Операции с текстом в Текстовом процессоре word

ИНФОРМАТИКА

Методические указания к практическим занятиям для студентов экономических специальностей

Красноярск 2005

УДК 681.3.06

 

Печатается по решению
Редакционно-издательского совета университета

 

ИНФОРМАТИКА: Методические указания к практическим занятиям для студентов экономических специальностей/ Сост. С.Н. Ежеманская, Л.Н. Корпачева, А.В. Федорова, Н.Н. Джиоева; Гос. образоват. учреждение «ГУЦМиЗ». - Красноярск, 2005. – с.

 

В методических указаниях рассмотрен ряд практических работ, выполнение которых позволяет освоить наиболее популярные программы автоматизированного офиса. Даны основные сведения о часто используемых приемах при работе с программами фирмы Microsoft – Word и Excel for Windows.

 

Для студентов экономических специальностей.

 

 

Ó Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Государственный университет
цветных металлов и золота», 2005

Введение

В современных условиях глобальной информатизации общества и производства все большее значение приобретают надежные и удобные средства для автоматизации работ, связанных с накоплением, обработкой и передачей информации. К таким средствам, в первую очередь, относятся программы для работы с текстами – текстовые редакторы и проектирования электронных таблиц - табличные процессоры.

Текстовые редакторы предназначены для ввода, обработки, хранения и печатания текстовой информации в удобном для пользователя виде. Текстовые редакторы предоставляют пользователю все необходимые операции и сервисные возможности для эффективной обработки текстов. Главные из них: набор текста в интерактивном режиме, редактирование и форматирование текста, файловая организация работы с текстами, импорт/экспорт текстов из одного формата в другой, работа с разными шрифтами, со спецсимволами, с иллюстративным материалом.

Наиболее популярным является текстовый процессор MS WORD – многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система.

Табличные процессоры выполняют разнообразные функции: создание и редактирование электронных таблиц и многотабличных документов (рабочих книг); оформление и печать ЭТ; создание многотабличных документов, объединенных формулами; применение средств деловой графики и решение экономических задач графическими методами; работа с ЭТ как с базами данных; создание итоговых и сводных таблиц; решение задач оптимизации; статистическая обработка данных; создание слайд-шоу.

Одной из самых распространенных является программа MS EXCEL, которая заняла доминирующее положение на рынке офисных программных продуктов. Экономисты, бухгалтеры и аналитики быстро приобретают богатый опыт в использовании этой программы для решения практических задач.

MS EXCEL - мощный профессиональный пакет с огромными возможностями. В данной работе не ставится цель представить все многообразие его функций.

Предлагаемый практикум представляет собой сборник практических работ, позволяющих освоить основные приемы работы в текстовом процессоре MS WORD и в табличном процессоре MS EXCEL. Большинство работ содержит краткое теоретическое описание возможностей этих программ или носят справочный характер. Примеры приводятся в виде иллюстраций к теоретическим сведениям. Характер практических работ практикума ориентирован, на освоение части возможностей текстового процессора WORD для понимания стиля программы и ее возможностей, а так же для решения и анализа экономических задач в табличном процессоре EXCEL.

При составлении практикума был использован обобщенный опыт обучения студентов в текстовом редакторе и различных табличных процессорах. В качестве примеров приведены лучшие образцы студенческих работ. Большое внимание уделено вопросам принятия оптимальных решений и выработке практических рекомендаций по полученным результатам.

Практическая работа 1

операции с текстом в Текстовом процессоре word

Цель работы

Научиться создавать, сохранять, редактировать и форматировать документы.

Теоретическое введение

Текстовыми редакторами называются программы для ввода, обработки, хранения и печатания текстовой информации в удобном для пользователя виде. Самый популярный текстовый процессор Microsoft Word имеет мощные и полезные возможности, благодаря которым можно создать любой документ.

После загрузки программы Word на экране появится стандартный вид окна, который можно изменить, выбрав соответствующий пункт в меню Вид, установить или убрать некоторые панели инструментов (обычно установлены — «Стандартная» и «Форматирование»), установить или убрать линейки и установить необходимый масштаб.

