація (ОРД) містить чотири підкласи:

0201 Документація з організації систем управління;

0202 Документація з організації процесів управління;

0203 Документація з управління кадрами;

0204 Документація з оцінки трудової діяльності.

Кожен підклас поділяється на уніфіковані форми документів (УФД).

Приклад класифікації державної управлінської документації:

Код	Назва УФД	Індекс
	ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ
	Документація з організації систем управління
	Наказ про створення підприємства	НСП
	Акт про ліквідацію підприємства	АЛП
	Документація з організації процесів управління
	Посадова інструкція категорій службовців апарату управління підприємства	ПІКСАУП
	Статут підприємства	СП
	Документація з управління кадрами
	Анкета	А
	Графік відпусток	ГВ
	Документація з оцінки трудової діяльності
	Доповідна записка	ДЗ
	Пояснювальна записка	ПЗ

Приклад, код 0202015:

Клас УСД -Організаційно-розпорядча документація (код 02)

Підклас Документація з організації процесів управління (код 02)

Реєстраційний номер форми УФД Статут підприємства (код 015)

Іншим нормативним актом, що закріплює класифікаційні схеми документів, є «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (К., 1997).

Усе ж, класифікуючи управлінську інформацію, треба оперувати класами, підкласами документів, нормативним переліком назв уніфікованих форм документів, визначених ДК 010-98. Перелік є основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів, формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів треба оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їх групування у справи. Групування документів починається із встановлення їх зовнішньої подібності, тобто з’ясування належності об’єкта як цілісності до тієї чи іншої якісної визначеності.

З питання групування документів залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.