Документы и их роль в правовой информатике.

Документированная информация (документ) трактуется в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы, называется информационной системой.

Возникнув от латинского слова docurnentum (доказательство), этот термин в России (начиная с эпохи Петра I) – трактовался как письменное свидетельство, важные деловые бумаги. Иными словами, в качестве носителя документальной информации признавались лишь письменные акты.

Так, в Большой советской энциклопедии 1952 года термином «документ» (в праве) обозначался «облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения».

С внедрением в сферу юридической деятельности технических средств фиксации, хранения; передачи правовой информации к ее источникам и носителям стали относить фото-, кино- и иные изображения, а также звукозапись, что породило (и узаконило) такие понятия, как фото-, кино-, видео-, фоно- и иные документы. С началом же компьютеризации юридической деятельности этот ряд пополнился новым видом документов, получивших наименование машинные документы, что включает в себя такие виды источников и носителей информации, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты и диски, оптические диски и др.

В связи с этим стало общепризнанным понятие документа как материального объекта, содержащего «в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение».

Хотя это понятие не является специфически правовым, в нем правильно отражены основные характеристики документов, используемых в сфере юридической деятельности. Как и в любой другой сфере человеческой деятельности, документ – это всегда материальный объект, причем физическая природа его материальной основы может быть любой, как любым может быть и способ фиксации информации. Что же касается семантического и прагматического аспектов зафиксированной информации, то применительно к правовому документу она должна быть причинно-следственно связана с определенным правовым событием, фактом и пригодна для его познания. Последнее определяется действующим законодательством и зависит от вида юридической деятельности, конкретных общественных и правовых отношений, которые являются предметом данного вида юридической деятельности.

По этому основанию документы, содержащие юридически значимую информацию, подразделяются на: государственно-правовые; судебно-правовые (исполнительный лист, протоколы следственных действий и т.н.); гражданско-правовые (договор купли – продажи, завещание и т.п.); земельно-правовые (акт на пользование землей); финансово-правовые (платежные поручения, страховой полис и т.п.) и иные.

Информационные свойства (форма, информационная емкость и др.) у названных и иных документов различны, что определяет не только их познавательное значение, но и влияет на процедуру придания им статуса правовых документов, а точнее, условий, обеспечивающих возможность их использования для решения правовых задач.

Жизненный цикл документа. Определяющими факторами здесь являются способ выражения и фиксации информации и ее материальный носитель. С учетом этих факторов рассмотрим некоторые из названных видов документов.

Письменные или текстовые документы. Это самый древний и до последнего времени наиболее широко используемый в юридической деятельности вид документа. Средством выражения и фиксации информации здесь являются письменные знаки (любого алфавита), цифры и условные символы. В рамках этого вида документов выделяют рукописные документы и документы, изготовленные с помощью технических средств (пишущих машин, телетайпных автоматов и др.). Материальным носителем таких документов, как правило, является бумага.

Все письменные документы, используемые в юридической деятельности, обычно снабжаются реквизитами (наименованием документа, подписью исполнившего его лица, штампами и печатями и др.). Некоторые из таких документов изготавливаются на специальных бланках и специальной бумаге (например, с водяными знаками). Если письменный документ лишен реквизитов, но по условиям решаемой правовой задачи он должен быть использован, его автор и исполнитель могут быть установлены с помощью автороведческой или почерковедческой экспертиз.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Мы будем рассматривать электронные документы как промежуточные носители правовой информации, акцентируя внимание на средствах и способах их подготовки.

Использование компьютера для обработки правовой информации, содержащейся в первичных документах как ее источниках, предполагает ее перенос на промежуточные носители, которые принято именовать машинными носителями информации.

Известны три способа подготовки электронных носителей информации: ручной, автоматизированный и автоматический, что в свою очередь предполагает использование и различных технических средств.

При ручном способе подготовки машинных носителей все технологические операции, начиная с восприятия информации, содержащейся в первичных документах, ее перенос на промежуточный носитель и контроль правильности введенной информации осуществляет человек-оператор.

При автоматизированном способе изготовление электронного документа осуществляется уже в момент составления первичного документа. Это достигается путем объединения обычных средств документирования со специальными техническими устройствами, например перфорирующими, как со средствами автоматического считывания письменной или графической информации (сканеры).

При автоматическом способе изготовление электронного документа речь идет о работе специализированных программ обработки и переработки информации, итоговые протоколы которых могут рассматриваться как автоматически созданные документы.