Рабочую область окна можно разделить на две части, чтобы были видны разные части одного документа одновременно. Для этого необходимо выбрать команду меню Окно - Разделить. Посередине рабочей области появится горизонтальная полоса, которую можно установить в нужное место и зафиксировать левой клавишей мыши. Чтобы убрать разделение, необходимо выбрать команду меню Окно - Снять разделение. Переход из одного окна в другой осуществляется щелчком мыши в нужной части или клавишей <Таb>.

Строка меню Word содержит девять пунктов меню, в которых тематически сгруппированы все команды и инструменты, предоставляемые программой в распоряжение пользователя.

Панели инструментов содержат пиктограммы для быстрого вызова наиболее часто применяемых команд. Каждая пиктограмма сопровождается всплывающей подсказкой – ярлычком, поясняющим ее действие, отображающимся при удерживании на нем указателя мыши.

Линейки форматирования служат для установки полей страницы, отступов абзаца, позиций табуляции и размеров ячеек в таблицах. Более точные установки этих параметров производят соответствующими командами меню.

Полосы прокрутки позволяют перемещаться по листам документа в горизонтальном и вертикальном направлениях.

Для ввода текста или вставки в документ рисунка, таблицы и т. д. необходимо установить курсор в ту строку, где должен размещаться вышеуказанный объект и, либо набрать текст, используя клавиатуру, либо дать команду Word вставить рисунок, таблицу и т. д.

При наборе текста, когда вы достигнете правого поля страницы, Word автоматически перейдет на новую строку. Текст при этом разбивается по словам в месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить это разбиение, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Вставить неразрывный дефис можно, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Shift +-(дефис)>, неразрывный пробел - <Ctrl+Shift+пробел>. Нажимайте клавишу <Enter> только тогда, когда необходимо начать новый абзац или вставить пустую строку.

Если нажать на кнопку Непечатаемые знаки стандартной панели инструментов, то на экране появятся специальные символы конца абзаца, показывающие, где точно начинается и заканчивается абзац в вашем документе (обычно эти символы невидимы). Для слияния двух абзацев в один нужно просто удалить этот символ.

Для исправления ошибок можно использовать клавиши: <Backspace>, чтобы удалить символы слева от курсора и <Delete>, чтобы удалить символы справа от курсора.

Для выделения с помощью мыши:

слова — дважды щелкните левой клавишей мыши на слове;

нескольких строк или всего текста — установите указатель мыши в начало текста, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместите ее по тексту;

предложения — нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните где-нибудь на предложении;

строки — нажмите левую клавишу мыши слева от строки на полосе выделения;

абзаца — дважды щелкните левой клавишей мыши слева от абзаца на полосе выделения;

всего текста — удерживая клавишу<Ctrl>, нажмите левую клавишу мыши слева от текста на полосе выделения.

Форматирование – это преобразование внешнего вида текста и его расположения на странице. Форматирование символов применяют к отдельным символам или группе символов, форматирование абзацев – к целым абзацам. Существует и автоформатирование предполагающее использование стилей, шаблонов и команд Автоформат.

В Word существуют четыре вида выравнивания текста: относительно отступов абзаца (ширины ячейки в таблице или ширины страницы, если отступы равны нулю): по левому, правому краям, по центру и по ширине.

Для того чтобы выровнять текст, установите курсор внутри абзаца или выделите нужный фрагмент и нажмите одну из кнопок на панели инструментов форматирования .

Для быстрого обрамления выделенного текста или любого другого объекта (например, рисунка, таблицы и т. д.) необходимо щелкнуть по кнопке Внешние границы - на панели инструментов форматирования и выбрать тип обрамления.

Для более качественной настройки рамок и заливки, внутри выделенных фрагментов, выберите команду меню Формат - Границы и заливка, затем щелкните на ярлычке вкладки Граница.

Закладка Страница предназначена для установки рамки на всю страницу. При этом вместо линии можно выбрать рисунок из списка Рисунок.

Автотекст – это средство, позволяющее сохранить наиболее часто используемые текстовые блоки или графические объекты с определенным именем и вставлять их при необходимости в документ.

Автозамена позволяет автоматически находить встречающиеся ошибки при наборе текста и исправлять их. При автозамене можно использовать автотекст (кроме рисунков).

Практическая часть

Постановка задачи

1. Создать документ, скопировать в него предложенный текст из файла и отформатировать его согласно образцу (рисунок 1).

