Интерфейс табличного процессора Excel очень похож на интерфейс других компонент Microsoft Office.
Управление Excel можно осуществлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панелей инструментов, горячих клавиш.
Основное меню. Каждый пункт системы меню имеет свое подменю команд, позволяющие выполнять разные действия в Excel.
Меню Файл включает команды, предназначенные для работы с файлами электронных таблиц: Создать (открыть новую книгу с пустой таблицей); Открыть (открывает указанную книгу); Закрыть (закрыть текущую книгу); Сохранить (сохранить текущую рабочую книгу); Сохранить Как (сохранить текущую рабочую книгу под новым именем); Сохранить рабочую область (открытые книги, окна, их расположение, размеры и др.); Свойства (автор, тема, последние исправления, комментарии и другая информация, с помощью которой можно идентифицировать содержимое файла при просмотре его свойств в Windows 9х); Доступ (задание доступа к книге – монопольный или совместный при работе в сети); Параметры страницы (отступы при печати, ориентация листа, поля, колонтитулы, нумерация страниц); Область печати (установка области данных, которые необходимо распечатать); Предварительный, просмотр; Печать (обеспечивает настройку и печать графиков и таблиц); Выход (завершение работы пакета) и список последних файлов, с которыми работал пользователь.
Меню ПРАВКА объединяет команды для корректировки таблицы: Отменить, Повторить (отменить или повторить последнее действие); Вырезать (переместить ячейку или диапазон ячеек в буфер обмена); Копировать (копировать в буфер обмена); Вставить (из буфера обмена); Специальная вставка (вставка значений или форматов, выполнение некоторых операций);.Заполнить (заполнить диапазон ячеек последовательностью данных); Очистить (удалить содержимое, форматы, примечание ячеек); Удалить (столбец, строку или выделенные ячейки); Удалить лист. Перенести или копировать лист (копировать лист таблицы, преобразуя формулы в значения); Поиск (искать указанный текст и выделить ячейку, ее содержащую);Замена (заменить текст на указанный); Перейти (перейти к указанной ячейке); Связи (открыть связанные таблицы или изменить связи); Объект(изменить выделенный объект).
Меню ВИД определяет интерфейс пользователя: Строка формул (выводится или нет строка формул); Строка состояния (отображается или нет); Панели инструментов (настройка панелей инструментов); Во весь экран; Масштаб (управление масштабом изображения таблицы)
Меню ВСТАВКА: Ячейки (вставить ячейку, сменив табличные данные вверх, вниз, влево, вправо); Строка (вставить строку); Столбец (вставить столбец), Лист (вставка нового рабочего листа); Диаграммы (вставка диаграммы на текущий или отдельный рабочий лист); Макрос (вставка модуля или диалогового окна); Разрыв страницы (разбиение листа на страницы, если его размеры превышают установленные параметры страницы); Функция (вызов мастера функций); Имя (работа с именами ячеек и диапазонов); Примечания (задание пояснений к содержимому ячейки), Рисунок (вставка рисунка из файла); Карта (работа с географической картой - новый элемент Excel); Объект (вставка объекта).
Меню ФОРМАТ: Ячейки (задание форматов ячейки - формат числа, выравнивание, шрифт, заполнение и защита): Строка (установка высоты строки, скрытие или показ строки); Столбец (установка ширины столбца, скрытие или показ столбца, автоподгонка ширины столбца по ширине содержимого); Лист (переименовать лист, показать, скрыть лист); Автоформат (использование встроенных средств форматирования таблицы); Стиль (управление септик), Расположение (управление размещением объектов).
Меню СЕРВИС: Орфография (проверка правильности написания текста) Зависимости (исследование влияния связанных ячеек); Автозамена, Настройки (установка дополнительных компонент Ехсel); Параметры (применяется при необходимости изменения параметров экрана, принтера, таблицы, всей системы Excel).
Меню ДАННЫЕ. Сортировка (упорядочение табличных данных по возрастанию или убыванию значений одного или нескольких столбцов (строк)); Фильтр (задание критериев (условий) отбора данных из таблицы и отображение строк таблицы, удовлетворяющих этим условиям); Формы (ввод или просмотр данных таблицы построчно); Итоги (получение промежуточных и общих итогов) и другие средства по работе со списками (базами данных).
Меню ОКНО осуществляет управление окнами: изменение их размеров, расположения и т.д., упорядочивание расположения окон, разделение окна на части фиксация части информации (при работе с большими таблицами) и др. В строке состояния отображается режим работы табличного процессора (например, Готово, Правка), информация о выбранной команде или выполняемой операции, а также здесь располагаются индикаторы включения некоторых режимов клавиатуры.
В строке формул осуществляется ввод содержимого текущей ячейки (формулы или значения), а также его редактирование.
Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга, Она состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк.
В рабочей книге по умолчанию создается 16 рабочих листов, на которых можно размещать таблицы и диаграммы. Для перемещения между рабочими листами используются корешки (ярлычки), расположенные внизу рабочего стола и содержащие имена листов – лист1, лист2.
Пользователю предоставляется возможность изменять количество рабочих листов в книге - вставлять новые, удалять и даже изменять их названия. В книгу можно также вставлять листы диалога (именуются Диалог1,...) и программные модули на языке Visual Basic (Модуль1,...).
Окно Excel может содержать множество различных элементов. Все зависит от того, какие инструменты Excel вызваны на экран. Инструменты вызываются командой Панели инструментов меню Вид. В простейшем случае, когда на экран не вызваны никакие инструменты, окно Excel имеет только строку меню, находящуюся в верхней части экрана, расположенную под ней строку формул, вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, линейку прокрутки рабочих листов и рабочую область, занятую рабочим листом.
Рабочий лист отображает электронную таблицу и разбит на ячейки, образующие прямоугольный массив, координаты которых определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов (от А до IV) и до 65 536 строк (от 1 до 65 536), в силу чего на экране в каждый данный момент времени расположена только некоторая часть рабочего листа.
Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, в, с,..., z, аа, ав, ас,..., az, ва, вв,...), а строки — числами натурального ряда (рис. 2.17, а, б). Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, a CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.
Одна из ячеек таблицы всегда является текущей или активной. Она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона, а ее адрес указывается в строке ввода и редактирования. Именно в нее вводят информацию. Для перемещения по ячейкам таблицы вправо по строке используется клавиша <ТаЬ>. Если будет достигнут последний столбец созданной пользователем таблицы, произойдет переход на первый столбец следующей строки.
Размеры строк и столбцов можно изменять. Для этого нужно подвести курсор мыши на границе между заглавиями столбцов (строк), нажать левую кнопку мыши и переместить появившийся крестик вместе с линией разграничения столбцов (строк) до нужной позиции.