2. Установить параметры страницы и нумерацию страниц.

3. Научиться работать с индексами и символами.

4. Научиться редактировать текст, выполняя копирование, перемещение, используя элементы поиска и замены слов, Автотекста, Автозамены, тезаурус и проверку орфографии.

Ход работы

1. Открываем MS WORD и сохраняем пустой документ в свою папку под именем «My_text.doc».

2. Копируем в свой документ текст из файла «Primer.doc».

Для этого откройте файл «Primer.doc», выделите весь текст, при помощи команды меню Правка - Выделить все, скопируйте его в буфер обмена командой меню Правка – Копировать или клавишами <Ctrl + Insert>. Откройте свой документ, вставьте этот текст в свой документ командой меню Правка – Вставить или клавишами <Shift + Insert>.

3. Устанавливаем для своего документа параметры страницы: поля сверху и снизу – 2 см, слева – 3 см, справа – 1 см.

4. Отредактируем вставленный текст согласно стандартам представленным в таблице 1:

- первый абзац оформляем стилем Заголовок 1;

- второй и шестой абзацы – стилем Заголовок 2;

- четвертый, седьмой и десятый абзацы – стилем Заголовок 3;

- оставшиеся абзацы оформляем как Обычный текст.

Выравнивание текста установим по ширине, междустрочный интервал – одинарный, отступ первой строки по умолчанию на 1,27 см. Выравнивание заголовков - по ширине с абзацным отступом.

Таблица 1 – Стандарты форматирования текста

Наименование стиля	Шрифт	Размер шрифта	Способ начертания	Интервал перед	Интервал после	Вид букв
Заголовок 1	Times New Roman		Полужирный			Все прописные
Заголовок 2	Times New Roman		Полужирный курсив			Строчные
Заголовок 3	Times New Roman		Полужирный			Строчные
Основной текст	Times New Roman		Обычный			Строчные
Заголовок таблицы	Times New Roman		Обычный			Строчные
Подпись рисунков	Times New Roman		Обычный			Строчные
Текст таблиц	Times New Roman		Обычный			Строчные

Подробную информацию о требованиях к оформлению документов смотрите СТП 2.407-2005, «Текстовые документы в учебном процессе».

Для редактирования заголовка выделим его и выберем требуемый стиль в раскрывающемся списке поля Стиль на панели Форматирования (рисунок 1).

Рисунок 1 – Поле Стиль

В случае несоответствия выбранного стиля стандартам представленным в таблице 1 исправим его, используя команду меню Формат – Стиль. В открывшемся окне Стиль щелкнем по кнопке Изменить. В появившемся окне Изменение стиля щелкнем по кнопке Формат и, выбирая пункты из списка, Шрифт и Абзац (рисунок 2) внесем необходимые изменения в формат стиля.

Рисунок 2 – Окно Изменение стиля

После исправления щелкнем по кнопке ОК, а затем по кнопке Применить.

Для изменения шрифта в отдельном фрагменте текста следует выбрать команду меню Формат – Шрифт, а для форматирования абзаца команду меню Формат – Абзац и в диалоговом окне выполнить необходимые установки.

5. Пронумеруем страницы.

Выберем команду меню Вставка – Номера страниц и установим необходимый формат нумерации, как представлено на рисунке 3. Щелкнем по кнопке ОК.

Рисунок 3 – Окно Номера страниц

6. Наберем выражение: F(x, y^(k), y^(k+1), …, y⁽ⁿ⁾)=0.

Чтобы изменить индекс, выберите команду Формат – Шрифт и установите переключатель верхний индекс. Установите интервал между символами 2 пт, выделив выражение и выбрав в окне Шрифт закладку Интервал, как представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 – Окно Шрифт

7. Заключим последний абзац документа в рамку, выбрав команду меню Формат – Границы и заливка. На вкладке Граница выполним необходимые установки.

8. Скопируем второй абзац в конец всего текста, используя клавиатуру. Выделим абзац, скопируем его в буфер обмена комбинацией клавиш <Ctrl+C> или <Ctrl+Insert>. Установим курсор в конец текста и выполним команду <Ctrl+V> или <Shift+Insert>.

9. Переместим абзац с рамкой и вставим его после первого заголовка. Для этого выделим текст вместе с рамкой и осуществим перемещение с помощью мыши любым способом (перетаскиванием левой или правой кнопкой мыши).

10. Проверим орфографию. Установим курсор мыши в начало текста, выберем команду меню Сервис – Правописание или щелкнем по пиктограмме - Правописание на стандартной панели инструментов или нажмем клавишу <F7> на клавиатуре.

11. Создадим элемент Автозамены для использования его при наборе и редактировании текста.

Выделим необходимый текст, например, «установить курсор». Выберем команду Сервис – Автозамена. В открывшемся окне Автозамена выберем вкладку Автотекст. Система сама заполнит поле Имя элемента (рисунок 5), щелкнем по кнопке Добавить.

Рисунок 5 – Окно Автозамена

Для проверки режима Автозамены в свободном месте документа начнем набирать первые буквы автотекста до его появления на экране. Для вставки его в текст нажмем клавишу <Enter>, если вы хотите проигнорировать элемент автозамены, продолжим вводить текст.

12. Создадим элемент Автотекста, в котором будет находиться один из абзацев, и вставим его на свободном месте вашего документа.

Элементы автотекста, используемые из шаблона, вставляются командой меню Вставка – Автотекст. Можно создать свой элемент автотекста.

Выделим абзац в тексте, выберем команду Вставка – Автотекст – Создать. В строке Имя элемента диалогового окна Создание элемента автотекста введем какое-либо условное название для выделенного абзаца и щелкнем по кнопке ОК.

Вставим абзац, используя режим автотекста. Установим курсор в то место документа куда нужно вставить автотекст, выполним команду Вставка – Автотекст – вкладка Автотекст и в списке Имя элемента выберем ваш элемент и нажмем кнопку Вставить.

13. Ознакомимся с режимами поиска и замены слов (символов).

Выберем команду Правка – Найти и введем искомое слово или набор букв. Если диалоговое окно сокращенное, щелкните по кнопке Больше. Выберем направление поиска и необходимые установки, например, если выбрать Подстановочные знаки, то в строке Найти можно указать шаблоны: «?», заменяющий один символ или «*», заменяющий любое количество последовательных символов.

Для поиска и замены какого-либо фрагмента текста выберем команду Правка – Заменить. Введем искомое слово и слово для замены и далее следуем командам диалогового окна.

Можно найти и исправить специальные и непечатаемые символы, такие как символы концов страниц, установленные вручную, маркеры абзаца, символы табуляции и т.д. Чтобы исправить «лишние» символы выбираем команду Правка – Заменить, переходим на вкладку Заменить. Если окно раскрыто не полностью, щелкаем по кнопке Больше и затем по кнопке Специальный и устанавливаем заменяемый символ в поле Найти, а в поле Заменить вводим символ для замены или оставляем его пустым если «лишний» символ надо удалить.

14. Используем словарь для нахождения синонимов и антонимов – тезаурус.

Установим курсор на интересующее слово в документе, например «копирование», выберем команду Сервис – Язык – Тезаурус или нажмем на клавиши <Shift+F7> и в диалоговом окне выполним предлагаемую последовательность действий.

15. Пометим маркерами два последних абзаца. Выделим абзацы и выберем команду Формат – Список. На вкладке Маркированный выберем внешний вид маркера и щелкнем по кнопке ОК. Вид маркера можно изменить щелкнув по кнопке Изменить или выбрать рисунок щелкнув по кнопке Рисунок.

16. Наберем выражение с помощью режима вставки символов:

S(a±b)×j /h

Выберем команду меню Вставка – Символ, откройте вкладку Символы. Из раскрывающегося списка Шрифт выберем нужную группу символов: Symbol (греческий алфавит, стрелки, математические символы), Wingdings (&, (,: и т. д.), Times New Roman (¼? ©? ®? ‰ и т. д.). Для вставки выделим символ и щелкнем по кнопке Вставить. После вставки необходимых символов окно можно закрыть.

Для того чтобы вставить специальный символ, откройте вкладку Специальные символы.

17. Сохраните ваш файл в своей папке под новым именем, например «Лаб_раб_1», с помощью команды меню Правка – Сохранить как.

Практическая работа 2